Далее расписываем для вас чек-листы: что Что нужно сделать/проверить перед стартом и во время конференции. Вы можете сделать это сами или передать эту обязанность коллегам по зоне. Самое важное: в конце проверки у вас должен быть распечатанный список, в котором напротив каждого пункта будет стоять галочка о проверки зоны.
REG MAIN
...
РЕГИСТРАЦИЯ / НАВИГАЦИЯ / СТЕНД ОНТИКО / ЗОНА РАЗДАЧИ МЕРЧА
Что нужно проверить / сделать ? | Проверено? Все ок? |
НАКАНУНЕ КОНФЕРЕНЦИИ | |
Все бейджи скреплены с лентами. Талончики разложены по бейджам | |
Подготовлены все преднапечатанные бейджи (для организаторов, членов ПК, докладчиков и подрядчиков), разложены по ФИО (для удобства поиска) | |
Стойка регистрации протерта, нет пыли | |
Нет мусора в зонах регистрации | |
Всех нужных материалов достаточно для работы |
Во время конференции
Сделать скриншоты Сделать отчеты для партнёров конференции
ВЫСТ MAIN
(ленты, бейджи) | |
На стенде ОНТИКО стоят матрешки, матрешки зафиксированы | |
В зоне раздачи мерча подготовлены блокноты, ручки, пакеты и другой мерч (если имеется) | |
Запросить список / файл с предпечатанными бейджами у event-менеджера. | |
Запросить список технического персонала, подготовить заранее бейджи | |
Запросить доступ в дропбокс для подготовки скриншотов участия партнеров Сделать отчеты для партнёров конференции | |
В ДНИ КОНФЕРЕНЦИИ | |
Регулярные отчеты в чат “Управление“
Отчет вида: “Регистрация. Зарегистрировано 130 билетов.” | |
Сделать скриншоты участия партнёров и распределить их по папочкам в дропе Сделать отчеты для партнёров конференции | |
Отметить в системе всех, кто прошел по предраспечатанным бейджам (выполняем каждый день).
Список вам выдает менеджер конференции (ивент). | |
ВЫСТАВКА
Что нужно проверить? | Проверено? Все ок? |
НАКАНУНЕ КОНФЕРЕНЦИИ | |
Для тимлида — никнейм в ТГ подписан (Имя Фамилия) — на аватарке размещена фотография лица, контакт в ТГ открытый, номер телефона отображается | |
За 2 недели до конференции передан список партнеров и названия чатов с ними | |
Запросить у event-менеджера доступ на дроп, чтобы отслеживать документы по мерчу партнеров. | |
Склад для партнеров подготовлен, размечен, количество места достаточно для ожидаемого количества партнеров | |
На руках дубликаты от тумб бронзовых партнеров. Запросить у технического директора. | |
Вся заказанная мебель и реквизит стоит, согласно таблице (брошюрницы, роутеры, столы, стулья и тд). Запросить у event-менеджера. | |
Накладки на всех острых углах стендов |
Утро конференции / во время конференции
и на ножках мебели (при необходимости) | |
Все стенды убраны, нет никаких коробок с раздаткой, у каждого стенда есть мусорное ведро | |
Вся площадка убрана, нет никакого строительного мусора, коробок и кейсов от аппаратуры | |
Все-все-все провода аккуратно спрятаны под капы. В зонах регистрации, питания, выставки, на демосцене | |
На складе установлены камеры | |
В ДНИ КОНФЕРЕНЦИИ | |
В момент открытия регистрации: В штабе чисто, нет бардака. | |
Весь день: на складе чисто, нет бардака | |
Демосцена, если на ней есть экран, не должна быть пустой 9с самого открытия чек в течение всего дня) | |
Чек расписания активностей на плазме, все работает, нет багов, шрифт читаемый | |
Стендисты заехали вовремя: на стендах есть как минимум 1 человек, начиная с | |
|
Демосцена, если на ней есть экран, не должна быть пустой. Крутим там постоянно - рекламные ролики + ролик открытия (если это ок) + отчетные ролики прошлых лет и / или фотки.
ЗАЛЫ MAIN
Проследить, чтобы на стендах не было верхней одежды. | |
Стендисты ушли со стенда НЕ раньше, чем через полчаса после последнего доклада (обычно это 19:30).
После ухода стендистов проверить, что все выключено, мерча нет на стенде (если есть - отнести в штаб, утром - принести обратно на стенд) |
ЗАЛЫ
Что нужно проверить? | Проверено? Все ок? |
НАКАНУНЕ КОНФЕРЕНЦИИ | |
У всех плазм есть пульты, hdmi | |
Конструкции: |
проклеены качественно, нет разводов, все протёрто от пыли | |
Стулья расставлены по плану. Вы должны пересчитать нестационарные стулья и отписаться в чат. |
На ноут наклеена наклейка Онтико, есть кликер, он работает, есть планшет с таймером.
Проверить картинку в трансляции! Определить место, где может ходить спикер. Совместно с менеджером конференции.
Свет и звук настроен, нет лишних шумов в трансляции
Температура в залах: участники могут жаловаться: жарко/холодно - отслеживаем комфортную температуру самостоятельно (от 20 до 24 градусов) | |
Согласовать с техниками трансляции, где может ходить спикер | |
Свет настроен, общий свет выключен | |
В каждом зале должны быть переходники для ноутбуков, чтобы подключить другой ноутбук для докладчика в случае презентации в Keynote | |
В каждом зале есть зарядные станции / зарядки для кликеров | |
Проверить работу всех кликеров во время проверки презентаций. Прокликать с разных точек сцены. | |
Все презентации проверены на наличие косяков (некачественные картинки, съехал шрифт итд) | |
Залы убраны, пропылесосены. Есть вероятность, что их будут пылесосить утром перед стартом конференции. Главное, чтобы работы по уборке завершились до 8 утра. | |
Проговорить с |
техниками трансляции, что спикерам нужно объяснять, где стоять, чтобы свет нормально на них падал. Объяснить, куда не отходить. | |
У нас есть контакты |
режиссеров трансляции и техников по залам |
В чат залов подключена Людмила Ужавка и координатор | |
Обязательно лично проговорить с супервайзером чатов и онлайн-платформы, что они знают, что им делать. Объяснить, зачем им это делать |
Супервайзер трансляции
Утро конференции / во время конференции
В ДНИ КОНФЕРЕНЦИИ | |
Утром каждого дня проверены презентации спикеров (если успевают) и отчет передан event-менеджеру | |
В первый день после докладов проверены все презентации на наличие косяков | |
Регулярные отчеты в канал слака “Штаб Конференции“
| |
В залах на входе расставлена вода. Брендированную воду актуальной конференции - в залы, небрендированную воду или от прошлых конференций - в штаб | |
Упакованы матрешки и подготовлены вместе с книгами (подарки за лучший вопрос) | |
Подготовлены подарки для спикеров, проверены размеры (если есть) и наполнение с программными менеджерами | |
Проверены все микрофоны, кликеры и интернет - соединение |
ЛОГИСТЫ
Что нужно проверить? | Проверено? Все ок? |
НАКАНУНЕ КОНФЕРЕНЦИИ | |
Проведена инвентаризация склада, все подготовлено для конференции по списку. Список передает event-менеджер. | |
Грузовая машина заказана, оформлены пропуски в офис и на склад | |
В ДНИ КОНФЕРЕНЦИИ | |
ЧАТЫ ЗАЛОВ?
Что нужно проверить? | Проверено? Все ок? |
НАКАНУНЕ КОНФЕРЕНЦИИ | |
В ДНИ КОНФЕРЕНЦИИ | |
СУПЕРВАЙЗЕР ЧАТОВ
Что нужно проверить? | Проверено? Все ок? |
НАКАНУНЕ КОНФЕРЕНЦИИ | |
В ДНИ КОНФЕРЕНЦИИ | |
СУПЕРВАЙЗЕР ТРАНСЛЯЦИИ
Что нужно проверить? | Проверено? Все ок? |
В ДНИ КОНФЕРЕНЦИИ | |
За полчаса до открытия стартовало видео в плеере “Фойе“. | |
На фотках между докладами показывается хештег / боковая плашка. Убедиться, что в папке с фото есть стандартные фото. Обязательно - фотка со спикерами, т.к. нам отчитываться! | |
Качество картинки - как в телевизоре - |
ярко, сочно, фон подсвечен / не |
Менеджер
Накануне конференции
Что нужно проверить?
Проверено? Все ок?
Убедиться, что ВО ВСЕХ залах стоят правильные плейлисты. Для этого в хвостик урла дописываем ?s=1
Убедиться, что в залах с докладами показываются правильные ссылки на зумы и гекату. Для этого в хвостик урла дописываем ?time=2021-06-28T13:50:00, где “2021-06-28” дата, а “13:50:00” время
Распечатать один любой бейдж участника или партнёра. Убедиться, что данные ушли в админку Онтико
Распечатать сценарий ведущему, если он ему нужен. Читать с телефона / учить текст - не удобно
смотреть участников по доп.услугам.
чтобы если кто будет - сделать ему билет на нужную конференцию. https://conf.ontico.ru/ontico/item_options.html?i=3859549&i=3859550&i=3873092&i=3873097
Утро конференции / во время конференции
Если накануне не сделали, сделать прогон главного зала со спикером и ведущим. Не принимаем отказ, что кто-то не может приехать
тусклый. | |
Если есть дискуссионные зоны – все зумы под них запущены с началом докладов | |
Регулярные отчеты в канал слака “Штаб“ Раз в час в :30 (например, 9:30) писать отчет в оба чата по кол-ву зрителей трансляции. До конца докладов конференции. Отчет вида:
“Х” смотрим в статистике по посетителям платформы по дням Все ссылки - должны быть получены ДО конференции (см. соответствующий блок - “Доступы и ссылки“) |