Инструкция по роли
Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?
| Info |
|---|
Твой главный - Менеджер конференции - Екатерина Базжина, +7 921 583 1553, @kbazzh |
В зоне регистрации (зона твоей работы) обычно находятся представитель от Онтико (обычно Ирина Матвеева) и технический специалист.
Вопросы, связанные с работой компьютера, базы данных, с печатью бейджей – решать с техническим специалистом.
Вопросы, связанные с отсутствием гостя/ каких-либо данных по нему в базе, решайте с представителем Онтико на регистрации.
Ставить задачи может любой из членов команды Онтико - в чате Штаб или Управление конференцией. Супервайзер чатов на всё реагирует!
Для чего нужна эта роль? Цель роли
Обеспечить передачу задач от “заказчика” до “исполнителя” и ответ о выполнении в обратную сторону,
Мгновенная (до 10 минут) реакция на поступающие уведомления. Ликвидация проблем.
Каждая задача в дни конференции принимается с текстом “Принято“, “Взято в работу”. По выполнению отписывается “Готово“. Исключение: задача взята самим исполнителем лично (он отписался в чат).
Цель: просматривать чаты и передавать информацию в соответствующие секции. Отслеживать, что задача взята в работу и выполнена.
Время работы, локация:
Время работы
Дни монтажа. Последний день монтажа
Дни конференции - за 2 часа до начала конференции. Конец - плюс один час после окончания конференции. Примерно с 8:00 до 19:00.
Демонтаж: не участвует
Локация:
Штаб на площадке
Стандартные алгоритмы:
Эти же схемы в Miro: https://miro.com/app/board/o9J_lESS8p4=/
Что делать:
Добавиться (попросить ивента добавить) в чаты конференции: Штаб, Чат управления, SBTG
В дни конференций осуществлять контроль всех переписок: следить, чтобы все задачи были переадресованы исполнителям. Должно быть ощущение, что задача принята, а не “брошена”. Мы – армия в дни конференции!
Каждая задача в дни конференции принимается с текстом “Принято“, “Взято в работу”. По выполнению отписывается “Готово“. Исключение: задача взята самим исполнителем лично (он отписался в чат)
Можно в том же чате тегать человека-исполнителя. Но кроме этого нужно следить, чтобы задача была выполнена
По поводу того, какого человека по какому вопросу тегать - настоять на том, чтобы передали полный контакт-лист с описанием функционала не только подрядчиков, но и организаторов (Онтико) + дополнительный инструктаж по контакт-листу
Помогать главным по зонам в перемещении кадров: следить за чатом помощников - какую позицию необходимо подменить, где есть свободные помощники
Следить за чистотой и порядком на всей площадке, даже если не просят, самостоятельно звонить в клининг. Следить за чистотой в зоне кофе-брейков - напрямую держать связь с банкетным менеджером площадки.
Следить, чтобы организаторы не подходили к стендам выставки и раздатки и не брали раздаточный материал
Нештатные ситуации:
Все нештатные вопросы сперва решаются с ответственными по зонам, где проблема.
Если не получается решить вопрос – писать в чат “Центр управления“, тегнув главного ивента, далее - звонить менеджеру конференции.
Обратная связь, нарушения:
Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса.
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов:
анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)
лично менеджеру конференции