Далее расписываем для вас чек-листы: что нужно сделать/проверить перед стартом и во время конференции. Вы можете сделать это сами или передать эту обязанность коллегам по зоне. Самое важное: в конце проверки у вас должен быть распечатанный список, в котором напротив каждого пункта будет стоять галочка о проверки зоны.
REG MAIN
Накануне конференции | |
Что нужно проверить? | Проверено? Все ок? |
Накануне конференции | |
Все бейджи скреплены с лентами | |
Стойка регистрации протерта, нет пыли | |
Нет мусора | |
Всех нужных материалов достаточно для работы | |
Во время конференции | |
Сделать скриншоты участия партнёров Сделать отчеты для партнёров конференции | |
Отметить в системе всех, кто прошел по предраспечатанным бейджам.
Список вам выдает менеджер конференции (ивент). | |
ВЫСТ MAIN
Накануне конференции | |
Что нужно проверить? | Проверено? Все ок? |
Накануне конференции | |
У всех плазм есть пульты, hdmi | |
Вся заказанная мебель стоит, согласно таблице (брошюрницы, столы, стулья и тд) | |
Накладки на всех острых углах стендов, на краю которых нет тумбы. А вообще лучше на всех | |
Утро конференции / во время конференции | |
В штабе чисто, нет бардака. | |
Стендисты заехали вовремя: на стендах есть как минимум 1 человек, начиная с 8:00 первый день и 8:30 второй день. | |
Демосцена, если на ней есть экран, не должна быть пустой. Крутим там постоянно - рекламные ролики + ролик открытия (если это ок) + отчетные ролики прошлых лет и / или фотки. | |
ЗАЛЫ MAIN
Накануне конференции | |
Что нужно проверить? | Проверено? Все ок? |
Накануне конференции | |
Конструкции: поклеены качественно, нет разводов, все протёрто от пыли | |
Стулья расставлены по плану. Вы должны пересчитать нестационарные стулья и отписаться в чат. На ноут наклеена наклейка Онтико, есть кликер, он работает, есть планшет с таймером. | |
Проверить картинку в трансляции! Определить место, где может ходить спикер. Совместно с менеджером конференции. | |
Свет и звук настроен, нет лишних шумов в трансляции | |
Залы пропылесошены. Есть вероятность, что их будут пылесосить утром перед стартом конференции. Главное, чтобы работы по уборке завершились до 8 утра. | |
Проговорить с СБТГ, что спикерам нужно объяснять, где стоять, чтобы свет нормально на них падал. Объяснить, куда не отходить. | |
У нас есть контакты СБТГ по залам и диск зонам, и они переданы в залы | |
В чат залов подключена Людмила Ужавка и координатор | |
Обязательно лично проговорить с супервайзером чатов и онлайн-платформы, что они знают, что им делать. Объяснить, зачем им это делать | |
Супервайзер трансляции
...
Что нужно проверить? | Проверено? Все ок? |
Утро конференции / во время конференции | |
Таймеры стартовали по времени (9:30). плееры открылись в это время. | |
На фотках между докладами показывается хештег / боковая плашка. Убедиться, что в папке с фото есть стандартные фото. Обязательно - фотка со спикерами, т.к. нам отчитываться! | |
Качество картинки - как в телевизоре -- ярко, сочно, фон подсвечен / не тусклый |
Менеджер
Накануне конференции
Что нужно проверить?
Проверено? Все ок?
Убедиться, что ВО ВСЕХ залах стоят правильные плейлисты. Для этого в хвостик урла дописываем ?s=1
Убедиться, что в залах с докладами показываются правильные ссылки на зумы и гекату. Для этого в хвостик урла дописываем ?time=2021-06-28T13:50:00, где “2021-06-28” дата, а “13:50:00” время
Распечатать один любой бейдж участника или партнёра. Убедиться, что данные ушли в админку Онтико
Распечатать сценарий ведущему, если он ему нужен. Читать с телефона / учить текст - не удобно
смотреть участников по доп.услугам.
чтобы если кто будет - сделать ему билет на нужную конференцию. https://conf.ontico.ru/ontico/item_options.html?i=3859549&i=3859550&i=3873092&i=3873097
Утро конференции / во время конференции
Если накануне не сделали, сделать прогон главного зала со спикером и ведущим. Не принимаем отказ, что кто-то не может приехать