Инструкция по роли
Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?
Твой главный - REG MAIN (штабной по зоне регистрации) - Даша Щербакова, 8 (926) 8311862, @dashalays
Если не знаешь ответ на вопрос, звони ей!
Задачи поступают от Штабного. Но могут и от представителей Онтико. В случае противоречивых требований, обратись к своему Штабному.
В зоне регистрации (зона твоей работы) обычно находятся представитель от Онтико (обычно Ирина Матвеева) и технический специалист.
Вопросы, связанные с работой компьютера, базы данных, с печатью бейджей – решать с техническим специалистом.
Вопросы, связанные с отсутствием гостя/ каких-либо данных по нему в базе, решайте с представителем Онтико на регистрации.
Время работы, локация:
Время работы
Дни монтажа. После общего инструктажа. Готовим бейджи - зацепляем к ним ленты, печатаем бейджи для подрядчиков и гостей. Проверяем преднапечатанные бейджи по списку. Недостающие - печатаем.
Дни конференции: начало - за 2 часа до начала конференции. Конец - плюс один час после окончания конференции. Примерно с 8:00 до 19:00.
После конференции: в последний час конференции готовите зону к закрытию (снимать ленты, считать бейджи)
Демонтаж: не участвуете
Локация:
зона регистрации. Компьютеры со специальной базой будут предоставлены. Вы работаете за ними.
QR-коды
Для прохождения на HighLoad++ Foundation и TeamLed Foundation 2022 QR-коды не нужны.
Просить и проверять их не нужно.
Стандартные алгоритмы
Алгоритм регистрации (выдачи бейджа):
Может быть 1-2 стойки регистрации: общая и отдельная для докладчиков, членов Программного комитета и партнёров.
Если гость подошел не к своей стойке, печатаем бейдж, не отсылаем к другой стойке.
Приветствуем гостя всегда с улыбкой. Под маской ее не видно, но она считывается
Просим паспорт или другой документ с фото, удостоверяющий личность. Если нет паспорта, просим показать любой другой документ, подтверждающий личность или любую соцсеть на телефоне.
Вбиваем в поиск по базе: фамилию на русском или латинице (оба варианта попробовать) или номер билета, если дали билет.
Когда мы нашли фамилию в базе, нажимаем на кнопку «печать».
Берем бейдж и ленту нужного цвета. Цвета и тип бейджа указан в базе в строке участника. НА ОБУЧЕНИИ ВАМ ЗАРАНЕЕ СКАЖУТ КЛАССИФИКАЦИЮ ПО ЦВЕТАМ.
Клеим наклейку с именем с двух сторон бейджа.
Проверяем, что в бейдже есть талоны на питание. Если нет - выдать. На каждый день конференции должен быть 1 талон.
Не выдаем талоны организаторам, спикерам и членам ПК (синие и черные ленты)В РАМКАХ ПРОФИЛАКТИКИ КОРОНАВИРУСНОЙ ИНФЕКЦИИ мы обязаны выдавать гостю комплект индивидуальной защиты. Комплект масок, антисептик, и перчатки всегда должны быть в достатке и в открытом доступе для участников. Все это необходимо подготовить себе на стойке заранее. Просим надеть маску.
Отдаем бейдж. Говорим, где можно взять раздаточный материал (это уточнить у штабного). А также что карта территории и расписание докладов находятся внутри бейджа.
Сзади бейджа есть кармашек для визиток. Если участник заказывал свои визитки, он может забрать их на столе с мерчем.
Алгоритм регистрации спикера, члена ПК (занесение в базу):
Бейджи спикеров и членов ПК преднапечатаны.
После того, как спадет утренний ажиотаж регистрации, необходимо внести их в базу (провести как “выданные”). Для этого:
Сравнить оставшиеся бейджи спикеров и членов ПК с бумажным списком преднапечатанных бейджей.
Найти тех, чьих бейджей уже нет (выдано) и отметить их в базе – нажать кнопку «распечатать», чтобы в системе отображалось, что спикер пришёл. При этом распечатанные наклейки мы не используем!!
Нештатные ситуации
Если не нашли фамилию?
Вбиваем фамилию на латинице. Если это не помогает, пытаемся найти его по названию компании.
Если не нашли – возможно, у человека есть билет – ищем по номеру на билете.
Если человека так и не удалось найти в базе, просим его подойти к стойке решения вопросов (к представителю Онтико).
Гость вызывает подозрение, что он не наша аудитория?
Пенсионер с большой сумкой для сбора стаффа, или пенсионер в пиджаке (обычно они так одеваются). Представитель прессы… Если паспорт показывает, а билета нет – перенаправляем к представителю Онтико или вызываем менеджера Онтико. В крайнем случае привлекаем охрану, которая у входов в залы.
Гость говорит, что ему разрешено пройти без бейджа
– сообщаем штабному, чтобы тот запросил информацию у менеджера конференции. Если подтверждается – пропускаем без бейджа. Если нет – просим самостоятельно разобраться с тем, кто договаривался и уже потом возвращаться.
Гость говорит, что у него на бейдже не правивльные ФИО/ название компании/ должность и это правка, а не замена человека,
– перепечатываем наклейку,
Для этого находим гостя в базе и дважды щелкаем на его имя. Высветится окно, в котором можно изменить данные. После внесения изменений нажимаем кнопку «Сохранить» и снова печатаем наклейку. Старый бейдж гостя выбрасываем, ленту сохраняем, откладывая в общую коробку с лентами. Или используем этот же бейдж, если их осталось мало.
Закончились ленты конференции
– используем универсальные (запасные, не относящиеся к конференции) ленты “Онтико” и заранее уведомляем штабного о том, что ленты нужного типа заканчиваются.
Дополнительные сведения:
На стойке регистрации всегда кто-то должен быть: следим за техникой и за бейджами: новыми и испорченными.
МЫ НЕ ПРОПУСКАЕМ ЧЕЛОВЕКА БЕЗ БЕЙДЖА. Если мы видим на конференции, что участник проходит без бейджа или ходит на территории без бейджа, мы вежливо просим его надеть бейдж.
Если бейдж отсутствует – направляем на стойку регистрации. Просим помощи штабного, если человек сопротивляется. Исключение: разрешение от кого-то из Онтико.
Основное время работы регистрации с открытия мероприятия (обычно 8:00) до 12:00, так как поток гостей в это время особенно большой.
После основного (пика) времени работы мы становимся не только регистраторами, но и общими помощниками. На нас лежит не только обязанность регистратора, но и любая другая задача, которая поступит от Штабного. Это может быть помощь в зоне выставки, в зале или небольшая помощь на логистике.
мы НЕ ВЫДАЁМ ТАЛОНЫ на питание организаторам, спикерам, членам ПК (синие и черные ленты)
Изучите расписание докладов и митапов; схему пространства – это всё есть в бейдже / брошюре и об этом часто спрашивают участники.
Обратная связь, нарушения:
Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса.
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов:
анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)
лично менеджеру конференции
Add Comment