Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?
Твои главные - это
+ event-менеджер конференции (ИМ)
+ второй event-менеджер конференции (если есть) (2ИМ)
+ и технический директор конференции (ТДК)
Текстовый канал коммуникации: слак, телеграм
Для чего роль
Главный помощник руководителя конференции осуществляет всяческую помощь менеджеру и тех. директору конференции, чтобы по максимуму разгрузить их от мелких, но важных задач, которые могут отвлечь от общего контроля конференции.
Время работы, локация:
Время работы. Ориентировочно это:
Монтаж. 1-3 дня до конференции (зависит от застройки):
дневная смена с 09:00 до 21:00
ночная смена с 21:00 до 09:00Дни конференции:
первый день - с 07:00 до 21:00
второй день - с 08:30 до 19:00Демонтаж: не участвуете.
Локация:
Вся площадка - выставка, зона регистрации, кейтеринга, залы, штаб, склад - везде, где есть ИМ, 2ИМ и ТДК.
Возможные задачи
В дни монтажа
За 1-2 дня до конференции созвониться с ИМ, 2ИМ и ТДК и пройтись по графику монтажа, контакт-листу и общему сценарию конференции. Чтобы у тебя было общее представление о конференции.
Всегда быть в поле зрения ИМ, 2ИМ и ТДК.
Всегда быть на связи - телеграм, слак, мобильная связь, вацап.
Пройтись по площадке со схемой конференции, знать, где какой зал и где какой партнер (если партнеров больше 20, то знать расположение стендов хотя бы примерно).
Зарядить телефон/ноутбук ИМ, 2ИМ и ТДК, всегда быть с пауэрбанком и всеми проводами.
Напомнить кому-то позвонить/ написать/ связаться с кем-то → Ставить себе напоминалки.
Проверять логистов - посчитали ли мебель, полиграфию. Если логисты заняты, то пересчитать все самостоятельно, при принятии отгрузки.
Проверить навигацию → понятно ли куда идти? Если нет, то сообщить менеджеру и проконтролировать, что логисты переставили навигацию.
Убедиться, что клининг работает исправно.
утром последнего дня застройки - пройтись по выставке, посмотреть, есть ли где-то какие-то “дыры” в застройке, где видна изнанка застройки - смотанные провода, расстояние между стендом и стеной 20-40см. Посчитать эти “дыры”, расставить на схеме крестики и сообщить менеджеру - возможно, мы закажем туда высокие цветы в кашпо.
Вечером последнего дня застройки - кабель-менеджмент - пройтись по всей площадке и убедиться, что все провода натянуты и аккуратно спрятаны. Нигде ничего не висит, и никто не споткнется. Если такие места есть - отметить на схеме и передать информацию ТДК и ИМ.
Любая другая задача, о которой можем попросить ИМ, 2ИМ и ТДК.
Чек графика монтажа и сценария всей конференции → необходимо обсудить с ИМ, 2ИМ и ТДК, что делать, если график едет. Например:
Каждый час-полтора проходить по всей площадке и сверять готовность зон - стоит ли экран, сделана ли разметка, натянуты ли задники сцен, устанавливается ли регистрация, выставлены ли столы для кейтеринга - то есть всё что указано в графике монтажа и в общем сценарии всей конференции.
Узнавать у основных подрядчиков (декор и техническое оборудование), на сколько сдвигается график.
За 30 минут до изменений сигнализировать все возможные изменения в слак в канал “штаб конференции” и тегать ИМ, 2ИМ и ТДК.
Прозванивать подрядчиков - будут ли они вовремя или задерживаются? Есть ли какие-то проблемы/пробки на разгрузке, на грузовом лифте?
В дни конференции
Оба для утром - встретить скорую/пожарный наряд и проводить на площадку (оба дня утром).
Оба для утром - проверить все плазмы на площадке - везде “наша” информация, нет выключенных плазм. Если есть - сразу сообщить ТДК.
Зарядить телефон/ноутбук ИМ, 2ИМ и ТДК, всегда быть с пауэрбанком и всеми проводами.
Напомнить кому-то позвонить/ написать/ связаться с кем-то → Ставить себе напоминалки.
Заказать цветы, если у кого-то из команды день рождения.
Любая другая задача, о которой можем попросить ИМ, 2ИМ и ТДК.
Позаботиться, пожалуйста, о ИМ, 2ИМ и ТДК 
Попил(а) ли кофе или воду, а поел(а) ли?
Если нет, то добыть и принести чашечку кофе/бутылочку воды/энергетик для ТДК, можно попросить у кейтеринга немного еды в ланч-боксе с приборами или просто напоминать заказать себе еду/ сходить на обед.
Add Comment