Страница актуальна на 07.09.2022. Алла Аблова (Unlicensed) |
Если вкратце - то стадий пять:
Задача первой стадии - сформировать концепцию конференции, поиск ответов на вопросы “Почему слушатели пойдут на нашу конференцию? Чем она будет отличаться от всех других (включая прошлые)?”
Задача второй стадии - преобразовать концепцию конференции в конкретные задачи по поиску докладчиков, контактов, выходов на DevRel'ов, публичным мероприятиям и так далее”. Можно и нужно приглашать докладчиков или (если на это нет времени) рекомендовать Программным менеджерам конференции хорошие наводки (пригласят они);
Задача третьей стадии - выяснить тайное содержание каждого доклада - вопросами в автоматизированной системе и созвонами с докладчиком;
Задача четвертой стадии - с помощью нескольких коллективных созвонов решаем по каждому из докладов, берём мы его или нет;
Задача пятой стадии - помочь спикерам, которых вы валидировали перед принятием в программу, выстроить именно тот доклад, который мы рассчитываем увидеть в программе с точки зрения его содержания.
По затратам времени обязательна к участию только четвертая часть - коллективные созвоны, остальные - по возможности.
Кстати, работу в Программном комитете (созвоны ПК, работу с докладчиком, приглашение звезд и т.д.) мы оплачиваем. Конечно, член Программного комитета участвует в конференции бесплатно, мало того - мы оплачиваем ему дорогу до мероприятия и обеспечиваем проживание в одной из гостиниц конференции.
Иногда Программные комитеты ставят себе и другие задачи, например, формирование различных образовательных брошюр, подбор материалов, изучение предметных областей - всё это направлено на то, чтобы конференция получилась интересной и полезной для слушателей.
Вебинар с Романом Поборчим для членов Программных комитетов - "Алгоритм структурного прогона доклада": |
Наша подборка, как подготовить хороший доклад |
Мы используем несколько инструментов для работы Программного комитета:
Автоматизированную систему подачи докладов и комментирования докладов, http://conf.ontico.ru/;
Telegram-чаты для Программного комитета;
Закрытые google-таблицы/airtable/notion/trello (на выбор ПК), в которых ведётся сводная информация обо всех докладах для helicopter view;
Открытые wiki-документы с правилами работы докладчиков и ПК.
Работа Программного комитета разбита на несколько смысловых блоков, все из которых могут проходить параллельно или, по крайней мере, с перехлёстом.
Цель этого этапа - создание максимального конкурса качественных заявок на доклады.
За несколько месяцев до конференции создаётся чат со всеми членами Программного комитета:
Первое, что обсуждается в этом чате - концепция конференции;
В разных городах проводятся очные встречи докладчиков и заинтересованных;
В качестве идеи мы можем попробовать создать большой полупубличный чат со всеми заинтересованными по аналогии с чатом ПК;
Задачи чата и очных встреч на этом этапе - собрать максимальное количество имён потенциальных докладчиков и тем для выступлений:
На очной встрече это происходит в форме коллективного мозгового штурма;
В чате программный координатор периодически запрашивает идеи, имена и новости для стимуляции дискуссии.
Вся эта информация структурируется и заносится в рабочий инструмент ПК;
Члены ПК и координатор ПК связываются с докладчиками, компаниями, разработчиками технологий, приглашая их выступить на конференции. Докладчики подключаются иногда даже без доклада, иногда с вопросом "О чём можешь рассказать".
Цель отбора - мы должны хорошо представлять себе каждый доклад. Как и о чём собирается рассказывать докладчик. То есть каждый докладчик, кроме очевидных звёзд, должен до принятия доклада уже пройти как минимум один прогон.
Первый прогон для формирования задачи на доклад: о чём будет выступление, какую задачу решал докладчик, какая польза для слушателей;
Анализ всех поданных докладов на наличие его в свободном доступе в интернете, а так же на наличие его в программе бесплатных митапов/конференций и тд. Цель: выбрать действительно уникальный доклад, который нигде бесплатно услышать/увидеть нельзя.
Второй и следующие прогоны (столько, сколько потребуется, но минимум два): прослушивание альфа и последующих версий докладов;
Коучинг: мы проводим ряд коучинг-сессий по разным направлениям: структура и подготовка презентации, мотивация, тематические направления, владение голосом и так далее;
Чат в telegram'е (или slack'е) для динамичного обсуждения, где ПК может обсудить какие-либо горящие вопросы или вопросы, касающиеся всех;
Комментарии в системе подачи докладчиков в http://conf.ontico.ru/;
Справочная информация о докладчике составляется при необходимости координатором ПК: оценки прошлых лет, лучшие выступления и статьи докладчика.
Прогоны могут проходить один на один или небольшими группами по 2-3 члена Программного комитета, структурные коучинги - один на один.
Во всех доступных нам средствах коммуникации происходит обсуждение доклада, как вместе с докладчиком, так и без него;
У каждого доклада появляется куратор, который доводит его до конца;
Куратор назначается из членов ПК;
Куратор проводит предварительный созвон с докладчиком, предлагает в ПК решение по заявке (принять или отклонить) на основе проведенного обсуждения с докладчиком.
Мы проводим прогоны как вступительный, так и последующие;
Раз в неделю у ПК проходят созвоны через Zoom для обсуждения ключевых докладов и открытых проблем;
Координатор ПК подогревает дискуссию, следит за дедлайнами - поддерживает работу ПК;
Если большая часть ПК пришла к выводу, что доклад проходит в программу, то он принимается немедленно;
Отклонение заявок происходит в заранее оговорённую официальную дату.