Инструкция по роли
Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?
Твой главный - Менеджер конференции - Регина Семакина, 8 900 345 53 05, https://t.me/regina_semakina
Если не знаешь ответ на вопрос, звони ей!
Текстовый канал коммуникации: канал “Штаб конференции” в Slack, чат “HelpTeam ОНТИКО”
Для чего нужна эта роль? Цель роли
Обеспечение комплексной подготовки к мероприятию и бесперебойное проведение конференции, включая снабжение всем необходимым инвентарем, эффективно координируя работу логистов.
Задачи:
Поиск, подбор, брифинг и контроль работы хелперов
Инвентаризация склада и офиса, подготовка и сбор инвентаря для предстоящей конференции
Закупка реквизита для организации конференции, до конференции и в дни монтажа и самого мероприятия (по запросу)
Заказ машин и пропусков на склад и офис
Задачи по погрузке, разгрузке, ввозу и вывозу инвентаря на площадку и обратно на склад и офис
Организация склада ОНТИКО на площадке и склада партнеров (по запросу TeamLead Выставки)
Задачи по приему, разгрузке, перемещению мерча партнеров (по запросу TeamLead Выставки)
Прием доставок (полиграфия, вода, стаканчики, мерч ОНТИКО, матрешки, коробки и др), разгрузка, организация доставок на складе ОНТИКО
Упаковка матрешек в коробки (если имеются)
Разгрузо-погрузочные работы по мебели, логистика мебели по площадке
Подготовка пулдаунов и флагов, подготовка и установка на площадке табличек навигации
Организация коммутации в штабе, спикерской и партнерской, кабельменеджмент
Обеспечение водой залы, раздаткой зону раздатки (по запросу TeamLead Выставки и TeamLead регистрации)
Пересетапы на мастер-классы, оперативное перемещение и расстановка мебели
Отправление подарков спикерам
Подготовка инвентаря для вывоза с площадки (не забыть пересчитать пиво)
Выполнение поручений event-менеджеров.
Кем руководит:
Время работы, локация:
Время работы
До монтажа: онлайн-инструктаж, инвентаризация на складе, за 3-4 недели до монтажа
Дни монтажа: с 09:00 до окончания работ (расписание может отличаться, уточните у event-менеджера)
День конференции: с 07:30 до окончания работ (расписание может отличаться, уточните у event-менеджера)
Демонтаж: до полного демонтажа и вывоза всего инвентаря на склад
Локация:
Склад — на склад всегда находится ответственный за склад
Площадка — логисты не привязаны к конкретной локации и должны оперативно реагировать на поступающие запросы. При отсутствии заданий логисты должны находиться в штабе в режиме ожидания и сообщать о своей готовности принять какое-либо поручение.
Стандартные алгоритмы, чек-лист:
Стандартные алгоритмы:
До конференции:
Изучить инструкции по работе логистов
Изучить информацию о конференции, в т.ч. схему, расписание конференции
Поиск, подбор, брифинг хелперов-логистов, создать рабочий чат
Выслать в чат файл-инструкцию по работе логистов
Проинформировать команду по всем интересующим их вопросам
Проинформировать команду о монтаже, времени и месте его проведения
Проконтролировать явку команды на монтаж вовремя
Сделать заказ покупок в комусе или на озоне (канцелярия) по заданию event-менеджера.
Провести инвентаризацию на складе и офисе, подготовить к вывозу инвентарь для предстоящей конференции.
Запросить у event-менеджера график монтажа-демонтажа с задачами для логистов. Для каждой конференции это свой график. Пример: Задачи для HelpTeam
Инвентаризация и закупка в комусе 📌 :
Инвентаризация проводится сразу после конференции. Время и дата согласовываются с event-менеджером.
Все работы по складскому учету фиксируются в табличке: (что важно?)
Для того, чтобы попасть на склад в офис, необходимо оформить пропуски. Как правило, действует пропускной режим. Обязательно запросите формы документов для оформления пропусков и контакты лиц, с которыми их нужно согласовать/ которым нужно передать.
Для вывоза инвентаря со склада и офиса необходимо заказать грузовые машины. Обычно мы пользуемся услугами подрядчиков или яндекс такси. Прежде чем что-то заказывать уточните у event-менеджера, каким образом будет происходит заказ.
Перед конференцией необходимо провести повторную инвентаризацию и подготовить инвентарь/ реквизит для вывоза на площадку по списку. Список для каждой конференции свой, его необходимо запросить у event-менеджера. Пример: Список на вывоз. Если вы чего-то не нашли по списку, обязательно сообщите об этом event-менеджеру
Перед конференцией необходимо осуществить закупку необходимого инвентаря и реквизита по списку. Список для каждой конференции свой, его необходимо запросить у event-менеджера. Пример: Список покупок. Если вы чего-то не нашли по списку (нет в наличии), обязательно сообщите об этом event-менеджеру
В дни монтажа:
Проконтролировать выполнение всего чек-листа, описанного в инструкции по работе логистов
Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции
После демонтажа выдать бланки обратной связи, собрать и передать менеджеру конференции
При приеме оборудования необходимо вести лист-список, это поможет во время проведения, чтобы понять что есть, чего нет. Также это выручит по окончании конференции, когда всё отправляют в офис, чтобы в спешке ничего не забыть
При приеме сувенирной продукции проверить количество заказанных размеров с фактом поставки
При приеме мебели, проконтролировать, что вся мебель приехала в соответствии со списком
Продумать пути логистики грузов до конференции (наличие дебаркадеров, паллетов, тележек компании, связь с работниками, предоставляющими площадку). В особенности на больших конференциях, когда много компаний подрядчиков, рабочий увозят наши тележки и не возвращают. Продумать пути логистики во время конференции. Здесь свои особенности. Запрещают возить телеги и прочее в местах скопления людей, поэтому перемещения грузов надо делать во время проведения докладов, грузы размещать максимально «тайно» и близко к местам, где они понадобятся
Регулировать время приезда грузов через помощника, отвечающего за партнеров
Проконтролировать сдачу фирменных поло
Выдать оплату
В рабочие дни (монтаж, конференция, демонтаж):
Проконтролировать выполнение всего чек-листа, описанного в инструкции по работе логистов
Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции
После демонтажа выдать бланки обратной связи, собрать и передать менеджеру конференции
При приеме оборудования необходимо вести лист-список, это поможет во время проведения, чтобы понять что есть, чего нет. Также это выручит по окончании конференции, когда всё отправляют в офис, чтобы в спешке ничего не забыть
При приеме сувенирной продукции проверить количество заказанных размеров с фактом поставки
При приеме мебели, проконтролировать, что вся мебель приехала в соответствии со списком
Продумать пути логистики грузов до конференции (наличие дебаркадеров, паллетов, тележек компании, связь с работниками, предоставляющими площадку). В особенности на больших конференциях, когда много компаний подрядчиков, рабочий увозят наши тележки и не возвращают. Продумать пути логистики во время конференции. Здесь свои особенности. Запрещают возить телеги и прочее в местах скопления людей, поэтому перемещения грузов надо делать во время проведения докладов, грузы размещать максимально «тайно» и близко к местам, где они понадобятся
Регулировать время приезда грузов через помощника, отвечающего за партнеров
Проконтролировать сдачу фирменных поло
Выдать оплату
Нештатные ситуации
Все вопросы решайте с менеджером конференции. Если не получаете ответа, обратитесь в чат “Штаб“ в слаке.
Обратная связь, нарушения:
Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса.
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов:
анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)
лично менеджеру конференции
Штабной может оставить обратную связь таким же образом.
0 Comments