Инструкция по роли

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Для чего нужна эта роль? Цель роли

Обеспечение комплексной подготовки к мероприятию и бесперебойное проведение конференции, включая снабжение всем необходимым инвентарем, эффективно координируя работу логистов.

Задачи:

1. Поиск, подбор, брифинг и контроль работы хелперов

2. Инвентаризация склада и офиса, подготовка и сбор инвентаря для предстоящей конференции

3. Закупка реквизита для организации конференции, до конференции и в дни монтажа и самого мероприятия (по запросу)

4. Заказ машин и пропусков на склад и офис

5. Задачи по погрузке, разгрузке, ввозу и вывозу инвентаря на площадку и обратно на склад и офис

6. Организация склада ОНТИКО на площадке и склада партнеров (по запросу TeamLead Выставки)

7. Задачи по приему, разгрузке, перемещению мерча партнеров (по запросу TeamLead Выставки)

8. Прием доставок (полиграфия, вода, стаканчики, мерч ОНТИКО, матрешки, коробки и др), разгрузка, организация доставок на складе ОНТИКО

9. Упаковка матрешек в коробки (если имеются)

10. Разгрузо-погрузочные работы по мебели, логистика мебели по площадке

11. Подготовка пулдаунов и флагов, подготовка и установка на площадке табличек навигации

12. Организация коммутации в штабе, спикерской и партнерской, кабельменеджмент

13. Обеспечение водой залы, раздаткой зону раздатки (по запросу TeamLead Выставки и TeamLead регистрации)

14. Пересетапы на мастер-классы, оперативное перемещение и расстановка мебели

15. Отправление подарков спикерам

16. Подготовка инвентаря для вывоза с площадки (не забыть пересчитать пиво)

17. Выполнение поручений event-менеджеров.

Кем руководит:

• Логисты

Время работы, локация:

• Время работы

  • До монтажа: онлайн-инструктаж, инвентаризация на складе, за 3-4 недели до монтажа

  • Дни монтажа: с 09:00 до окончания работ (расписание может отличаться, уточните у event-менеджера)

  • День конференции: с 07:30 до окончания работ (расписание может отличаться, уточните у event-менеджера)

  • Демонтаж: до полного демонтажа и вывоза всего инвентаря на склад

• Локация:

  • Склад — на склад всегда находится ответственный за склад

  • Площадка — логисты не привязаны к конкретной локации и должны оперативно реагировать на поступающие запросы. При отсутствии заданий логисты должны находиться в штабе в режиме ожидания и сообщать о своей готовности принять какое-либо поручение.