Список докладчиков с контактами.

Технический сценарий (там самая актуальная информация по расписанию)

Информация о докладах, воркшопах, мастер-классах в расписании конференции (смотрим в бейджи, сравниваем с тех сценарием)

Что нужно собрать в качестве подарков докладчикам, ведущим , есть ли все контакты

Нужно ли готовить подарки программному комитету

Если в программе есть воркшопы или митапы, нужно чёткое тз для глав залов (что принести? Добыть ещё микрофон? Хочет ли он быть со своим ноутом? И т.д.) - ОБЫЧНО ВСЕ В ТЕХ СЦЕНАРИИ

Кто проверяет: главы залов или хелперы по залам

Время для проверки:

• за день до старта конференции проверяем презентации первого дня, оптимально вечером после того, как будут подготовлены / смонтированы все залы (если залы не готовы, проверяем все равно на любом доступном суфлере или другом экране. Рано утром перед конференцией снова проверяем на суфлере (приоритет докладам в первой половине дня).

• вечером после окончания 1 дня конференции проверяем презентации второго дня, чек рано утром на следующий

• перед докладом со спикером

Что проверяем:

• Презентация спикера есть в наличии на дропбоксе и находится в нужной папке зала, версия презентации актуальная - проверить этот пункт со спикером

• Шрифты в презентации не поехали и отображаются корректно, не мелко, но и не крупно

• Картинки в презентации высокого качества, не пиксельные и не размытые, QR-код на последнем слайде “Оцени доклад“ верный.

• Тексты и картинки на слайдах друг на друга не заезжают

• Видео/гиф файлы в презентации проигрываются, не тормозят. Перед выступлением нужно убедиться, что спикер в курсе, как корректно их воспроизвести во время выступления.

• Ссылки в презентации рабочие

• Тексты и графический контент не располагаются близко к краю слайда. В идеале расстояние от границ слайда до текстового/графического контента составляет примерно 10% от пространства слайда.

Как передаем event-менеджеру:

Передать информацию в следующем виде:
День 1
Зал 1.....
ФИО спикера, название, где что съехало, слайд 1, слайд 2...и т.д. Если видим проблему, прилагаем фото/скрин
Зал 2...

День 2
Зал 1.....
ФИО спикера, название презентации, где что съехало, слайд 1, слайд 2...и т.д.

Если видим проблему, прилагаем фото/скрин, подписываем ФИО спикера, название презентации, где что съехало, слайд 1, слайд 2...и т.д.

Информацию нужно передавать по мере готовности по залам (каждый зал по расписанию, приоритет первым четырем докладам, в случае если поджимает время), не ждать, когда проверят все презентации

Кто готовит: тимлид и главы залов

Время для подготовки: в день обучения после инструктажа

Что и как собираем, что проверяем:

• Проверяем комплектность подарков по презентации (все нюансы прописаны в презентации, если чего-то не хватаем — спроси у event-менеджера). Для каждой конференции она своя, пример: https://www.dropbox.com/scl/fi/191evqua57ogdyzahfb51/_-.pptx.pdf?rlkey=r46c9mrpgck76ima8hehjfa8v&st=x0ru94s0&dl=0

• Собираем тестовые комплекты подарков докладчикам и ПК на согласование event-менеджеру и программному координатору.

• После согласования собираем подарки докладчикам по залам (чтобы удобнее было распределять) и членам ПК, на каждый наклеиваем стикер со следующей информацией: День, Зал, ФИО, название доклада. Для членов ПК достаточно ФИО, название ПК. Если член ПК является в том числе и докладчиком, нужно уточнить у event-менеджера, как дарить ему подарок - как всем, или передать отдельно.

• Количество подарков за лучший вопрос соответствует количеству докладов. Ориентируемся на таблицу с подарками. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cKUxJ-rttWUiXY7blOoHHThZbTgpG2xDcJLpx8_W3ok/edit?usp=sharingЕсли видим расхождения с техническим сценарием, сообщаем об этом event-менеджеру.

• Количество и размерный ряд сувенирной продукции для докладчиков и членов ПК соответсвует таблице с отчетами по залам. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cKUxJ-rttWUiXY7blOoHHThZbTgpG2xDcJLpx8_W3ok/edit?usp=sharing

• Подарки от партнеров передают саксессы (редко партнеры), если вы не были уведомлены об этом заранее либо не было зафиксировано в таблице «Отчеты по залам», нужно уточнить у event-менеджера эту информацию.

• Если вам прямо на конференции вам принесли в зал какие-то комплименты в качестве подарков за вопрос, то действуйте по алгоритму:

Как передаем подарки ПК: по запросу event-менеджера подарки передают в спикерскую (комнату докладчиков) ответственному за конференцию программному менеджеру. Программный менеджер должен подтвердить, что получил подарки в нужном количестве и комплектности. Если член ПК фигурирует в числе докладчиков, необходимо уточнить у event-менеджера, когда ему подарить подарок, в рамках программы и его выступления или по запросу.

Как вручаем подарки докладчикам: сразу после окончания доклада перед QA сессией, либо после QA. Необходимо обязательно сфотографировать, что подарки переданы.

Как вручаем подарки за лучший вопрос: после объявления ведущего, когда будет выбран кандидат. Необходимо обязательно сфотографировать, что подарки переданы.

Что если лучший вопрос онлайн: с маркетингом

Что если докладчик забыл подарок: связываемся с ним, если не выходит на связь, то подключаем программных менеджеров

Что если участник забыл подарок: можно отследить участника по нику в чате зала. Если нет этой возможности. то оставляем подарок до конца дня, так как участник может вернуться

Что если остались подарки, после того как все собрали: сообщаем event-менеджеру, пишем остаток

Кто готовит: главы залов и хелперы в залах

Время для подготовки реквизита для МК: в день обучения после инструктажа

Что и как собираем, что проверяем:

• Проверяем комплектность необходимого реквизита по таблице (как правило, маркеры, стикеры, бумага для флипчартов, ножницы и тд). Для каждой конференции она своя, пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/13h9oP2IURiNO8riRYjG-xR6H0uTiYxJXOyN0oh_eUvE/edit?usp=sharing . Если чего не хватает, сообщаем об этом event-менеджеру

• Распределяем реквизит в коробки/ контейнеры по мастер-классам. Подписываем или наклеиваем стикеры со следующей информацией: День, Зал, ФИО, название доклада

Как готовимся к пересетапам:

• Уточняем у event-менеджера, как необходимо расположить мебель, ориентируемся на схему и ТЗ в таблице по пересетапам. У каждой конференции она своя, пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/13h9oP2IURiNO8riRYjG-xR6H0uTiYxJXOyN0oh_eUvE/edit?usp=sharing

• Уточняем, где будет находиться подготовленная мебель, заранее предупреждаем логистов, если необходима помощь в пересетапе

• На время пересетапа закрываем двери в зал до момента, пока мебель не будет расставлена.

• Если у зала собирается очередь, вежливо сообщаем, что зал готовится к мастер-классу, двери откроются, как только зал будет подготовлен

• Когда пересетап готов, запускаем людей, не ждем.

• Если участники начинают нервничать, ожидая в очереди, срочно сообщите event-менеджеру.

• В случае, если в расписании несколько мастер-классов, которые идут один за другим, вежливо попросите пройти гостей к зоне Q&A сессии, для того, чтобы у вас было время подготовится к следующему мастер-классу.