За 3 недели до конференции:

• Пройти онлайн-инструктаж

• Изучить информацию о конференции, в т.ч. схему, расположение залов, зоны ретрансляции, обеды, расписание докладов, мастер-классов, перерывов.

• Задать вопросы Главам залов, если есть

В день обучения:

• Участие в общем оффлайн инструктаже

• Внимательно изучить площадку (пройтись ногами), ознакомиться с залами, в которых будете работать (обсуждение, повторение схемы работы), зонами ретрансляции;

• Подготовить залы (если монтажные работы не затянулись до позднего вечера, в таком случае этот пункт переносится на следующий день на утро):

  • Чек количества стульев в залах

  • Чек чистоты в залах

  • Заранее подготовить воду

  • Техника — кликер, планшет для сценария, маркеры.

  • Написание отчёта об окончания подготовки зала;

• Проверить презентации на 1 день конференции, подготовка отчета. Как проверять презентации, смотри в инструкции: ПРОЕКТ. IV. ЗАЛЫ MAIN | ПРОВЕРКА ПРЕЗЕНТАЦИЙ📌 :

• Убедиться, что у вас есть выполнено по чек-листу: чек-лист Лизы

• Подписать помощникам т/б, Code of Conduct л.

• Выполнять задачи, которые ставит главный хелпер по подготовке зала.

• Научиться включать и выключать микрофон (если техники на месте).

• Познакомиться с техиками в зале, обменяться с ними контактами (если техники на месте)

• Подписать т/б, Code of Conduct и инструкции

В дни конференции:

Выполнять задачи от Главного по залу!

Утром до старта конференции:

• Проверка готовности зала

  • стулья в нужном количестве

  • зал чистый

  • микрофоны в нужном количестве (согласно техническому сценарию), все работает

  • кликер работает

  • таймер включен на экране

  • суфлер включен, работает

  • вода выставлена на столы

  • раздатка (если есть) выложена (МК Вирна Ш.)

  • сценарии распечатаны

  • проверить подарки

• Утренний чек презентаций

• Распределить подарки докладчикам и за вопросы по залам

• Познакомиться с ведущим зала, обменяться контактами. Обсудить взаимодействие на конференции — как работать на сессии вопрос-ответ, кто дарит подарки — ведущий или хелпер, когда дарим подарки (советуем после Q&A cессии), условные знаки — светить фонариком, писать в сообщениях, сигнализировать о тайминге.

• Следить за тем участником, чей вопрос выбрали лучшим

Перед докладом

Брифует Главный по залу или контролирует работу хелпера!

• Спикер должен прийти первый раз в зал, поздороваться – не менее, чем за 20 минут до доклада (к началу перерыва).

• Если спикер не пришел к этому времени, написать ему в тг / смс (контакты в табличке). Если нет реакции докладчика, подключать программного менеджера к коммуникации. Контакты для связи в общей таблице со всеми контактами.

• Если у спикера отмечено какое-то особенное примечание к его выступлению (см. технический сценарий — свой ноутбук, кликер, переходник нужен и пр.) то необходимо, чтобы он пришёл в свой зал пораньше, обычно, к началу перерыва перед его докладом - с этой просьбой можно обратиться к координатору спикеров.

• Обычно все докладчики приходят к началу перерыва, чекают свою презентацию и оборудование, подключают свои ноутбуки (при необходимости), а после идут пить чай/в туалет и за 5-7 до начала своего доклада возвращаются,техники им надевают петличку и они готовятся к выходу на сцену (обычно стоят рядом или сидят в первом ряду)

• За 15 минут до своего доклада спикер должен быть в зале.

Во время доклада

• Следить, чтобы участники не собирались в кучи, рассаживать их по местам в зале, если они имеются

• Написать в чат о начале и завершении доклада (зал № начал/закончил).

• Следите, чтобы в зале всегда была комфортная температура. Если нет - пишем в чат зала супервайзеру.

• Когда докладчику дарим подарки? Сразу в чат отправляет фотографию, как вручен подарок

• Сразу после доклада начинаются вопросы, помощники разносят микрофоны по залу.

• Микрофоны для вопросов отдавать по очереди, перед тем, как отдавать их участникам обязательно протирать их дезинфицирующими средствами

• Призы за лучшие вопросы вручаются сразу как определится победитель.

• Главному хелперу: Закончилось время, но остались вопросы - направляем ВСЕХ из зала в дискуссионную зону. Время: 2 минуты на то, чтобы спикер дошел до цифровых кулуаров!

После доклада

• Следить за таймингами; после сессии-вопрос у спикера снять петличку (снимают техники); отвести в дискуссионную зону спикера.

• Готовим нового докладчика

• Фотоотчет подарков спикеров и за лучшие вопросы

• Отправить статусы о наполняемости по окончании доклада

• Подготовить зал к следующему докладу (смотрим чек-лист готовности зала)

После окончания всех докладов каждого дня

• Проверить чистоту зала, все потеряшки и оставшийся реквизит, уведомить тимлида. Гарнитуру, микрофоны отдать техникам.

• Проверить презентации на следующий день, подготовить отчеты.

Хелпер на вход:

• Встаём на вход у двери, сбоку, не загораживая проход, улыбаемся, здороваемся, проверяем наличие бейджей участников, следим в целом за происходящим вокруг.

• Если бейджа нет, вежливо просим пройти на регистрацию или провожаем, для оформления

Хелпер на микрофон:

• До начала старта докладов:

  • Обсудить с главой схему работы в зале;

  • познакомиться с техниками, обсудить взаимодействие, узнать как включать выключать микрофон

  • проверить работоспособность микрофонов и петличек;

  • знать их количество

• Во время Q&A сессии

  • Заранее и вовремя брать микрофоны у техников для сессии вопрос-ответ или других активностей;

  • Быть внимательным и быстро реагировать на слова ведущих, смотреть на поднятые руки;

  • Перед тем как отдать человеку микрофон проводим мини-инструкцию - " Микрофон уже включён, ничего нажимать не нужно, и держите микрофон у рта, иначе вас будет не слышно" - хелпер показывает как надо. Дальше ждём пока человек задаст вопрос, следим за положением микрофона (чтобы звук шёл в эфир), отходим на 3 шага назад, чтобы не попадать в камеру; после задавания вопроса забираем микрофон (но стоим рядом, если человек захочет дозадать вопросы).

  • Если задали вопрос без микрофона, то он обязательно повторяется в микрофон, иначе вопрос в трансляции не прозвучит.

  • Микрофон передавать нужно максимально быстро! Бегать!

Главный помощник, если нет ведущего в зале (стандартная или форс-мажорная ситуация):

1. Если в зале нет ведущего, приветствует всех перед первым докладом: “Всем привет! Доброе утро зрителям трансляции! Мы начинаем первый (второй) день конференции (название конференции)”

2. Объявляет старт следующего доклада. Лучше произносить только имя спикера.

3. Модерирует вопросы. Вопросы должны закончиться на 48 минуте. Об этом надо сказать в микрофон: “К сожалению, наше время закончилось. Если у вас остались вопросы - докладчик будет доступен в дискуссионной зоне на выходе из зала”.

4. Благодарит спикера за выступление, вручает благодарность и подарок

5. В конце каждого дня прощается с аудиторией (включая зрителей трансляции).