Что нужно сделать/проверить перед стартом и во время конференции. Вы можете сделать это сами или передать эту обязанность коллегам по зоне. Самое важное: в конце проверки у вас должен быть распечатанный список, в котором напротив каждого пункта будет стоять галочка о проверки зоны.
REG MAIN
Что нужно проверить / сделать ? | Проверено? Все ок? |
НАКАНУНЕ КОНФЕРЕНЦИИ | |
Все бейджи скреплены с лентами. Талончики разложены по бейджам | |
Подготовлены все преднапечатанные бейджи (для организаторов, членов ПК, докладчиков и подрядчиков), разложены по ФИО (для удобства поиска) | |
Стойка регистрации протерта, нет пыли | |
Нет мусора в зонах регистрации | |
Всех нужных материалов достаточно для работы (ленты, бейджи) | |
Запросить список / файл с предпечатанными бейджами у event-менеджера. | |
Запросить список технического персонала, подготовить заранее бейджи | |
В ДНИ КОНФЕРЕНЦИИ | |
Регулярные отчеты в чат “Управление“
Отчет вида: “Регистрация. Зарегистрировано 130 билетов.” | |
Сделать скриншоты участия партнёров Сделать отчеты для партнёров конференции | |
Отметить в системе всех, кто прошел по предраспечатанным бейджам (выполняем каждый день).
Список вам выдает менеджер конференции (ивент). | |
ВЫСТ MAIN
Что нужно проверить? | Проверено? Все ок? |
НАКАНУНЕ КОНФЕРЕНЦИИ | |
У всех плазм есть пульты, hdmi | |
Вся заказанная мебель и реквизит стоит, согласно таблице (брошюрницы, роутеры, столы, стулья и тд) | |
Накладки на всех острых углах стендов | |
Все стенды убраны, нет никаких коробок с раздаткой | |
Вся площадка убрана, нет никакого строительного мусора, коробок и кейсов от аппаратуры | |
Все-все-все провода аккуратно спрятаны под капы. В зонах регистрации, питания, выставки, на демосцене | |
В ДНИ КОНФЕРЕНЦИИ | |
В момент открытия регистрации: В штабе чисто, нет бардака. | |
Утром (с открытия регистрации) и в течение дня: Демосцена, если на ней есть экран, не должна быть пустой. Утром проверяем расписание активностей партнеров у демосцены +регулярно обновляем его в течение дня. | |
Стендисты заехали вовремя: на стендах есть как минимум 1 человек, начиная с
Проследить, чтобы на стендах не было верхней одежды. | |
Стендисты ушли со стенда НЕ раньше, чем через полчаса после последнего доклада (обычно это 19:30).
После ухода стендистов проверить, что все выключено, мерча нет на стенде (если есть - отнести в штаб, утром - принести обратно на стенд) | |
В случае нарушения – сфотографировать пустой стенд и отправить в чат “Управление“.ЗАЛЫ MAIN
Что нужно проверить? | Проверено? Все ок? |
НАКАНУНЕ КОНФЕРЕНЦИИ | |
Конструкции: проклеены качественно, нет разводов, все протёрто от пыли | |
Стулья расставлены по плану. Вы должны пересчитать нестационарные стулья и отписаться в чат. | |
В залах со стационарными стульями через одно развешаны чехлы с просьбой не занимать место. (Если действуют ковидные ограничения) Температура в залах: участники могут жаловаться: жарко/холодно - отслеживаем комфортную температуру самостоятельно (от 20 до 24 градусов) | |
Проверить картинку в трансляции! Определить и начертить на сцене место, где может ходить спикер. Совместно с техниками трансляции | |
Свет и звук настроен, нет лишних шумов в трансляции. Картинка не засвечена. Проверить, что в камеру с трибуны не попадает свет софита. | |
В каждом зале должны быть переходники для ноутбуков, чтобы подключить второй монитор для докладчика в случае презентации в Keynote | |
В каждом зале есть запасной комплект батареек для кликеров | |
Проверить работу всех кликеров на нескольких презентациях: основных и запасных, кликать вперед и назад. Кликеры должны работать без сбоев. | |
Все презентации проверены на наличие косяков (некачественные картинки, съехал шрифт итд) | |
Презентация открытия проверена в главном зале, все фотографии членов ПК и все картинки хорошего качества. Текст не съехал | |
Если на открытии запланировано видео/музыка/шоу - все проверено обязательно с менеджером конференции или его помощником | |
Залы убраны, пропылесосены. Есть вероятность, что их будут пылесосить утром перед стартом конференции. Главное, чтобы работы по уборке завершились до 8 утра. | |
Проговорить с техниками трансляции, что спикерам нужно объяснять, где стоять, чтобы свет нормально на них падал. Объяснить, куда не отходить. | |
У нас есть контакты режиссеров трансляции и техников по залам и диск зонам, и они переданы в залы | |
В чат залов подключена Людмила Ужавка и координатор | |
Обязательно лично проговорить с супервайзером чатов и онлайн-платформы, что они знают, что им делать. Объяснить, зачем им это делать | |
В ДНИ КОНФЕРЕНЦИИ | |
Регулярные отчеты в чат “Управление“ (канал слака “Штаб Конференции“)
Пример отчета: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1v3mRFEUg3BpDynkLa3bN80uXkmj5eJxDZyYtMWV18oE/edit#gid=0 (на каждую конференцию свой отчет)  | |
В залах на входе расставлены маски, антисептики и вода. Брендированную воду актуальной конференции - в мир небрендированную воду или от прошлых конференций - в штаб | |
Подготовлены подарки для спикеров и книги за вопросы | |
Проверены все микрофоны, кликеры и интернет - соединение |
Супервайзер трансляции
Что нужно проверить? | Проверено? Все ок? |
В ДНИ КОНФЕРЕНЦИИ | |
За полчаса до открытия стартовало видео в плеере “Фойе“. | |
На фотках между докладами показывается хештег / боковая плашка. Убедиться, что в папке с фото есть стандартные фото. Обязательно - фотка со спикерами, т.к. нам отчитываться! | |
Качество картинки - как в телевизоре -- ярко, сочно, фон подсвечен / не тусклый. | |
Если есть дискуссионные зоны – все зумы под них запущены с началом докладов | |
Регулярные отчеты в канал слака “Штаб“ Раз в час в :30 (например, 9:30) писать отчет в оба чата по кол-ву зрителей трансляции. До конца докладов конференции. Отчет вида:
“Х” смотрим в статистике по посетителям платформы по дням Все ссылки - должны быть получены ДО конференции (см. соответствующий блок - “Доступы и ссылки“) |
Add Comment