За 1-2 недели до конференции (до старта монтажа):

• Подключиться в Slack, в канал “Штаб“. (подключение - через ивент-менеджера)

• Получить ссылку на график монтажа (ссылка обычно есть в закрепе в канале “Штаб“ в Slack)

• Получить контакты подрядчиков (обычно ссылка на таблицу с контактами есть в закрепе в канале “Штаб“ в Slack)

• По приглашению ивента принять участие в созвоне, где обсуждается график монтажа и общий сценарий конференции, чтобы у тебя было общее представление о конференции.

  • Отметить для себя (в графике монтажа) чекпоинты этого графика. Не все задачи - чекпоинты. Обычно их 4-10 на весь монтаж, например “Сданы все стенды“, “Застройщики заехали”, “Сданы залы”, “Стартовали прогоны спикеров в залах”.

Во время монтажа

• Познакомится с площадкой. Пройтись по площадке со схемой конференции, знать, где какой зал и где какой партнер (если партнеров больше 20, то знать расположение стендов хотя бы примерно).

• Актуализация графика монтажа в таблице: по успешному выполнению задачи – отмечаешь ее цветом в графике монтажа. Бледно зеленым - обычную задачу, ярко-зеленым - чекпоинт.
  Контроль – максимальный перерыв между точками контроля – 1 час. Если между точками контроля есть контрольная точка - выполняем контроль чаще.

  • Если происходит сдвиг - заполняешь комментарий + новое время окончания задачи. Предупреждаешь команду в канале Штаб (детальнее ниже).

• Работа с подрядчиками на опережение: За полчаса-час прозванивать подрядчиков - будут ли они вовремя или задерживаются? Есть ли какие-то проблемы/пробки на разгрузке, на грузовом лифте?

• Контроль за выполнением графика монтажа (заранее и в моменте)

  • За час подходишь к Алексею Злобину (тех.диру конференции) и спрашиваешь: “Будет вовремя в Х часов?“

    • если да, ок

    • если нет — когда новый срок? вносишь его в график, пишешь об этом в канал “Штаб“ в Слаке в стиле “@channel Сдача стендов переносится с 16:00 на 17:00“. (если тег channel недоступен – тегать ИМ, 2ИМ и ТДК. )

  • За 30 минут то же самое. Будет ли в срок?

  • Ровно в момент контрольной точки.

    • если все готово, пишешь в Слак в “Штаб”, что такая-то контрольная точка выполнена в срок. Например, “@channel Сдача стендов произошла в срок, в 16:00, согласно графику монтажа. Следующая точка: ___ в Х часов.“

    • если задержка - опять предупреждаем в канале.

      • по выполнению – пишешь в Слак в “Штаб”, что пройдена точка, но с опозданием “@channel Стенды сдали в 17:00 (по графику должны были в 14:00). Следующая точка: ___ в Х часов.“

Возможные задачи от ивентов в дни монтажа:

• Зарядить телефон/ноутбук ИМ, 2ИМ и ТДК, всегда быть с пауэрбанком и всеми проводами.

• Напомнить кому-то позвонить/ написать/ связаться с кем-то → Ставить себе напоминалки.

• Проверять логистов - посчитали ли мебель, полиграфию. Если логисты заняты, то пересчитать все самостоятельно, при принятии отгрузки.

• Проверить навигацию → понятно ли куда идти? Если нет, то сообщить менеджеру и проконтролировать, что логисты переставили навигацию.

• Убедиться, что клининг работает исправно.

• Утром последнего дня застройки - пройтись по выставке, посмотреть, есть ли где-то какие-то “дыры” в застройке, где видна изнанка застройки - смотанные провода, расстояние между стендом и стеной 20-40см. Посчитать эти “дыры”, расставить на схеме крестики и сообщить менеджеру - возможно, мы закажем туда высокие цветы в кашпо.

• Вечером последнего дня застройки - кабель-менеджмент - пройтись по всей площадке и убедиться, что все провода натянуты и аккуратно спрятаны. Нигде ничего не висит, и никто не споткнется. Если такие места есть - отметить на схеме и передать информацию ТДК и ИМ.

• Любая другая задача, о которой можем попросить ИМ, 2ИМ и ТДК.

В дни конференции:

Работа с ивентами как помощник ивента. Задач по контролю графика монтажа нет.

Возможные задачи от ивентов в дни конференции

• Оба для утром - встретить скорую/пожарный наряд и проводить на площадку (оба дня утром).

• Оба для утром - проверить все плазмы на площадке - везде “наша” информация, нет выключенных плазм. Если есть - сразу сообщить ТДК.

• Зарядить телефон/ноутбук ИМ, 2ИМ и ТДК, всегда быть с пауэрбанком и всеми проводами.

• Напомнить кому-то позвонить/ написать/ связаться с кем-то → Ставить себе напоминалки.

• Заказать цветы, если у кого-то из команды день рождения.

• Любая другая задача, о которой можем попросить ИМ, 2ИМ и ТДК.

• и тд.