Инструкция по роли
Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?
Твой главный - Менеджер конференции - Татьяна Косырева
Если не знаешь ответ на вопрос, звони ей!
Текстовый канал коммуникации: телеграм-чат “Управление конференцией“
Также выполняет любые поручения, которые могут дать представители Онтико по зоне выставки, навигации, логистики (переноса вещей)
Для чего нужна эта роль? Цель роли
Ответственный за логистику отвечает за то, чтобы работы по монтажу/демонтажу, лежащие на HelpTeam, был выполнены своевременно, а также за то, чтобы все зоны были обеспечены всем необходимым (в частности – раздатка).
Кем руководит:
Время работы, локация:
Время работы
До монтажа: поездки на склад
Дни монтажа: с 09:00 до окончания работ (запрашивайте актуальный график у своего тимлида)
День конференции: с 09:00 до окончания работ
Демонтаж: до полного демонтажа и вывоза всех вещей на склад
Локация:
У логистов нет конкретной локации, он должен быть везде. Если никаких задач не поступает, необходимо направить логистов в штаб ожидать задач там, а также написать в телеграм-чат о том, что логисты свободны и готовы принять какое-либо поручение.
Схемы взаимодействия
Схема для “рядового HelpTeam”
Схема для Онтико и руководителей групп
Система чатов HelpTeam по зонам конференции
Стандартные алгоритмы, чек-лист:
Стандартные алгоритмы:
За 2 недели до конференции:
Внимательно изучить инструкцию по работе логистов
Изучить расписание докладов и митапов и понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала и тд.; расписание трансферов (если подразумеваются, спросить у менеджера конференции); схему пространства
Произвести поиск кандидатов в команду логистов
Создать чат
Выслать в чат файл-инструкцию по работе логистов
Проинформировать команду по всем интересующим их вопросам
Проинформировать команду о монтаже, времени и месте его проведения
Проконтролировать явку команды на монтаж вовремя
Сделать заказ покупок в коммуне или на озоне (канцелярия) совместно с менеджером
Съездить на склад и в офис и собрать вещи по списку, что необходимо в дни конференции
В рабочие дни (монтаж, конференция, демонтаж):
Протестировать знания команды, представленные в инструкции (до начала монтажа)
Проконтролировать выполнение всего чек-листа, описанного в инструкции по работе логистов
Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции
После демонтажа выдать бланки обратной связи, собрать и передать менеджеру конференции
При приеме оборудования необходимо вести лист-список, это поможет во время проведения, чтобы понять что есть, чего нет. Также это выручит по окончании конференции, когда всё отправляют в офис, чтобы в спешке ничего не забыть
При приеме сувенирной продукции проверить количество заказанных размеров с фактом поставки
При приеме мебели, проконтролировать, что вся мебель приехала в соответствии со списком
Продумать пути логистики грузов до конференции (наличие дебаркадеров, паллетов, тележек компании, связь с работниками, предоставляющими площадку). В особенности на больших конференциях, когда много компаний подрядчиков, рабочий увозят наши тележки и не возвращают. Продумать пути логистики во время конференции. Здесь свои особенности. Запрещают возить телеги и прочее в местах скопления людей, поэтому перемещения грузов надо делать во время проведения докладов, грузы размещать максимально «тайно» и близко к местам, где они понадобятся
Регулировать время приезда грузов через помощника, отвечающего за партнеров
Проконтролировать сдачу фирменных поло
Выдать оплату
Нештатные ситуации
Все вопросы решайте с менеджером конференции. Если не получаете ответа, обратитесь в чат “Штаб“ в слаке.
Обратная связь, нарушения:
Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса.
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов:
анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)
лично менеджеру конференции
Штабной может оставить обратную связь таким же образом.
Add Comment