Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this content. View the current version.

Compare with Current View Version History

Version 1 Next »

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Твои главные - это
+ event-менеджер конференции (ИМ)
+ второй event-менеджер конференции (если есть) (2ИМ)
+ и технический директор конференции (ТДК)

Текстовый канал коммуникации: слак, телеграм

Для чего роль

Главный помощник руководителя конференции осуществляет всяческую помощь менеджеру и тех. директору конференции, чтобы по максимуму разгрузить их от мелких, но важных задач, которые могут отвлечь от общего контроля конференции.

Время работы, локация:

  • Время работы. Ориентировочно это:

    • Монтаж. 1-3 дня до конференции (зависит от застройки):
      дневная смена с 09:00 до 21:00
      ночная смена с 21:00 до 09:00

    • Дни конференции:
      первый день - с 07:00 до 21:00
      второй день - с 08:30 до 19:00

    • Демонтаж: не участвуете.

  • Локация:

    • Вся площадка - выставка, зона регистрации, кейтеринга, залы, штаб, склад - везде, где есть ИМ, 2ИМ и ТДК.

Возможные задачи

В дни монтажа

  • За 1-2 дня до конференции созвониться с ИМ, 2ИМ и ТДК и пройтись по графику монтажа, контакт-листу и общему сценарию конференции. Чтобы у тебя было общее представление о конференции.

  • Всегда быть в поле зрения ИМ, 2ИМ и ТДК.

  • Всегда быть на связи - телеграм, слак, мобильная связь, вацап.

  • Пройтись по площадке со схемой конференции, знать, где какой зал и где какой партнер (если партнеров больше 20, то знать расположение стендов хотя бы примерно).

  • Зарядить телефон/ноутбук ИМ, 2ИМ и ТДК, всегда быть с пауэрбанком и всеми проводами.

  • Напомнить кому-то позвонить/ написать/ связаться с кем-то → Ставить себе напоминалки.

  • Проверять логистов - посчитали ли мебель, полиграфию. Если логисты заняты, то пересчитать все самостоятельно, при принятии отгрузки.

  • Проверить навигацию → понятно ли куда идти? Если нет, то сообщить менеджеру и проконтролировать, что логисты переставили навигацию.

  • Убедиться, что клининг работает исправно.

  • утром последнего дня застройки - пройтись по выставке, посмотреть, есть ли где-то какие-то “дыры” в застройке, где видна изнанка застройки - смотанные провода, расстояние между стендом и стеной 20-40см. Посчитать эти “дыры”, расставить на схеме крестики и сообщить менеджеру - возможно, мы закажем туда высокие цветы в кашпо.

  • Вечером последнего дня застройки - кабель-менеджмент - пройтись по всей площадке и убедиться, что все провода натянуты и аккуратно спрятаны. Нигде ничего не висит, и никто не споткнется. Если такие места есть - отметить на схеме и передать информацию ТДК и ИМ.

  • Любая другая задача, о которой можем попросить ИМ, 2ИМ и ТДК.

Чек графика монтажа и сценария всей конференции → необходимо обсудить с ИМ, 2ИМ и ТДК, что делать, если график едет. Например:

  • Каждый час-полтора проходить по всей площадке и сверять готовность зон - стоит ли экран, сделана ли разметка, натянуты ли задники сцен, устанавливается ли регистрация, выставлены ли столы для кейтеринга - то есть всё что указано в графике монтажа и в общем сценарии всей конференции.

  • Узнавать у основных подрядчиков (декор и техническое оборудование), на сколько сдвигается график.

  • За 30 минут до изменений сигнализировать все возможные изменения в слак в канал “штаб конференции” и тегать ИМ, 2ИМ и ТДК.

  • Прозванивать подрядчиков - будут ли они вовремя или задерживаются? Есть ли какие-то проблемы/пробки на разгрузке, на грузовом лифте?


В дни конференции

  • Оба для утром - встретить скорую/пожарный наряд и проводить на площадку (оба дня утром).

  • Оба для утром - проверить все плазмы на площадке - везде “наша” информация, нет выключенных плазм. Если есть - сразу сообщить ТДК.

  • Зарядить телефон/ноутбук ИМ, 2ИМ и ТДК, всегда быть с пауэрбанком и всеми проводами.

  • Напомнить кому-то позвонить/ написать/ связаться с кем-то → Ставить себе напоминалки.

  • Заказать цветы, если у кого-то из команды день рождения.

  • Любая другая задача, о которой можем попросить ИМ, 2ИМ и ТДК.

Позаботиться, пожалуйста, о ИМ, 2ИМ и ТДК (smile)
Попил(а) ли кофе или воду, а поел(а) ли?
Если нет, то добыть и принести чашечку кофе/бутылочку воды/энергетик для ТДК, можно попросить у кейтеринга немного еды в ланч-боксе с приборами или просто напоминать заказать себе еду/ сходить на обед.

  • No labels

0 Comments

You are not logged in. Any changes you make will be marked as anonymous. You may want to Log In if you already have an account.