Инструкция по роли

Чьи поручения мы выполняем, к кому можем обратиться?

• Все вопросы решаем через REG MAIN — главного по зоне регистрации. Первоначально всегда обращаемся к нему!

• В зоне регистрации обычно находятся представитель Онтико и технический специалист.

  • Вопросы, связанные с работой компьютера, базы данных, с печатью бейджей --решать с техническим специалистом.

  • Вопросы, связанные с отсутствием гостя/ каких-либо данных по нему в базе, решайте с представителем Онтико на регистрации.

Время работы, локация:

• Инструктаж по зоне: после общего инструктажа. Готовим бейджи - зацепляем к ним ленты, печатаем бейджи для подрядчиков и гостей. Проверяем преднапечатанные бейджи по списку. Недостающие - печатаем.

• Дни конференции: начало - за 2 часа до начала конференции. Конец - плюс один час после окончания конференции. Примерно с 8:00 до 19:00.

• Может быть 1-2 стойки регистрации: общая и отдельная для докладчиков, членов Программного комитета и партнёров. Если гость подошел не к своей стойке, печатаем бейдж, не отсылаем к другой стойке.

• Компьютеры со специальной базой будут предоставлены. Вы работаете за ними.

НОВАЯ ВВОДНАЯ ПО КОВИДУ

На предстоящих конференциях механика выдачи бейджей следующая.

1. Просим показать QR-код о вакцинации или ПЦР-тестировании в приложениях мос.ру/гос.услуги/стоп.ковид/путешествую без Covid (для иностранцев)
   QR-коды, ведущие на медицинские лаборатории, не действительны, они не принимаются.

   Если QR-кода нет, отправляем на срочное ПЦР-тестирование (!!не экспресс!!). Предупреждаем участника, что, пока он ожидает результаты, ему будет предоставлен бесплатный доступ к онлайн-трансляции.

   1. Просим показать билет и паспорт.

   2. Предоставляем информацию о ближайших лабораториях.

   3. Передаем эту информацию штабному, описываем ситуацию, даем данные участника и просим открыть доступ к онлайн-трансляции.

   Если QR-код действителен, просим показать паспорт, сверяем информацию в паспорте с данными QR-кода

   1. Просим показать билет и паспорт.

   2. Отмечаем в базе и выдаем бейдж.

Просим показать QR-код о вакцинации или ПЦР-тестировании в приложениях гос.услуги/стоп.ковид/путешествую без Covid (для иностранцев)
QR-коды, ведущие на медицинские лаборатории, не действительны, они не принимаются.

1. Если QR-кода нет, отправляем на срочное ПЦР-тестирование (!!не экспресс!!). Предупреждаем участника, что, пока он ожидает результаты, ему будет предоставлен бесплатный доступ к онлайн-трансляции.

   1. Просим показать билет и паспорт.

   2. Предоставляем информацию о ближайших лабораториях.

   3. Передаем эту информацию штабному, описываем ситуацию, даем данные участника и просим открыть доступ к онлайн-трансляции.

   Если QR-код действителен, просим показать паспорт, сверяем информацию в паспорте с данными QR-кода

   1. Просим показать билет и паспорт.

   2. Отмечаем в базе и выдаем бейдж.

Стандартные алгоритмы:

1. Приветствуем гостя всегда с улыбкой. Под маской ее не видно, но она считывается

2. Просим паспорт или другой документ с фото, удостоверяющий личность. Если нет паспорта, просим показать любой другой документ, подтверждающий личность или любую соцсеть на телефоне.

3. Вбиваем в поиск по базе: фамилию на русском или латинице (оба варианта попробовать) или номер билета, если дали билет.

4. Когда мы нашли фамилию в базе, нажимаем на кнопку «печать».

5. Берем бейдж и ленту нужного цвета. Цвета и тип бейджа указан в базе в строке участника. НА ОБУЧЕНИИ ВАМ ЗАРАНЕЕ СКАЖУТ КЛАССИФИКАЦИЮ ПО ЦВЕТАМ.

6. Клеим наклейку с именем с двух сторон бейджа.

7. Проверяем, что в бейдже есть талоны на питание. Если нет - выдать. На каждый день конференции должен быть 1 талон.
   Не выдаем талоны организаторам, спикерам и членам ПК (синие и черные ленты)

8. В РАМКАХ ПРОФИЛАКТИКИ КОРОНАВИРУСНОЙ ИНФЕКЦИИ мы обязаны выдавать гостю комплект индивидуальной защиты. Комплект масок, антисептик, и перчатки всегда должны быть в достатке и в открытом доступе для участников. Все это необходимо подготовить себе на стойке заранее. Просим надеть маску.

9. Отдаем бейдж. Говорим, где можно взять раздаточный материал (это уточнить у штабного). А также что карта территории и расписание докладов находятся внутри бейджа.

10. Сзади бейджа есть кармашек для визиток. Если участник заказывал свои визитки, он может забрать их на столе с мерчем.

Нештатные ситуации

Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

• МЫ НЕ ПРОПУСКАЕМ ЧЕЛОВЕКА БЕЗ БЕЙДЖА. Если мы видим, что участник проходит без бейджа или ходит на территории без бейджа, мы вежливо просим его надеть бейдж. 

• На стойке регистрации всегда кто-то должен быть: следим за техникой и за бейджами: новыми и испорченными.

• Если бейдж отсутствует – направляем на стойку регистрации. Просим помощи штабного, если человек сопротивляется. Исключение: разрешение от кого-то из Онтико.

• Если к вам подходит гость, сообщая, что его ФИО/ название компании/ должность неверно указаны в бейдже: попросить документ, перепечатать наклейку.
  Для этого находим гостя в базе и дважды щелкаем на его имя. Высветится окно, в котором можно изменить данные. После внесения изменений нажимаем кнопку «Сохранить» и снова печатаем наклейку. Старый бейдж гостя выбрасываем, ленту сохраняем, откладывая в общую коробку с лентами. Или используем этот же бейдж, если их осталось мало.

• Закончились ленты конференции - используем универсальные (запасные, не относящиеся к конференции) ленты “Онтико” и  заранее уведомляем  штабного о том, что ленты нужного типа заканчиваются.

• Основное время работы регистрации с открытия мероприятия (обычно 8:00) до 12:00, так как поток гостей в это время особенно большой.

• После основного (пика) времени работы мы становимся не только регистраторами, но и общими помощниками. На нас лежит не только обязанность регистратора, но и любая другая задача, которая поступит от Штабного. Это может быть помощь в зоне выставки, в зале или небольшая помощь на логистике.

• мы НЕ ВЫДАЁМ ТАЛОНЫ на питание организаторам, спикерам, членам ПК (синие и черные ленты)

Изучить расписание докладов и митапов и понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала и тд.; расписание трансферов (если подразумеваются, спросить у Штабного); схему пространства

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 

Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

• анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

• лично менеджеру конференции