Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы
Инструкция по роли
Чьи поручения мы выполняем, к кому можем обратиться?
Все вопросы решаем через REG MAIN — главного по зоне регистрации. Первоначально всегда обращаемся к нему!
В зоне регистрации обычно находятся представитель Онтико и технический специалист.
Вопросы, связанные с работой компьютера, базы данных, с печатью бейджей --решать с техническим специалистом.
Вопросы, связанные с отсутствием гостя/ каких-либо данных по нему в базе, решайте с представителем Онтико на регистрации.
Время работы, локация:
Инструктаж по зоне: после общего инструктажа. Готовим бейджи - зацепляем к ним ленты, печатаем бейджи для подрядчиков и гостей. Проверяем преднапечатанные бейджи по списку. Недостающие - печатаем.
Дни конференции: с 8:00 до 19:00.
Может быть 1-2 стойки регистрации: общая и отдельная для докладчиков, членов Программного комитета и партнёров. Если гость подошел не к своей стойке, печатаем бейдж, не отсылаем к другой стойке.
Компьютеры со специальной базой будут предоставлены. Вы работаете за ними.
НОВАЯ ВВОДНАЯ ПО КОВИДУ
На предстоящих конференциях механика выдачи бейджей следующая.
Если мероприятие Covid-FREE в Москве
Просим показать QR-код о вакцинации или ПЦР-тестировании в приложениях мос.ру/гос.услуги/стоп.ковид/путешествую без Covid (для иностранцев)
QR-коды, ведущие на медицинские лаборатории, не действительны, они не принимаются.
Если QR-кода нет, отправляем на срочное ПЦР-тестирование (!!не экспресс!!). Предупреждаем участника, что, пока он ожидает результаты, ему будет предоставлен бесплатный доступ к онлайн-трансляции.Просим показать билет и паспорт.
Предоставляем информацию о ближайших лабораториях.
Передаем эту информацию штабному, описываем ситуацию, даем данные участника и просим открыть доступ к онлайн-трансляции.
Если QR-код действителен, просим показать паспорт, сверяем информацию в паспорте с данными QR-кодаПросим показать билет и паспорт.
Отмечаем в базе и выдаем бейдж.
Если мероприятие Covid-FREE не в Москве:
Просим показать QR-код о вакцинации или ПЦР-тестировании в приложениях гос.услуги/стоп.ковид/путешествую без Covid (для иностранцев)
QR-коды, ведущие на медицинские лаборатории, не действительны, они не принимаются.
- Если QR-кода нет, отправляем на срочное ПЦР-тестирование (!!не экспресс!!). Предупреждаем участника, что, пока он ожидает результаты, ему будет предоставлен бесплатный доступ к онлайн-трансляции.
Просим показать билет и паспорт.
Предоставляем информацию о ближайших лабораториях.
Передаем эту информацию штабному, описываем ситуацию, даем данные участника и просим открыть доступ к онлайн-трансляции.
Если QR-код действителен, просим показать паспорт, сверяем информацию в паспорте с данными QR-кодаПросим показать билет и паспорт.
Отмечаем в базе и выдаем бейдж.
Если мероприятие не Covid-FREE, могут быть также 2 ситуации
1 ситуация.
Просим показать QR-код о вакцинации или ПЦР-тестировании, который ведет на мос.ру/гос.услуги/стоп.ковид/путешествую без Covid (для иностранцев)/мед. организацию.
Если QR-код действителен, просим показать паспорт, сверяем информацию в паспорте с данными QR-кода.
Просим показать назвать фамилию и показать билет.
Отмечаем в базе и выдаем бейдж.
2 ситуация.
В случае, если у участника нет QR-кода, он может пройти экспресс ПЦР-тест на площадке. В зависимости от результата, участнику выдается браслет. Если тест отрицательный - браслет выдается. Если положительный - браслет не выдается.
Если у участника есть браслет
просим показать паспорт и показать билет.
Отмечаем в базе и выдаем бейдж.
2. Если у участника нет браслета
Просим показать QR-код о вакцинации или ПЦР-тестировании, который ведет на мос.ру/гос.услуги/стоп.ковид/путешествую без Covid (для иностранцев)/мед. организацию.
Если QR-кода нет, отправляем на экспресс ПЦР-тест, который организован на площадке (нужно уточнить у своего штабного, где именно проводится экспресс-тестирование).
Объясняем, что, после его прохождения, участник может вернуться на регистрацию за бейджем.
Если участник вернулся вновь без браслета, это означает, что у него положительный результат.
Просим показать билет и паспорт.
Предупреждаем, что ему будет предоставлен бесплатный доступ к онлайн-трансляции. И отправляем домой.
Передаем эту информацию штабному, описываем ситуацию, даем данные участника и просим открыть доступ к онлайн-трансляции.
Стандартные алгоритмы:
Приветствуем гостя всегда с улыбкой. Под маской ее не видно, но она считывается
Просим паспорт или другой документ с фото, удостоверяющий личность. Если нет паспорта, просим показать любой другой документ, подтверждающий личность или любую соцсеть на телефоне.
Вбиваем в поиск по базе: фамилию на русском или латинице (оба варианта попробовать) или номер билета, если дали билет.
Когда мы нашли фамилию в базе, нажимаем на кнопку «печать».
Берем бейдж и ленту нужного цвета. Цвета и тип бейджа указан в базе в строке участника. НА ОБУЧЕНИИ ВАМ ЗАРАНЕЕ СКАЖУТ КЛАССИФИКАЦИЮ ПО ЦВЕТАМ.
Клеим наклейку с именем с двух сторон бейджа.
Проверяем, что в бейдже есть талоны на питание. Если нет - выдать. На каждый день конференции должен быть 1 талон.
Не выдаем талоны организаторам, спикерам и членам ПК (синие и черные ленты)В РАМКАХ ПРОФИЛАКТИКИ КОРОНАВИРУСНОЙ ИНФЕКЦИИ мы обязаны выдавать гостю комплект индивидуальной защиты. Комплект масок, антисептик, и перчатки всегда должны быть в достатке и в открытом доступе для участников. Все это необходимо подготовить себе на стойке заранее. Просим надеть маску.
Отдаем бейдж. Говорим, где можно взять раздаточный материал (это уточнить у штабного). А также что карта территории и расписание докладов находятся внутри бейджа.
Сзади бейджа есть кармашек для визиток. Если участник заказывал свои визитки, он может забрать их на столе с мерчем.
Нештатные ситуации
Если не нашли фамилию? Вбиваем фамилию на латинице. Если это не помогает, пытаемся найти его по названию компании. Если человека так и не удалось найти в базе, просим его подойти к стойке решения вопросов (к представителю Онтико).
Гость вызывает подозрение, что он не наша аудитория? Пенсионер с большой сумкой для сбора стаффа, или пенсионер в пиджаке (обычно они так одеваются). Представитель прессы… Если паспорт показывает, а билета нет – перенаправляем к представителю Онтико или вызываем менеджера Онтико.
Если гость говорит, что ему разрешено пройти без бейджа – сообщаем штабному, чтобы тот передал менеджеру конференции.
Обработка ситуаций, дополнительные сведения:
МЫ НЕ ПРОПУСКАЕМ ЧЕЛОВЕКА БЕЗ БЕЙДЖА. Если мы видим, что участник проходит без бейджа или ходит на территории без бейджа, мы вежливо просим его надеть бейдж.
На стойке регистрации всегда кто-то должен быть: следим за техникой и за бейджами: новыми и испорченными.
Если бейдж отсутствует – направляем на стойку регистрации. Просим помощи штабного, если человек сопротивляется. Исключение: разрешение от кого-то из Онтико.
Если к вам подходит гость, сообщая, что его ФИО/ название компании/ должность неверно указаны в бейдже: попросить документ, перепечатать наклейку.
Для этого находим гостя в базе и дважды щелкаем на его имя. Высветится окно, в котором можно изменить данные. После внесения изменений нажимаем кнопку «Сохранить» и снова печатаем наклейку. Старый бейдж гостя выбрасываем, ленту сохраняем, откладывая в общую коробку с лентами. Или используем этот же бейдж, если их осталось мало.Закончились ленты конференции - используем универсальные (запасные, не относящиеся к конференции) ленты “Онтико” и заранее уведомляем штабного о том, что ленты нужного типа заканчиваются.
Основное время работы регистрации с открытия мероприятия (обычно 8:00) до 12:00, так как поток гостей в это время особенно большой.
После основного (пика) времени работы мы становимся не только регистраторами, но и общими помощниками. На нас лежит не только обязанность регистратора, но и любая другая задача, которая поступит от Штабного. Это может быть помощь в зоне выставки, в зале или небольшая помощь на логистике.
мы НЕ ВЫДАЁМ ТАЛОНЫ на питание организаторам, спикерам, членам ПК (синие и черные ленты)
ВАЖНО: бейджи спикеров уже заранее подготовлены. Когда мы отдаём спикеру бейдж, мы должны все равно нажать кнопку «распечатать», чтобы в системе отображалось, что спикер пришёл. При этом распечатанные наклейки мы не используем!!
Изучить расписание докладов и митапов и понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала и тд.; расписание трансферов (если подразумеваются, спросить у Штабного); схему пространства
Обратная связь, нарушения:
Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса.
Вы можете сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов:
анонимно в форме обратной связи (
лично менеджеру конференции от Онтико
0 Comments