Для чего нужна эта роль? Цель роли
Вам необходимо обеспечить комфортное и уютное пребывание как гостей, так и спикеров конференции, помогать оперативно решать внештатные ситуации. Цель: следить, чтобы в зале все работало, было комфортно и оперативно реагировать на нештатные ситуации
Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?
На крупных конференциях (HighLoad++, РИТ++ и др.) ваш руководитель - Главный по залам (ЗАЛ MAIN). При этом задачи могут также приходить от представителей ОНТИКО или Штабного (STAFF). В случае противоречивых требований, обратитесь к ЗАЛ MAIN. Любой возникающий вопрос вы сначала должны задать ЗАЛ MAIN.
На других конференциях (если нет ответственного за зону выставки) вы выполняете поручения Штабного (STAFF). В случае возникновения каких-то проблем вы можете обратиться к представителю Онтико - организатору. Также вы находитесь в телеграм-чате, где можете задать свой вопрос или описать какую-либо известную вам проблему.
Время работы:
День обучения: с 14:00 до окончания работ.
Дни конференции: с 8:00 до 20:00
Локация:
Залы
Стандартные алгоритмы:
Изучить схему пространства, расписание докладов, расписание трансферов (если подразумеваются, спросить у Штабного)
В каждом зале есть главный помощник и 1-2 дополнительных в зависимости от размера.
День обучения:
Прийти в свой зал вовремя, изучить пространство
Дальнейшая инструкция совпадает с инструкцией для Main Залов, с ней вы можете ознакомиться выше.
Дни конференции:
Убедиться, что ваш зал полностью готов к началу конференции (проверить наличие всего необходимого из прошлого пункта).
Проверить, что вся техника (микрофоны, экраны, дублеры, таймер и пр.) работают исправно.
Познакомиться с модератором (ведущим зала), обговорить дальнейшую работу, взять номер телефона. Обговорить какие знаки будете использовать когда появится онлайн вопрос.
Подготовка спикера к выступлению:
Открыть презентацию докладчика и попросить его проверить последнюю версию, в случае необходимости, обновить презентацию до последней версии (скачать презентацию докладчика на флешку и отнести в штаб, попросить загрузить в Dropbox последнюю версию)
Уточнить, сколько по времени длиться его доклад. (у каждого спикера есть 35-40 минут на его презентацию и 10-15 минут на вопросы из зала, если он не укладывается в отведенное время, можно пожертвовать временем на вопросы). Сообщить о наличии часов на сцене, чтобы ему было удобнее следить за временем.
Предложить ему выбрать книгу за лучший вопрос из зала
Напомнить о наличии дискуссионной зоны, познакомить его с ответственным за нее, сразу после доклада сопроводить его.
Надеть гарнитуру на докладчика, подбодрить его, обновить воду для докладчика.
Обозначить свободу движений докладчика на сцене (уточнить у техников трансляции).
Во время доклада
Следить чтобы участники садились на расстоянии друг от друга, чтобы соблюдать дистанцию, если видите, что участники пришли одной компанией (вместе), рассаживать их не обязательно.
Написать в чат о начале и завершении доклада ( зал № начал/закончил)
Следите, чтобы в зале всегда было комфортно по температуре. Если в зале холодно/душно, нужно отписаться в чат супервайзеру.
Сразу после доклада начинаются вопросы, помощники разносят микрофоны по залу, следить за вопросами из гекаты(если они возникают, уведомить жестом модератора). Иногда модератор сам выбирает задающего, обговорить заранее.
Закончилось время - направляем всех в дискуссионную зону
После окончания доклада просим ВСЕХ участников выйти из зала на время профилактики!
После каждого докладчика дезинфицировать микрофоны и гарнитуру!
Готовим нового докладчика
Схема проведения доклада: на ваш выбор: доклад - наградили докладчика - вопросы/ доклад-вопросы-наградили докладчика.
После окончания всех докладов: проверить чистоту зала, потеряшки/оставшиеся подарки отнести в штаб, забрать кликер, планшет, зарядку и подставку под него и отнести все в штаб. Гарнитуру, микрофоны отдать техникам.
Обработка ситуаций, дополнительные сведения:
Проверить на площадке ли следующий спикер, если его нет за 15 минут до начала доклада в зале обратиться к ответственному за спикеров (в каждом чате зала он есть) или же связаться с ним по телефону (все списки номеров должны быть в зале).
В залах модерировать работу будет представитель программного комитета. Каждому из помощников нужно быть готовым заменить его. Если модератора из состава ПК нет в зале
Главный помощник:
Приветствует всех перед первым докладом: “Всем привет! Доброе утро зрителям трансляции! Мы начинаем первый (второй) день конференции (название конференции)
Объявляет старт следующего доклада. Лучше произносить только имя спикера.
Модерирует вопросы. Вопросы должны закончиться в 48 минут. Об этом надо сказать в микрофон: “К сожалению, наше время закончилось. Если у вас остались вопросы - докладчик будет доступен в дискуссионной зоне на выходе из зала”.
Благодарит спикера за выступление, вручает благодарность и подарок
В конце каждого дня прощается с аудиторией (включая зрителей трансляции).
Остальные помощники:
Внимание! У нас ведется трансляция, поэтому вопросы задаются строго в микрофон. Если задали вопрос без микрофона, то он обязательно повторяется в микрофон.
Следят за наличием масок (при необходимости выдают их) у участников
При необходимости просят участников надеть маски.
Нештатные ситуации:
Все технические вопросы, которые могут быть решены оперативно, решать с техниками в зале и сообщать о проблемах в общий чат организаторов. Другие вопросы решайте со Штабным. Если не получаете ответа, обратитесь к менеджеру конференции от Онтико.
Обратная связь, нарушения:
Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса.
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов:
анонимно в форме обратной связи (обрабатывает STAFF)
лично STAFF
лично менеджеру конференции от Онтико
0 Comments