В статье описаны этапы совместной работы с партнёрами в рамках подготовки AiConf 2024.

Здесь приведены ключевые даты и сроки, в которые важно передать нам информацию для того, чтобы в печать и продакшн вовремя ушли согласованные вами материалы и материалы с вашими логотипами.

На всех этапах подготовки и на площадке конференции с вами будут менеджеры партнёров Елизавета Карсакова (tg: @karsakovaev, тел. 8 (962) 626 95 82) и Елизавета Смирнова (tg: @csmirnova, тел. ). От них вы получите всю информацию о подготовке, напоминания о сроках и узнаете ответы на все интересующие вас вопросы.

Ключевая информация:

Даты: 26 и 27 сентября 2024 года.

Место проведения: Москва, Берсеневская наб., 6, стр. 3 (Digital october).

Сайт конференции: https://aiconf.ru/2024/
Все конференции: http://ontico.ru/

Время работы стендов 26 и 27 сентября:

• 26 сентября, с 8:30 до 22:00.

Представители партнёра должны быть на стенде строго с 8:30 и 20:00, но мы настоятельно рекомендуем оставлять работающий стенд до последнего гостя афтепати (это не произойдёт раньше 22:00).

• 27 сентября, с 9:00 до 20:00.

Представители партнёра должны быть на стенде строго с 9:00 и до последнего гостя, покидающего конференцию.

План подготовки к конференции:

1. Установочный созвон: обсуждаем подготовку, правила безопасности, ваше позиционирование, механики взаимодействия, удобную для вас частоту коммуникаций/напоминаний.

2. Работаем над материалами: для брошюры, для социальных сетей, для рассылок.

3. Ваш стенд: согласовываем визуал, обсуждаем детали, аккредитуем вашего застройщика.

4. Составляем график ваших активностей на конференции: бронируем слоты на демо-сцене, выбираем время для съемки с фотографом, решаем когда записывать видео-кружочки (в том случае, если вы выбрали их, а не посты).

5. Подготовка к заезду: планируем как и когда завозится мерч, когда лучше приезжать, обсуждаем что точно нужно знать стендистам.

6. Монтаж и заезд: ваш мерч заезжает на склад партнёров, застройщик приступает к застройке стенда, Техническая дирекция Онтико при необходимости просит устранить несовершенства и принимает стенд у застройщика.

7. Конференция - 1 день: стендисты приезжают на площадку до начала регистрации участников и готовятся их встречать, взаимодействуют с участниками, реализуют активности и остаются на стенде до последнего гостя афтепати. Ваш success-менеджер и хелперы поддерживают вас и стендистов: помогают с коробками, с необходимыми мелочами, с решением возможных сложностей и т.д.

8. Конференция - 2 день: стендисты приезжают на площадку до начала регистрации участников, фотограф до начала регистрации участников снимает стенд пустым (в это время важно включить подсветку стенда, плазмы при наличии и разложить мерч), взаимодействуют с участниками и остаются на стенде до последнего гостя, покидающего конференцию.

9. Демонтаж: со склада вывозятся остатки мерча, застройщик демонтирует стенд.

10. Финальный отчёт: 4-6 недель после конференции готовим для вас отчётные материалы - итоговый файл с охватами ваших публикаций и рассылок, информацией об аудитории, отзывами и т.п.

Ключевые этапы, в которых важно соблюсти сроки:

Брошюра: 12 августа.

Маркетинг: 20 августа.

Визуал стенда: 22 августа.

Подробнее обо всех этапах

Информация будет размещена позже

Закрывающие документы и общие итоги

Подписанные оригиналы документов можно отдать нашему бухгалтеру в зоне “Информация и документы” непосредственно на конференции. Либо уже после мероприятия обменяться ими в штатном режиме.

После мероприятия мы направим вам отчёт о его проведении, папку с фотографиями с вашего стенда и форму обратной связи для любых отзывов и предложений.

Контакты

Мы на связи: в партнёрском Telegram-чате и через partners@ontico.ru.