Инструкция по роли

Чьи поручения мы выполняем, к кому можем обратиться?

• Все вопросы решаем через REG MAIN — главного по зоне регистрации. Первоначально всегда обращаемся к нему!

• В зоне регистрации обычно находятся представитель Онтико и технический специалист.

  • Вопросы, связанные с работой компьютера, базы данных, с печатью бейджей --решать с техническим специалистом.

  • Вопросы, связанные с отсутствием гостя/ каких-либо данных по нему в базе, решайте с представителем Онтико на регистрации.

Время работы, локация:

• Инструктаж по зоне: после общего инструктажа. В день инструктажа печатаем бейджи организаторов.

• Дни конференции: с 8:00 до 19:00.

• Может быть 1-2 стойки регистрации: общая и отдельная для докладчиков, членов Программного комитета и партнёров. Если гость подошел не к своей стойке, печатаем бейдж, не отсылаем к другой стойке.

• Компьютеры со специальной базой будут. Вы работаете за ними.

НОВАЯ ВВОДНАЯ ПО КОВИДУ:

На конференциях ПХП и Техлид выдача бейджей следующая:
У человека должен быть браслет (покажем какой на конференции)

Если браслет есть - бейдж выдаем, предварительно спрашиваем документ

Если браслета нет - спрашиваем: есть ли у вас сертификат о вакцине или свежий ПЦР тест

Вариант 1. Участник отвечает: у меня нет ПЦР/вакцины. Вы просите его пройти в шатер на улице для сдачи экспресс-теста. Говорите, что после получения отрицательного результата, участнику наденут браслет. С этим браслетом он может подходить за бейджем.

Если участник спрашивает: а еслми будет положительный результат, вы говорите: мы проведем контрольный тест и если будет опять положительный мы:

• вернем средства за билет;

• выдадим бесплатный доступ к онлайн-трансляции;

Вариант 2. Участник отвечает: у меня есть вакцина/ПЦР. Вы просите его показать QR-код и проверяете его. Если все ок, надеваете ему браслет и выдаете бейдж

Стандартные алгоритмы:

1. Приветствуем гостя. Всегда с улыбкой. Под маской ее не видно, но она считывается

2. Просим паспорт или другой документ с фото, удостоверяющий личность. Если нет паспорта, просим показать любую соцсеть на телефоне.

3. Вбиваем в поиск по базе: фамилию на русском или латинице (оба варианта попробовать) или номер билета, если дали билет.

4. Когда мы нашли фамилию в базе, нажимаем на кнопку «печать».

5. Берем бейдж и ленту нужного цвета. Цвета и тип бейджа указан в базе в строке участника. НА ОБУЧЕНИИ ВАМ ЗАРАНЕЕ СКАЖУТ КЛАССИФИКАЦИЮ ПО ЦВЕТАМ.

6. Клеим наклейку с именем с двух сторон бейджа.

7. Проверить, что в бейдже есть талоны на питание. Если нет - выдать. Не выдаем талоны организаторам и спикерам, членам ПК (синие и чертные ленты)

8. В РАМКАХ ПРОФИЛАКТИКИ КОРОНАВИРУСНОЙ ИНФЕКЦИИ мы обязаны выдавать гостю комплект индивидуальной защиты: брендированную маску, антисептик, перчатки и комплект из 10 стандартных масок. Все это необходимо подготовить себе на стойке заранее. Просим надеть маску.

9. Отдаем бейдж. Говорим, где можно взять раздаточный материал, а также что карта территории и расписание докладов находятся внутри бейджа.

Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

• МЫ НЕ ПРОПУСКАЕМ ЧЕЛОВЕКА БЕЗ БЕЙДЖА. Если мы видим, что участник проходит без бейджа или ходит на территории без бейджа, мы вежливо просим его надеть. 

• На стойке регистрации всегда кто-то должен быть: следим за техникой и за бейджами: новыми и испорченными.

• Если бейдж отсутствует – направляем на стойку регистрации. Просим помощи штабного, если человек сопротивляется. Исключение: разрешение от кого-то из Онтико.

• Если к вам подходит гость, сообщая, что его ФИО/ название компании/ должность неверно указаны в бейдже: попросить документ, перепечатать наклейку. Использовать этот же бейдж, если бейджей осталось мало. Для этого находим гостя в базе и дважды щелкаем на его имя. Высветится окно, в котором можно изменить данные. После внесения изменений нажимаем кнопку «Сохранить» и снова печатаем наклейку. Старый бейдж гостя выбрасываем, ленту сохраняем, откладывая в общую коробку с лентами.

• Закончились ленты конференции - используем универсальные (запасные, не относящиеся к конференции) ленты “Онтико” и  заранее уведомляем  штабного о том, что ленты нужного типа заканчиваются.

• Основное время работы регистрации с открытия мероприятия (обычно 8:00) до 12:00, так как поток гостей в это время особенно большой.

• После основного (пика) времени работы мы становимся не только регистраторами, но и общими помощниками. На нас лежит не только обязанность регистратора, но и любая другая задача, которая поступит от Штабного. Это может быть помощь в зоне выставки, в зале или небольшая помощь на логистике.

 ВАЖНО: бейджи спикеров уже заранее подготовлены. Когда мы отдаём спикеру бейдж, мы должны все равно нажать кнопку «распечатать», чтобы в системе отображалось, что спикер пришёл. При этом распечатанные наклейки мы не используем!!

• мы НЕ ВЫДАЁМ ТАЛОНЫ на питание организаторам, спикерам, членам ПК (синие и черные ленты)

Изучить расписание докладов и митапов и понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала и тд.; расписание трансферов (если подразумеваются, спросить у Штабного); схему пространства

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 

Вы можете сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

• анонимно в форме обратной связи (обрабатывает STAFF)

• лично STAFF

• лично менеджеру конференции от Онтико