Изучить инструкции по работе логистов

Изучить информацию о конференции, в т.ч. схему, расписание конференции

Поиск, подбор, брифинг хелперов-логистов, создать рабочий чат 

Выслать в чат файл-инструкцию по работе логистов

Проинформировать команду по всем интересующим их вопросам

Проинформировать команду о монтаже, времени и месте его проведения

Проконтролировать явку команды на монтаж вовремя

Сделать заказ покупок в комусе или на озоне (канцелярия) по заданию event-менеджера.

Провести инвентаризацию на складе и офисе, подготовить к вывозу инвентарь для предстоящей конференции.

Запросить у event-менеджера график монтажа-демонтажа с задачами для логистов. Для каждой конференции это свой график. Пример: Задачи для HelpTeam

Инвентаризация проводится сразу после конференции. Время и дата согласовываются с event-менеджером.

Все работы по складскому учету фиксируются в табличке: (что важно?)

Для того, чтобы попасть на склад в офис, необходимо оформить пропуски. Как правило, действует пропускной режим. Обязательно запросите формы документов для оформления пропусков и контакты лиц, с которыми их нужно согласовать/ которым нужно передать.

Для вывоза инвентаря со склада и офиса необходимо заказать грузовые машины. Обычно мы пользуемся услугами подрядчиков или яндекс такси. Прежде чем что-то заказывать уточните у event-менеджера, каким образом будет происходит заказ.

Перед конференцией необходимо провести повторную инвентаризацию и подготовить инвентарь/ реквизит для вывоза на площадку по списку. Список для каждой конференции свой, его необходимо запросить у event-менеджера. Пример: Список на вывоз. Если вы чего-то не нашли по списку, обязательно сообщите об этом event-менеджеру

Перед конференцией необходимо осуществить закупку необходимого инвентаря и реквизита по списку. Список для каждой конференции свой, его необходимо запросить у event-менеджера. Пример: Список покупок. Если вы чего-то не нашли по списку (нет в наличии), обязательно сообщите об этом event-менеджеру

Проконтролировать выполнение всего чек-листа, описанного в инструкции по работе логистовВыучить площадку наизусть, проконтролировать, что все логисты ее знают: вы должны знать все входы, выходы, зоны разгрузки-погрузки, залы, зону раздатки, все склады, все локации, в которых может быть припрятана мебель, зоны питания, мусорные контейнеры и т.д.

Изучить расписание: нужно знать когда открытие, закрытие, старт докладов, афтепати.

Дать на подпись помощникам хелперам т/б, Code of Conduct и инструкции

После демонтажа выдать бланки обратной связи, собрать и передать менеджеру конференции

При приеме оборудования необходимо вести лист-список, это поможет во время проведения, чтобы понять что есть, чего нет. Также это выручит по окончании конференции, когда всё отправляют в офис, чтобы в спешке ничего не забыть

При приеме сувенирной продукции проверить количество заказанных размеров с фактом поставки

Привезти подготовленный инвентарь/ реквизит / материалы со склада и офиса. Обязательно нужно свериться по списку (пример), что вы привезли ВСЕ НЕОБХОДИМОЕ. Обратите внимание, что нужно вернуть в офис, что на склад.

Принять все доставки и мебель по графику монтажа-демонтажа. Пример: Задачи для HelpTeam. Необходимо проверять количество и комплектность принимаемых доставок, для этого запросите необходимую информацию у event-менеджера. Это могут быть следующие доставки:

• воды, брендированной и небрендированной (в палетах). Воду необходимо разместить в технических помещениях кейтеринга, уточните у event-менеджера, где это.

• сувенирная продукция. Проверяйте комплектность по документам, которые вам передаст event-менеджер.

• полиграфическая продукция (блокноты, ручки, пакеты)

• стаканчики. Можете сразу передать кейтерингу, предварительно согласовав с event-менеджером.

Организовать склад партнеров (по запросу TeamLead Выставки). Инструкция, как сделать разметку на складе.

тратататататааттут я закончила

При приеме мебели, проконтролировать, что вся мебель приехала в соответствии со списком

Продумать пути логистики грузов до конференции (наличие дебаркадеров, паллетов, тележек компании, связь с работниками, предоставляющими площадку). В особенности на больших конференциях, когда много компаний подрядчиков, рабочий увозят наши тележки и не возвращают. Продумать пути логистики во время конференции. Здесь свои особенности. Запрещают возить телеги и прочее в местах скопления людей, поэтому перемещения грузов надо делать во время проведения докладов, грузы размещать максимально «тайно» и близко к местам, где они понадобятся

Регулировать время приезда грузов через помощника, отвечающего за партнеров

Проконтролировать сдачу фирменных поло

Выдать оплату

Проконтролировать выполнение всего чек-листа, описанного в инструкции по работе логистов

Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции

После демонтажа выдать бланки обратной связи, собрать и передать менеджеру конференции

При приеме оборудования необходимо вести лист-список, это поможет во время проведения, чтобы понять что есть, чего нет. Также это выручит по окончании конференции, когда всё отправляют в офис, чтобы в спешке ничего не забыть

При приеме сувенирной продукции проверить количество заказанных размеров с фактом поставки

При приеме мебели, проконтролировать, что вся мебель приехала в соответствии со списком

Продумать пути логистики грузов до конференции (наличие дебаркадеров, паллетов, тележек компании, связь с работниками, предоставляющими площадку). В особенности на больших конференциях, когда много компаний подрядчиков, рабочий увозят наши тележки и не возвращают. Продумать пути логистики во время конференции. Здесь свои особенности. Запрещают возить телеги и прочее в местах скопления людей, поэтому перемещения грузов надо делать во время проведения докладов, грузы размещать максимально «тайно» и близко к местам, где они понадобятся

Регулировать время приезда грузов через помощника, отвечающего за партнеров

Проконтролировать сдачу фирменных поло

Выдать оплату