За 3 недели до конференции:

• Пройти онлайн-инструктаж

• Изучить информацию о конференции, в т.ч. схему, расположение залов, зоны ретрансляции, обеды, расписание докладов, мастер-классов, перерывов.

• Задать вопросы Главам залов, если есть

В день обучения:

• Участие в общем оффлайн инструктаже

• Внимательно изучить площадку (пройтись ногами), ознакомиться с залами, в которых будете работать (обсуждение, повторение схемы работы), зонами ретрансляции;

• Подготовить залы (если монтажные работы не затянулись до позднего вечера, в таком случае этот пункт переносится на следующий день на утро):

  • Чек количества стульев в залах

  • Чек чистоты в залах

  • Заранее подготовить воду

  • Техника — кликер, планшет для сценария, маркеры.

  • Написание отчёта об окончания подготовки зала;

• Проверить презентации на 1 день конференции, подготовка отчета. Как проверять презентации, смотри в инструкции: ПРОЕКТ. IV. ЗАЛЫ MAIN | ПРОВЕРКА ПРЕЗЕНТАЦИЙ📌 :

• Убедиться, что у вас есть все выполнено по чек-листу: чек-лист ЛизыПодписать помощникам т/б, Code of Conduct л

• Научиться включать и выключать микрофон (если техники на месте).

• Выполнять задачи, которые ставит главный хелпер по подготовке зала.Научиться включать и выключать микрофон (если техники на месте).

• Познакомиться с техиками техниками в зале, обменяться с ними контактами (если техники на месте)

• Подписать т/б, Code of Conduct и инструкции

В дни конференции:

Выполнять задачи от Главного по залу!

Утром до старта конференции:

• Проверка готовности зала

  • стулья в нужном количестве

  • зал чистый

  • микрофоны в нужном количестве (согласно техническому сценарию), все работает

  • кликер работает

  • таймер включен на экране

  • суфлер включен, работает

  • вода выставлена на столы

  • раздатка (если есть) выложена (МК Вирна Ш.)

  • сценарии распечатаны

  • проверить подарки

• Утренний чек презентаций

• Распределить подарки докладчикам и за вопросы по залам

• Познакомиться с ведущим зала, обменяться контактами. Обсудить взаимодействие на конференции — как работать на сессии вопрос-ответ, кто дарит подарки — ведущий или хелпер, когда дарим подарки (советуем после Q&A cессии), условные знаки — светить фонариком, писать в сообщениях, сигнализировать о тайминге.

• Следить за тем участником, чей вопрос выбрали лучшим

• Проверьте себя по чек-листу

Перед докладом

Брифует Главный по залу или контролирует работу хелпера!

• Спикер должен прийти первый раз в зал, поздороваться – не менее, чем за 20 минут до доклада (к началу перерыва).

• Если спикер не пришел к этому времени, написать ему в тг / смс (контакты в табличке). Если нет реакции докладчика, подключать программного менеджера к коммуникации. Контакты для связи в общей таблице со всеми контактами.

• Если у спикера отмечено какое-то особенное примечание к его выступлению (см. технический сценарий — свой ноутбук, кликер, переходник нужен и пр.) то необходимо, чтобы он пришёл в свой зал пораньше, обычно, к началу перерыва перед его докладом - с этой просьбой можно обратиться к координатору спикеров.

• Обычно все докладчики приходят к началу перерыва, чекают свою презентацию и оборудование, подключают свои ноутбуки (при необходимости), а после идут пить чай/в туалет и за 5-7 до начала своего доклада возвращаются,техники им надевают петличку и они готовятся к выходу на сцену (обычно стоят рядом или сидят в первом ряду)

• За 15 минут до своего доклада спикер должен быть в зале.

• Проверьте себя по чек-листу

Во время доклада

• Следить, чтобы участники не собирались в кучи, рассаживать их по местам в зале, если они имеются

• Написать в чат о начале и завершении доклада (зал № начал/закончил).

• Следите, чтобы в зале всегда была комфортная температура. Если нет - пишем в чат зала супервайзеру.Когда докладчику дарим подарки? Сразу в чат отправляет фотографию, как вручен подарок

• Сразу после доклада начинаются вопросы, помощники разносят микрофоны по залу.

• Микрофоны для вопросов отдавать по очереди, перед тем, как отдавать их участникам обязательно протирать их дезинфицирующими средствами

• Призы за лучшие вопросы вручаются сразу как определится победитель.

• Главному хелперу: Закончилось время, но остались вопросы - направляем ВСЕХ из зала в дискуссионную зону. Время: 2 минуты на то, чтобы спикер дошел до цифровых кулуаров!

• Проверьте себя по чек-листу

После доклада

• Следить за таймингами; после сессии-вопрос у спикера снять петличку (снимают техники); отвести в дискуссионную зону спикера.

• Готовим нового докладчика

• Фотоотчет подарков спикеров и за лучшие вопросы

• Отправить статусы о наполняемости по окончании доклада

• Подготовить зал к следующему докладу(смотрим

• Проверьте себя по чек-лист готовности зала)листу

После окончания всех докладов каждого дня

• Проверить чистоту зала, все потеряшки и оставшийся реквизит, уведомить тимлида. Гарнитуру, микрофоны отдать техникам.

• Проверить презентации на следующий день, подготовить отчеты.

• Проверьте себя по чек-листу

Брифинг докладчика ОБЯЗАТЕЛЕН:

1. Не менее чем за 15 минут докладчик уже должен быть в зале

2. С докладчиком необходимо познакомиться и забрифовать его. Если он отказывается, вежливо настоять — это не займет у вас много времени.

3. Открыть презентацию докладчика и попросить его проверить последнюю версию. Если версия неактуальная, нужно сообщить программному менеджеру.

4. Уточнить, сколько длится доклад (у каждого спикера есть 35-40 минут на презентацию и 10-15 минут на вопросы из зала, если он не укладывается в отведенное время, можно пожертвовать временем на вопросы). Сообщить о наличии таймера на сцене, чтобы следить за временем.

5. Предложить ему выбрать книгу Сообщить, что есть подарок за лучший вопрос (книга/матрешка. подарки от генерального партнера др) из зала.

6. Рассказать о дискуссионной зоне, сразу после Q&A сессии — сопроводить при необходимости.

7. Проконтролирать, что за 5-7 минут гарнитура надета и докладчик готов выступать, подбодрить и обновить воду на тумбе спикера.

8. Обозначить границы перемещения по сцене (это уточнить у техников в зале).

9. С ведущим нужно Уточнить у спикера, нужно ли ему сигнализировать из зала и когда, о том что ваши 40 минут подходят к концу.

Брифинг для заучивания:

«Здравствуйте, меня зовут Лиза, и я должна вас пробрифовать. Вы выступаете через 15 минут, мы сейчас с вами проверим презентацию, ее актуальность. (Идете проверять презу на дублересуфлере). Отлично, презентация актуальная. Во время сессии вопросов и ответов нужно выбрать 1* лучший вопрос, за него вот такой у нас подарок/или подарки(показать его и назвать). Также на тумбе стоит водичка, блокнот и ручка* (показать), для вас.
У вас будет 40 минут на выступление и 10 минут на сессию вопрос-ответ. * За 5-7 минут до начала вашего доклада мы наденем гарнитуру/микрофон и с ведущим вы можете обсудить выход на сцену. Если у вас есть вопросы, можете их задать! (Улыбаемся!). сейчас Сейчас придет ведущий, он вас будет объявлять, после этого вы выходите на сцену. На сцене вы можете перемещаться вот здесь (и прям пройти ногами по сцене, показать).
*ЕСЛИ ВДРУГ СПИКЕР ЗАХОЧЕТ….стаканчик для воды, теплую воду, чай или что-то такое – ЭТО НАДО СДЕЛАТЬ.Если спикер волнуется, то поговорите с ним, но не навязывайтесь. «Хорошая погода,да? Ой, у вас очень классная футболка! Интересная тема доклада!..»

Хелпер на вход:

• Встаём на вход у двери, сбоку, не загораживая проход, улыбаемся, здороваемся, проверяем наличие бейджей участников, следим в целом за происходящим вокруг.

• Если бейджа нет, вежливо просим пройти на регистрацию или провожаем, для оформления

• Мы не можем закрывать двери в зал во время доклада (для доступности участникам и для проветривания)

• Закрываем, если рядом с залом активность на выставке, чтобы не было шумно, ставим хелпера снаружи.

• Для МК закрываем дверь (Вирна Ш. иногда просит не закрывать дверь)

Хелпер на микрофон:

• До начала старта докладов:

  • Обсудить с главой схему работы в зале;

  • познакомиться с техниками, обсудить взаимодействие, узнать как включать выключать микрофон

  • проверить работоспособность микрофонов и петличек;

  • знать их количество

• Во время Q&A сессии

  • Заранее и вовремя брать микрофоны у техников для сессии вопрос-ответ или других активностей;

  • Быть внимательным и быстро реагировать на слова ведущих, смотреть на поднятые руки;

  • Перед тем как отдать человеку микрофон проводим мини-инструкцию - " Микрофон уже включён, ничего нажимать не нужно, и держите микрофон у рта, иначе вас будет не слышно" - хелпер показывает как надо. Дальше ждём пока человек задаст вопрос, следим за положением микрофона (чтобы звук шёл в эфир), отходим на 3 шага назад, чтобы не попадать в камеру; после задавания вопроса забираем микрофон (но стоим рядом, если человек захочет дозадать вопросы).

  • Если задали вопрос без микрофона, то он обязательно повторяется в микрофон, иначе вопрос в трансляции не прозвучит.

  • Микрофон передавать нужно максимально быстро! Бегать!