Versions Compared

Version Old Version 22 New Version Current
Changes made by

Regina Semakina

Regina Semakina

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Инструкция по роли

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Info

Твой главный - Менеджер конференции - Регина Семакина, 8 900 345 53 05, https://t.me/regina_semakina
Если не знаешь ответ на вопрос, звони ей!

Текстовый канал коммуникации: канал “Штаб конференции” в Slack, чат “HelpTeam ОНТИКО”

Для чего нужна эта роль? Цель роли

Ответственный за логистику отвечает за то, чтобы работы по монтажу/демонтажу, лежащие на HelpTeam, был выполнены своевременно, а также за то, чтобы все зоны были обеспечены всем необходимым (в частности – раздатка).  Обеспечение комплексной подготовки к мероприятию и бесперебойное проведение конференции, включая снабжение всем необходимым инвентарем, эффективно координируя работу логистов.

Задачи:

  1. Поиск, подбор, брифинг и контроль работы хелперов

  2. Инвентаризация склада и офиса, подготовка и сбор инвентаря для предстоящей конференции

  3. Закупка реквизита для организации конференции, до конференции и в дни монтажа и самого мероприятия (по запросу)

  4. Заказ машин и пропусков на склад и офис

  5. Задачи по погрузке, разгрузке, ввозу и вывозу инвентаря на площадку и обратно на склад и офис

  6. Организация склада ОНТИКО на площадке и склада партнеров (по запросу TeamLead Выставки)

  7. Задачи по приему, разгрузке, перемещению мерча партнеров (по запросу TeamLead Выставки)

  8. Прием доставок (полиграфия, вода, стаканчики, мерч ОНТИКО, матрешки, коробки и др), разгрузка, организация доставок на складе ОНТИКО

  9. Упаковка матрешек в коробки (если имеются)

  10. Разгрузо-погрузочные работы по мебели, логистика мебели по площадке

  11. Подготовка пулдаунов и флагов, подготовка и установка на площадке табличек навигации

  12. Организация коммутации в штабе, спикерской и партнерской, кабельменеджмент

  13. Обеспечение водой залы, раздаткой зону раздатки (по запросу TeamLead Выставки и TeamLead регистрации)

  14. Пересетапы на мастер-классы, оперативное перемещение и расстановка мебели

  15. Отправление подарков спикерам

  16. Подготовка инвентаря для вывоза с площадки (не забыть пересчитать пиво)

  17. Выполнение поручений event-менеджеров.

Кем руководит:

Время работы, локация:

  • Время работы

    • До монтажа: онлайн-инструктаж, инвентаризация на складе, за 3-4 недели до монтажа

    • Дни монтажа: с 09:00 до окончания работ (расписание может отличаться, уточните у event-менеджера)

    • День конференции: с 07:30 до окончания работ (расписание может отличаться, уточните у event-менеджера)

    • Демонтаж: до полного демонтажа и вывоза всего инвентаря на склад

  • Локация:

    • Склад

    • Площадка

    • У логистов нет конкретной локации, он должен быть везде. Если никаких задач не поступает, необходимо направить логистов в штаб ожидать задач там, а также написать в телеграм-чат о том, что логисты свободны и готовы — на склад всегда находится ответственный за склад

    • Площадка — логисты не привязаны к конкретной локации и должны оперативно реагировать на поступающие запросы. При отсутствии заданий логисты должны находиться в штабе в режиме ожидания и сообщать о своей готовности принять какое-либо поручение.

Info

Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

Table of Contents

Стандартные алгоритмы, чек-лист:

Стандартные алгоритмы:

Info
За 2 недели до

До конференции:

  • Внимательно изучить инструкцию Изучить инструкции по работе логистов

  • Изучить расписание докладов и митапов и понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала и тд.; расписание трансферов (если подразумеваются, спросить у менеджера конференции); схему пространства

  • Произвести поиск кандидатов в команду логистов

  • Создать информацию о конференции, в т.ч. схему, расписание конференции

  • Поиск, подбор, брифинг хелперов-логистов, создать рабочий чат 

  • Выслать в чат файл-инструкцию по работе логистов

  • Проинформировать команду по всем интересующим их вопросам

  • Проинформировать команду о монтаже, времени и месте его проведения

  • Проконтролировать явку команды на монтаж вовремя

  • Сделать заказ покупок в коммуне комусе или на озоне (канцелярия) совместно с менеджером

  • Съездить на склад и в офис и собрать вещи по списку, что необходимо в дни конференции

  • по заданию event-менеджера.

  • Провести инвентаризацию на складе и офисе, подготовить к вывозу инвентарь для предстоящей конференции.

  • Запросить у event-менеджера график монтажа-демонтажа с задачами для логистов. Для каждой конференции это свой график. Пример: Задачи для HelpTeam

Panel
panelIconIdatlassian-warning
panelIcon:warning:
bgColor#FFBDAD

Инвентаризация и закупка в комусе 📌 :

  • Инвентаризация проводится сразу после конференции. Время и дата согласовываются с event-менеджером.

  • Все работы по складскому учету фиксируются в табличке: (что важно?)

  • Для того, чтобы попасть на склад в офис, необходимо оформить пропуски. Как правило, действует пропускной режим. Обязательно запросите формы документов для оформления пропусков и контакты лиц, с которыми их нужно согласовать/ которым нужно передать.

  • Для вывоза инвентаря со склада и офиса необходимо заказать грузовые машины. Обычно мы пользуемся услугами подрядчиков или яндекс такси. Прежде чем что-то заказывать уточните у event-менеджера, каким образом будет происходит заказ.

  • Перед конференцией необходимо провести повторную инвентаризацию и подготовить инвентарь/ реквизит для вывоза на площадку по списку. Список для каждой конференции свой, его необходимо запросить у event-менеджера. Пример: Список на вывоз. Если вы чего-то не нашли по списку, обязательно сообщите об этом event-менеджеру

  • Перед конференцией необходимо осуществить закупку необходимого инвентаря и реквизита по списку. Список для каждой конференции свой, его необходимо запросить у event-менеджера. Пример: Список покупок. Если вы чего-то не нашли по списку (нет в наличии), обязательно сообщите об этом event-менеджеру

Info

В дни монтажа:

  • Выучить площадку наизусть, проконтролировать, что все логисты ее знают: вы должны знать все входы, выходы, зоны разгрузки-погрузки, залы, зону раздатки, все склады, все локации, в которых может быть припрятана мебель, зоны питания, мусорные контейнеры и т.д.

  • Изучить расписание: нужно знать когда открытие, закрытие, старт докладов, афтепати.

  • Дать на подпись хелперам т/б, Code of Conduct

  • Привезти подготовленный инвентарь/ реквизит / материалы со склада и офиса. Обязательно нужно свериться по списку (пример), что вы привезли ВСЕ НЕОБХОДИМОЕ. Обратите внимание, что нужно вернуть в офис, что на склад.

  • Принять все доставки и мебель по графику монтажа-демонтажа. Пример: Задачи для HelpTeam. Необходимо проверять количество и комплектность принимаемых доставок, для этого запросите необходимую информацию у event-менеджера. Это могут быть следующие доставки:

    • воды, брендированной и небрендированной (в палетах). Воду необходимо разместить в технических помещениях кейтеринга, уточните у event-менеджера, где это.

    • сувенирная продукция. Проверяйте комплектность по документам, которые вам передаст event-менеджер.

    • полиграфическая продукция (блокноты, ручки, пакеты)

    • стаканчики. Можете сразу передать кейтерингу, предварительно согласовав с event-менеджером.

  • Организовать склад партнеров (по запросу TeamLead Выставки). Инструкция, как сделать разметку на складе.

  • тратататататааттут я закончила

  • При приеме мебели, проконтролировать, что вся мебель приехала в соответствии со списком

  • Продумать пути логистики грузов до конференции (наличие дебаркадеров, паллетов, тележек компании, связь с работниками, предоставляющими площадку). В особенности на больших конференциях, когда много компаний подрядчиков, рабочий увозят наши тележки и не возвращают. Продумать пути логистики во время конференции. Здесь свои особенности. Запрещают возить телеги и прочее в местах скопления людей, поэтому перемещения грузов надо делать во время проведения докладов, грузы размещать максимально «тайно» и близко к местам, где они понадобятся

  • Регулировать время приезда грузов через помощника, отвечающего за партнеров

  • Проконтролировать сдачу фирменных поло

  • Выдать оплату

Info

В рабочие дни (монтаж, конференция, демонтаж):

Протестировать знания команды, представленные в инструкции (до начала монтажа)

  • Проконтролировать выполнение всего чек-листа, описанного в инструкции по работе логистов

  • Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции

  • После демонтажа выдать бланки обратной связи, собрать и передать менеджеру конференции

  • При приеме оборудования необходимо вести лист-список, это поможет во время проведения, чтобы понять что есть, чего нет. Также это выручит по окончании конференции, когда всё отправляют в офис, чтобы в спешке ничего не забыть

  • При приеме сувенирной продукции проверить количество заказанных размеров с фактом поставки

  • При приеме мебели, проконтролировать, что вся мебель приехала в соответствии со списком

  • Продумать пути логистики грузов до конференции (наличие дебаркадеров, паллетов, тележек компании, связь с работниками, предоставляющими площадку). В особенности на больших конференциях, когда много компаний подрядчиков, рабочий увозят наши тележки и не возвращают. Продумать пути логистики во время конференции. Здесь свои особенности. Запрещают возить телеги и прочее в местах скопления людей, поэтому перемещения грузов надо делать во время проведения докладов, грузы размещать максимально «тайно» и близко к местам, где они понадобятся

  • Регулировать время приезда грузов через помощника, отвечающего за партнеров

  • Проконтролировать сдачу фирменных поло

  • Выдать оплату

Нештатные ситуации

Все вопросы решайте с менеджером конференции. Если не получаете ответа, обратитесь в чат “Штаб“ в слаке.

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

  • анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

  • лично менеджеру конференции

Штабной может оставить обратную связь таким же образом.