Versions Compared

Version Old Version 2 New Version Current
Changes made by

Regina Semakina

Regina Semakina

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Инструкция по роли

Время чтения: 5 минут (wink)

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Info

Твой тимлид по выставке — Даниил, 8 925 669 99 82, https://t.me/Blockinglong
Если не знаешь ответ на вопрос, звони ему!

Задачи поступают от тимлида. Но могут и от представителей Онтико. В случае противоречивых требований, обратись к своему тимлиду.

Для чего нужна эта роль? Цель роли.

Обеспечить комфортное взаимодействие по вопросам приема, систематизации и хранения мерча на складе. На конференциях меньше 1000 человек достаточно команды из одного ответственного по складу и одного помощника. Если потребуется, можно усиливать команду из хелперов-логистов.

Задачи роли:

  1. Работа на складе, контроль чистоты и поддержание порядка

  2. Контроль приёма и систематизация мерча партнёров
    Организация приёма, учёта и хранения мерча на складе.

  3. Ведение журнала учёта на складе
    Регистрация и систематизация поступающего и выдаваемого мерча партнёров. Фиксация перещений мерча.

  4. Выполнение поручений партнёров в дни конференции (только то, что качается склада)
    При необходимости доставка мерча на стенд партнеров..

  5. Помощь при вывозе мерча по окончании конференции
    Организация процесса перемещения оставшегося мерча из зоны склада в зону разгрузки для его дальнейшего вывоза.

  6. Хранение, выдача и сбор раций, контроль заряженности аккумулятора.

  7. Выполнение любых поручений, которые могут дать представители ОНТИКО по складу.

Время работы, локация:

  • Время работы

    • Дни монтажа: с 15:00

    • Дни конференции: с 7:00 до 20:00

    • Во время демонтажа: работа в чатах и на площадке до выезда последнего партнёра с 7:00 до 22:00

  • Локация:

    • Склад партнеров

    • Зона выставки — партнерские стенды (при необходимости)

Info

Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

Стандартные алгоритмы, чек-лист

Info

Алгоритм работы с запросами партнеров::

  • Каналы поступления задач:

    • Чаты партнёров.

    • Чат Success-отдела.

    • Штаб конференции — канал в Slack

  • Постоянный мониторинг чатов, чтобы отследить поступающие задачи

  • Оперативное реагирование на запросы — в течение 2-3 минут с момента поступления

  • При появлении запроса – немедленно подтвердить его принятие в работу. И обновлять статус выполнения задачи

  • Максимально быстро выполнить запрос или передать его ответственным лицам. Примеры возможных запросов:

    • Температурные условия на стенде (например, «на стенде холодно»).

    • Запросы на расходные материалы (ручки, флешки и т. д.).

    • Изменение параметров стенда (например, увеличение его размера).

  • Если проблему можно решить силами работников зоны выставки — выполняем её самостоятельно.
    Если требуется дополнительное согласование – уточняем алгоритм решения через Success-отдел и следуем их инструкциям.

Количество помощников на склад зависит от площадки, количества партнеров, от площади склада, его формы (это могут быть как переговорки, так и единое помещение). На каждую конференцию подбираем индивидуальное количество помощников на склад.

Стандартные алгоритмы:

Info

До конференции:

  • Внимательно изучить инструкции по работе выставки

  • Прохождение инструктажа онлайн. оффлайн. Тестирование.

Info

Дни монтажа:

  • Разметка склада для партнёров.

  • Подготовка пространства для хранения мерча.

  • Приём доставок партнёров и их размещение на складе

  • Поддержание порядка на складе

  • Учет и зарядка раций для команды

Panel
panelIconIdatlassian-info
panelIcon:info:
bgColor#FFBDAD

ОБРАТИ ВНИМАНИЕ📌 :

Коммуникации по завозу, приему мерча партнеров сложные: будут связываться сами партнеры, грузчики, застройщики, курьеры, все, кто угодно — в половине случаев они не будут знать, какую компанию представляют. Поэтому нужно уточнить, кто это, какая компания, название доставки.

Panel
panelIconIdatlassian-info
panelIcon:info:
bgColor#FFBDAD

КАК ДЕЛАТЬ РАЗМЕТКУ НА СКЛАДЕ И РАБОТАТЬ С МЕРЧОМ📌

  1. Используй для разметки малярный скотч по полу (убедись, что покрытие пола не повредится). Скотч подпиши, укажи название партнера.

  2. Когда принимаешь мерч, на каждой коробке стоит название компании (как правило). Сверяйся по заявке — объем, содержимое. Но если коробка запечатана, ни в коем случае не вскрывать её. СфотографуйСфотографируй, что привезли, количество (на всякий случай).

  3. Сообщай статус заезда и приема мерча в чат с тимлидом.

  4. Хелперы берут мерч и относят на стенд только в присутствии самого партнера.

Info

В дни конференции:

  • Выдача мерча партнёрам по запросу

  • Сбор и возврат лишнего мерча со стендов.

  • Приём дополнительных поставок от партнёров.

  • Ведение журнала учёта

  • Хранение, выдача и сбор раций для команды, контроль заряженности аккумулятора.

Info

В дни демонтажа:

  • Помощь партнёрам с выездом с площадки.

  • Организация выгрузки мерча со склада.

  • Перед уходом проверить чистоту склада (малярный скотч и мусор нужно убрать!) и убедиться, что весь мерч забран.

  • Сбор раций, передача event-менеджеру

Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

  • Нештатные ситуации

Все вопросы решайте по рации, в телеграм-чате “HelpTeam ОНТИКО“. Если не получаете ответа, звоните event-менеджеру!

Примеры нештатных ситуаций и их решения:

Если партнёр просит выехать вывезти мерч после окончания работы склада

Попросить партнёра связаться с отделом Success.
Если партнёр не может этого сделать — связаться самостоятельно и запросить дальнейшие действия.

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

  • анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

  • лично менеджеру конференции

Тимлид может оставить обратную связь таким же образом.