Versions Compared

Version Old Version 17 New Version Current
Changes made by

Anastasia Demidova

Regina Semakina

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Инструкция по роли

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Info

Твой главный - Менеджер конференции - Татьяна Косырева Регина Семакина, 8 900 345 53 05, https://t.me/regina_semakina
Если не знаешь ответ на вопрос, звони ей!

Текстовый канал коммуникации: телеграм-чат “Управление конференцией“

  • Также выполняет любые поручения, которые могут дать представители Онтико по зоне выставки, навигации, логистики (переноса вещей) 

канал “Штаб конференции” в Slack, чат “HelpTeam ОНТИКО”

Для чего нужна эта роль? Цель роли

Ответственный за логистику отвечает за то, чтобы работы по монтажу/демонтажу, лежащие на HelpTeam, был выполнены своевременно, а также за то, чтобы все зоны были обеспечены всем необходимым (в частности – раздатка).  Обеспечение комплексной подготовки к мероприятию и бесперебойное проведение конференции, включая снабжение всем необходимым инвентарем, эффективно координируя работу логистов.

Задачи:

  1. Поиск, подбор, брифинг и контроль работы хелперов

  2. Инвентаризация склада и офиса, подготовка и сбор инвентаря для предстоящей конференции

  3. Закупка реквизита для организации конференции, до конференции и в дни монтажа и самого мероприятия (по запросу)

  4. Заказ машин и пропусков на склад и офис

  5. Задачи по погрузке, разгрузке, ввозу и вывозу инвентаря на площадку и обратно на склад и офис

  6. Организация склада партнеров (по запросу TeamLead Выставки)

  7. Задачи по приему, разгрузке, перемещению мерча партнеров (по запросу TeamLead Выставки)

  8. Прием доставок (полиграфия, вода, стаканчики, мерч ОНТИКО, матрешки, коробки и др), разгрузка, организация доставок на складе ОНТИКО

  9. Упаковка матрешек в коробки (если имеются)

  10. Разгрузо-погрузочные работы по мебели, логистика мебели по площадке

  11. Подготовка пулдаунов и флагов, подготовка и установка на площадке табличек навигации

  12. Организация коммутации в штабе, спикерской и партнерской, кабельменеджмент

  13. Обеспечение водой залы, раздаткой зону раздатки (по запросу TeamLead Выставки и TeamLead регистрации)

  14. Пересетапы на мастер-классы, оперативное перемещение и расстановка мебели

  15. Отправление подарков спикерам

  16. Подготовка инвентаря для вывоза с площадки (не забыть пересчитать пиво)

  17. Выполнение поручений event-менеджеров.

Кем руководит:

Время работы, локация:

  • Время работы

    • До монтажа: поездки на складонлайн-инструктаж, инвентаризация на складе, за 3-4 недели до монтажа

    • Дни монтажа: с 09:00 до окончания работ (запрашивайте актуальный график у своего тимлидарасписание может отличаться, уточните у event-менеджера)

    • День конференции: с 0907:00 30 до окончания работ (расписание может отличаться, уточните у event-менеджера)

    • Демонтаж: до полного демонтажа и вывоза всех вещей всего инвентаря на склад

  • Локация:

    • У логистов нет конкретной локации, он должен быть везде. Если никаких задач не поступает, необходимо направить логистов в штаб ожидать задач там, а также написать в телеграм-чат о том, что логисты свободны и готовы Склад — на склад всегда находится ответственный за склад

    • Площадка — логисты не привязаны к конкретной локации и должны оперативно реагировать на поступающие запросы. При отсутствии заданий логисты должны находиться в штабе в режиме ожидания и сообщать о своей готовности принять какое-либо поручение.

Info

Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

Table of Contents

Схемы взаимодействия

Схема для “рядового HelpTeam”

Image Removed

Схема для Онтико и руководителей групп

Image Removed

Система чатов HelpTeam по зонам конференции

Image Removed

Стандартные алгоритмы, чек-лист:

Стандартные алгоритмы:

Info
За 2 недели до

До конференции:

  • Внимательно изучить инструкцию Изучить инструкции по работе логистов

  • Изучить расписание докладов и митапов и понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала и тд.; расписание трансферов (если подразумеваются, спросить у менеджера конференции); схему пространства

  • Произвести поиск кандидатов в команду логистов

  • Создать информацию о конференции, в т.ч. схему, расписание конференции

  • Поиск, подбор, брифинг хелперов-логистов, создать рабочий чат 

  • Выслать в чат файл-инструкцию по работе логистов

  • Проинформировать команду по всем интересующим их вопросам

  • Проинформировать команду о монтаже, времени и месте его проведения

  • Проконтролировать явку команды на монтаж вовремя

  • Сделать заказ покупок в коммуне комусе или на озоне (канцелярия) совместно с менеджером Съездить на склад и в офис и собрать вещи по списку, что необходимо в дни конференциипо заданию event-менеджера.

  • Провести инвентаризацию на складе и офисе, подготовить к вывозу инвентарь для предстоящей конференции.

  • Запросить у event-менеджера график монтажа-демонтажа с задачами для логистов. Для каждой конференции это свой график. Пример: Задачи для HelpTeam

Panel
panelIconIdatlassian-warning
panelIcon:warning:
bgColor#FFBDAD

Инвентаризация и закупка в комусе 📌 :

  • Инвентаризация проводится сразу после конференции. Время и дата согласовываются с event-менеджером.

  • Все работы по складскому учету фиксируются в табличке: (что важно?)

  • Для того, чтобы попасть на склад в офис, необходимо оформить пропуски. Как правило, действует пропускной режим. Обязательно запросите формы документов для оформления пропусков и контакты лиц, с которыми их нужно согласовать/ которым нужно передать.

  • Для вывоза инвентаря со склада и офиса необходимо заказать грузовые машины. Обычно мы пользуемся услугами подрядчиков или яндекс такси. Прежде чем что-то заказывать уточните у event-менеджера, каким образом будет происходит заказ.

  • Перед конференцией необходимо провести повторную инвентаризацию и подготовить инвентарь/ реквизит для вывоза на площадку по списку. Список для каждой конференции свой, его необходимо запросить у event-менеджера. Пример: Список на вывоз. Если вы чего-то не нашли по списку, обязательно сообщите об этом event-менеджеру

  • Перед конференцией необходимо осуществить закупку необходимого инвентаря и реквизита по списку. Список для каждой конференции свой, его необходимо запросить у event-менеджера. Пример: Список покупок. Если вы чего-то не нашли по списку (нет в наличии), обязательно сообщите об этом event-менеджеру

Info

В дни монтажа:

  • Выучить площадку наизусть, проконтролировать, что все логисты ее знают: вы должны знать все входы, выходы, зоны разгрузки-погрузки, залы, зону раздатки, все склады, все локации, в которых может быть припрятана мебель, зоны питания, мусорные контейнеры и т.д.

  • Изучить расписание: нужно знать когда открытие, закрытие, старт докладов, афтепати.

  • Дать на подпись хелперам т/б, Code of Conduct

  • Привезти подготовленный инвентарь/ реквизит / материалы со склада и офиса. Обязательно нужно свериться по списку (пример), что вы привезли ВСЕ НЕОБХОДИМОЕ. Обратите внимание, что нужно вернуть в офис, что на склад.

  • Принять все доставки и мебель по графику монтажа-демонтажа. Пример: Задачи для HelpTeam. Необходимо проверять количество и комплектность принимаемых доставок, для этого запросите необходимую информацию у event-менеджера. Это могут быть следующие доставки:

    • воды, брендированной и небрендированной (в палетах). Воду необходимо разместить в технических помещениях кейтеринга, уточните у event-менеджера, где это.

    • сувенирная продукция. Проверяйте комплектность по документам, которые вам передаст event-менеджер.

    • полиграфическая продукция (блокноты, ручки, пакеты)

    • стаканчики. Можете сразу передать кейтерингу, предварительно согласовав с event-менеджером.

  • Организовать склад партнеров (по запросу TeamLead Выставки). Инструкция, как сделать разметку на складе.

  • тратататататааттут я закончила

  • При приеме мебели, проконтролировать, что вся мебель приехала в соответствии со списком

  • Продумать пути логистики грузов до конференции (наличие дебаркадеров, паллетов, тележек компании, связь с работниками, предоставляющими площадку). В особенности на больших конференциях, когда много компаний подрядчиков, рабочий увозят наши тележки и не возвращают. Продумать пути логистики во время конференции. Здесь свои особенности. Запрещают возить телеги и прочее в местах скопления людей, поэтому перемещения грузов надо делать во время проведения докладов, грузы размещать максимально «тайно» и близко к местам, где они понадобятся

  • Регулировать время приезда грузов через помощника, отвечающего за партнеров

  • Проконтролировать сдачу фирменных поло

  • Выдать оплату

Info

В рабочие дни (монтаж, конференция, демонтаж):

Протестировать знания команды, представленные в инструкции (до начала монтажа)

  • Проконтролировать выполнение всего чек-листа, описанного в инструкции по работе логистов

  • Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции

  • После демонтажа выдать бланки обратной связи, собрать и передать менеджеру конференции

  • При приеме оборудования необходимо вести лист-список, это поможет во время проведения, чтобы понять что есть, чего нет. Также это выручит по окончании конференции, когда всё отправляют в офис, чтобы в спешке ничего не забыть

  • При приеме сувенирной продукции проверить количество заказанных размеров с фактом поставки

  • При приеме мебели, проконтролировать, что вся мебель приехала в соответствии со списком

  • Продумать пути логистики грузов до конференции (наличие дебаркадеров, паллетов, тележек компании, связь с работниками, предоставляющими площадку). В особенности на больших конференциях, когда много компаний подрядчиков, рабочий увозят наши тележки и не возвращают. Продумать пути логистики во время конференции. Здесь свои особенности. Запрещают возить телеги и прочее в местах скопления людей, поэтому перемещения грузов надо делать во время проведения докладов, грузы размещать максимально «тайно» и близко к местам, где они понадобятся

  • Регулировать время приезда грузов через помощника, отвечающего за партнеров

  • Проконтролировать сдачу фирменных поло

  • Выдать оплату

Нештатные ситуации

Все вопросы решайте с менеджером конференции. Если не получаете ответа, обратитесь в чат “Штаб“ в слаке.

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

  • анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

  • лично менеджеру конференции

Штабной может оставить обратную связь таким же образом.