Versions Compared

Version Old Version 15 New Version Current
Changes made by

Regina Semakina

Regina Semakina

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Инструкция по роли

Время чтения: 6 минут (wink)

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Info

Твой тимлид по выставке — Даниил, 8 925 669 99 82, https://t.me/Blockinglong
Если не знаешь ответ на вопрос, звони ему!

Задачи поступают от тимлида и от партнеров на стендах.

Но могут и от представителей Онтико. В случае противоречивых требований, обратись к своему тимлиду.

Для чего нужна эта роль? Цель роли

Для комфортного пребывания партнеров во время конференции, для оперативного выполнения поручений партнеров

Задачи роли:

  • Контроль чистоты на стендах

  • Выполнение оперативных поручений партнеров

  • Выполнение поручений тимлида ВЫСТАВКИ

Примечание:

  1. Количество хелперов площадки рассчитывается из расчета 1 к 7-10 партнерам.

  2. В течении рабочего дня хелпер может менять свою роль

Время работы, локация:

  • Время работы

    • Дни монтажа: оффлайн-инструктаж на площадке

    • Дни конференции: работа на площадке с 7:00 до 20:00

    • Во время демонтажа: работа на площадке до выезда последнего партнёра с 7:00 до 22:00

  • Локация:

    Склад партнеров

    • Зона выставки: партнерские стенды

Info

Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

Стандартные алгоритмы:

Все вопросы решаются через тимлида выставки.

Info

Алгоритм обработки запросов партнеров:

  • Задачи поступают непосредственно от партнёров, саксессов, ивентов или от тимлида.

  • При получении запроса от партнёров необходимо уведомить тимлида о поступлении задачи.

  • Если партнёр просит помощи, сразу сообщите об этом в общий чат или напрямую своему тимлиду

  • При подтверждении задачи выполняйте её согласно инструкциям, поставленным на инструктаже.

  • В случае затруднений или невозможности выполнить задачу самостоятельно обязательно свяжитесь с тимлидом для получения дальнейших указаний

Info

Утром каждого дня, до прихода участников:

  • Проверить, чтобы работал микрофон на демосцене.

  • Также утром проверить расписание активностей на флипчарте у демосцены, сверить его с расписанием от партнеровУтром до старта конференции: проверить, что все стенды убраны, нет строительного мусора, коробок, кейсов от аппаратуры, пленка на подиуме стенда отсутствует, водичка есть на стендах, мусорные корзины стоят на каждом стенде, подсветка на подиуме есть, плазмы подключены, розетки работают (уточнить у тех. директора).

  • Следить, что стендисты приходят и уходят вовремя

  • Дабл-чек демосцены и расписания активностей: все работает, все ок, нет багов

Info

В течение конференции, регулярные задачи:

  • Каждые 30-40 минут проходить всех партнёров по кругу, спрашивать, всё ли ок. При этом не отвлекать их от гостейКурсировать на выставке в зоне своей ответственности.

  • Если возникла какая-то проблема - постараться решить ее самостоятельно. Если не получится – передать информацию штабному выставки.действовать по алгоритму обработки запросов.

  • Следить, чтобы у стендистов были надеты бейджи. Если нет, вежливо просить надеть

  • Проверять чистоту в зоне выставки. Если грязно где-то - сообщить клинингу тимлиду, ответственному event-менеджеру или супервайзеру чатов, чтобы вызвал клининг. Если на стенде стоят участники, то нужно подождать, пока толпа рассосется и потом убирать..

  • Следить за внешним видом стендов (отклеился/вздулся баннер, отошел ковролин и тд).
    В случае, если что-то произошло со стендом – сообщить штабному выставки

  • Контролировать, чтобы не было очередей в зоне кофебрейка / афтепати.
    Если будут очереди - запросить у штабного выставки помощь – хелперов на их развод.

  • При встрече человека без бейджа – попросить его надеть бейдж.
    Если человек выглядит подозрительно – сообщить штабному тимлиду выставки.

  • Если человек выглядит подозрительно, например, неадекватное поведение, конфликтная ситуация – сообщить тимлиду выставки.

  • Выполнение поручений стендистов (например, распечатка документов, перенос предметов).
    Важно: перемещение предметов со склада должно осуществляться исключительно в присутствии стендиста.

Panel
panelIconIdatlassian-info
panelIcon:info:
bgColor#FFBDAD

РАБОТА ПО СТЕНДАМ📌

  1. Запросы от партнеров: принести что-то, это ок (например, ножницы, скотч, белая пачка бумаги, что-то из канцелярии), что-то напечатать, добыть/ купить пустую флэшку, черный маркер, канцелярия

  2. Необходимо на зубок знать все о конференции, и особенно расписание обедов.

  3. Если просят поменять талон — меняем.

  4. Проверить мусорки накануне старта конференции

  5. Заранее на месте определитесь, куда уносить пустые коробки со стендов

  6. Быть незаметными ниндзя, которые не мешают, а только помогают

  7. Выучите схему на зубок, вы должны знать расположение стендов, как дойти до стенда быстро

  8. Запомнить визуально как выглядят стенды и люди, работающие на нем. При визуальном осмотре стенда на порядок и чистоту, никого лишний раз не дергаем.

  9. Непредвиденные расходы согласовывайте с тимлидом

  10. Отвлекать по самому минимуму стендистов.

  11. В чатах отвечать не более 2-3 минут!!!

  12. Если возникают сложные коммуникации со стендистами, сообщайте сразу тимлиду.

Info

Дресс-код: униформа HelpTeam

Нештатные ситуации

Все вопросы решайте сперва с ВЫСТ MAINтимлидом. Если не получаете ответа, обратитесь к менеджеру конференции от Онтико.

Действия при незнании ответа или непонимании задачи
Вежливая коммуникация:
Если вы не знаете ответа на вопрос партнёра или не понимаете, как выполнить поставленную задачу, вежливо попросите партнёра немного подождать.
Уведомление тимлида:
Немедленно уведомите своего тимлида о возникшей ситуации для получения разъяснений или дальнейших инструкций.

Вопрос: Кажется, со склада пропала часть мерча.

Ответ: Необходимо свериться с журналом учета. Если потеря не обнаружена, сообщите тимлиду.

Вопрос: Мы хотим изменить параметры стенда.

Ответ: Обычно во время конференции это запрещено, но я передам ваш запрос для решения.

Вопрос: На стенде очень холодно.

Ответ: Мы передадим ваш запрос организаторам. Пока можем предложить пледы.

Вопрос: Нам срочно нужно что-то со склада, можете принести?

Ответ: Извините, мы можем выдать мерч только в вашем присутствии. Давайте пройдем вместе.

Вопрос: У нас перестал работать экран/микрофон/другое оборудование. Что делать?

Ответ: Передаю информацию, скоро у вас будет техспециалист для решения вопроса.

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

  • анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

  • лично менеджеру конференции от Онтико