QR-коды НЕ нужны!

Если QR-кода нет, отправляем на срочное ПЦР-тестирование (!!не экспресс!!). Предупреждаем участника, что, пока он ожидает результаты, ему будет предоставлен бесплатный доступ к онлайн-трансляции.

1. Просим показать билет и паспорт.

2. Предоставляем информацию о ближайших лабораториях.

3. Передаем эту информацию штабному, описываем ситуацию,

1. передаем данные участника и просим открыть доступ к онлайн-трансляции.

Если QR-код действителен

– регистрируем участника по обычной схеме, отмечая статус вакцинации в базе.

Схемы взаимодействия

Схема для “рядового HelpTeam”

Image Added

Стандартные алгоритмы:

Алгоритм регистрации (выдачи бейджа):

Может быть 1-2 стойки регистрации: общая и отдельная для докладчиков, членов Программного комитета и партнёров.
Если гость подошел не к своей стойке, печатаем бейдж, не отсылаем к другой стойке.

1. Приветствуем гостя всегда с улыбкой. Под маской ее не видно, но она считывается

2. Просим паспорт или другой документ с фото, удостоверяющий личность. Если нет паспорта, просим показать любой другой документ, подтверждающий личность или любую соцсеть на телефоне.

3. Вбиваем в поиск по базе: фамилию на русском или латинице (оба варианта попробовать) или номер билета, если дали билет.

4. Когда мы нашли фамилию в базе, нажимаем на кнопку «печать».

5. Берем бейдж и ленту нужного цвета. Цвета и тип бейджа указан в базе в строке участника. НА ОБУЧЕНИИ ВАМ ЗАРАНЕЕ СКАЖУТ КЛАССИФИКАЦИЮ ПО ЦВЕТАМ.

6. Клеим наклейку с именем с двух сторон бейджа.

7. Проверяем, что в бейдже есть талоны на питание. Если нет - выдать. На каждый день конференции должен быть 1 талон.
   Не выдаем талоны организаторам, спикерам и членам ПК (синие и черные ленты)

8. В РАМКАХ ПРОФИЛАКТИКИ КОРОНАВИРУСНОЙ ИНФЕКЦИИ мы обязаны выдавать гостю комплект индивидуальной защиты. Комплект масок, антисептик, и перчатки всегда должны быть в достатке и в открытом доступе для участников. Все это необходимо подготовить себе на стойке заранее. Просим надеть маску.

9. Отдаем бейдж. Говорим, где можно взять раздаточный материал (это уточнить у штабного). А также что карта территории и расписание докладов находятся внутри бейджа.

10. Сзади бейджа есть кармашек для визиток. Если участник заказывал свои визитки, он может забрать их на столе с мерчем.

Алгоритм регистрации спикера, члена ПК (занесение в базу):

Бейджи спикеров и членов ПК преднапечатаны.
После того, как спадет утренний ажиотаж регистрации, необходимо внести их в базу (провести как “выданные”). Для этого:

1. Сравнить оставшиеся бейджи спикеров и членов ПК с бумажным списком преднапечатанных бейджей.

2. Найти тех, чьих бейджей уже нет (выдано) и отметить их в базе – нажать кнопку «распечатать», чтобы в системе отображалось, что спикер пришёл. При этом распечатанные наклейки мы не используем!!

Нештатные ситуации

Дополнительные сведения:

• На стойке регистрации всегда кто-то должен быть: следим за техникой и за бейджами: новыми и испорченными.

• МЫ НЕ ПРОПУСКАЕМ ЧЕЛОВЕКА БЕЗ БЕЙДЖА. Если мы видим на конференции, что участник проходит без бейджа или ходит на территории без бейджа, мы вежливо просим его надеть бейдж. 

• Если бейдж отсутствует – направляем на стойку регистрации. Просим помощи штабного, если человек сопротивляется. Исключение: разрешение от кого-то из Онтико.

• Основное время работы регистрации с открытия мероприятия (обычно 8:00) до 12:00, так как поток гостей в это время особенно большой.

• После основного (пика) времени работы мы становимся не только регистраторами, но и общими помощниками. На нас лежит не только обязанность регистратора, но и любая другая задача, которая поступит от Штабного. Это может быть помощь в зоне выставки, в зале или небольшая помощь на логистике.

• мы НЕ ВЫДАЁМ ТАЛОНЫ на питание организаторам, спикерам, членам ПК (синие и черные ленты)

• Изучите расписание докладов и митапов

• ; схему пространства – это всё есть в бейдже / брошюре и об этом часто спрашивают участники.

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

• анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

• лично менеджеру конференции