Versions Compared

Version Old Version 1 New Version Current
Changes made by

Regina Semakina

Regina Semakina

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Инструкция по роли

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Info

Твой тимлид по выставке — Даниил, 8 925 669 99 82, https://t.me/Blockinglong
Если не знаешь ответ на вопрос, звони ему!

Задачи поступают от тимлида и от партнеров на стендах.

Но могут и от представителей Онтико. В случае противоречивых требований, обратись к своему тимлиду.

Для чего нужна эта роль? Цель роли

Для комфортного пребывания партнеров во время конференции, для оперативного выполнения поручений партнеровконференций свыше 1000 человек. Для сбора информации об активностях партнеров, происходящих на стенде.

Задачи роли:

  • Контроль чистоты на стендах

  • Выполнение оперативных поручений партнеров

  • Выполнение поручений тимлида ВЫСТАВКИПосещение стендов партнеров;

  • Общение со стендистами;

  • Фиксирование информации путем аудио- / видео- записи.

Примечание:

  1. Количество хелперов площадки рассчитывается из расчета 1 к 7-10 партнерам.

  2. В течении рабочего дня хелпер может менять свою роль

  3. 20 партнерам. Если партнеров меньше 20 на конференции, в таком случае требуется привлечение хелпера с другой позиции на несколько часов для закрытия задач по каталогу активностей

Время работы, локация:

  • Время работы

    Дни монтажа:

    оффлайн-

    общий инструктаж на площадке & инструктаж от отдела success

  • Время работы

    • Дни конференции: работа на площадке с 711:00 до 20:00Во время демонтажа: работа на площадке до выезда последнего партнёра с 7:00 до 2217:00

  • Локация:

    • Зона выставки: партнерские стенды

Info

Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

Стандартные алгоритмы:

Все вопросы решаются через тимлида выставки.

Info

Алгоритм

обработки запросов партнеров:

  • Задачи поступают непосредственно от партнёров, организаторов или от тимлида.

  • При получении запроса от партнёров необходимо уведомить тимлида о поступлении задачи.

  • Если партнёр просит помощи, сразу сообщите об этом в общий чат или напрямую своему тимлиду

  • При подтверждении задачи выполняйте её согласно инструкциям, поставленным на инструктаже.

  • В случае затруднений или невозможности выполнить задачу самостоятельно обязательно свяжитесь с тимлидом для получения дальнейших указаний

Info

Утром каждого дня, до прихода участников:

  • Проверить, что на стендах чисто, нет посторонних предметов, стенды выглядят нормально, мусорные корзины пусты

  • Следить, что стендисты приходят и уходят вовремя

  • Дабл-чек демосцены и расписания активностей: все работает. все ок, нет багов

Info

В течение конференции, регулярные задачи:

  • Каждые 30-40 минут проходить всех партнёров по кругу, спрашивать, всё ли ок. При этом не отвлекать их от гостей.
    Если возникла какая-то проблема - действовать по алгоритму обработки запросов.

  • Следить, чтобы у стендистов были надеты бейджи. Если нет, вежливо просить надеть

  • Проверять чистоту в зоне выставки. Если грязно где-то - сообщить клинингу или супервайзеру чатов, чтобы вызвал клининг.

  • Следить за внешним видом стендов (отклеился/вздулся баннер, отошел ковролин и тд).
    В случае, если что-то произошло со стендом – сообщить тимлиду выставки

  • Если человек выглядит подозрительно – сообщить тимлиду выставки.

    • Выполнение поручений стендистов (например, распечатка документов, перенос предметов).
    Важно: перемещение предметов со склада должно осуществляться исключительно в присутствии стендиста

    работы:

    • подойти на стенды партнеров в менее загруженное время;

    • определить визуально, кто из стендистов свободен и сможет выделить время. (возможно от success-менеджера может поступить информация к кому стоит или не стоит подходить на конкретном стенде)

    • начать беседу с представления о том, кто вы, с какой задачей пришли и удобно ли сейчас задать несколько вопросов об активностях, проходящих на стенде

      • success-менеджер будет оповещать партнера о том, что к ним подойдет наш хелпер с вопросами об активностях на стенде. Но нужно понимать, что на стенде работают несколько человек и есть вероятность, что информация до кого-то еще не дошла, так что не теряемся (smile)

    • получить согласие на аудио-видео съемку, включить аудио-/видео- запись и задать вопросы “Какие активности на стенде у вас проходят?”, “Что вы используете”.

    • после того, как ответ получен, завершить аудио-/видео- запись и поблагодарить за уделенное время.

    Важно:

    Аудио-/видео- запись должны быть собраны и отданы к концу второго дня конференции.

    Все файлы подписываем в таком виде: “Наименование_партнера_Дата”, пример: “МТС_07.04”.

    Готовый и подписанный материал скидывать в эту папку.

    РАБОТА ПО СТЕНДАМ📌

    1. Запросы от партнеров: принести что-то, это ок (ножницы, скотч, белая пачка бумаги), что-то напечатать, добыть/ купить пустую флэшку, черный маркер,

    2. Проверить мусорки накануне старта конфереции

    3. Заранее на месте определитесь, куда уносить пустые коробки со стендов

    4. Быть незаметными ниндзя, которые не мешают, а только помогают

    5. Выучите схему на зубок, вы должны знать расположение стендов, как дойти до стенда быстро

    6. Нужно знать как выглядят стенды, как выглядят люди, к которым можно подходить, к которым нельзя. Опознать можно по чату.

    7. Непредвиденные расходы согласовывайте с тимлидом

    8. Отвлекать по самому минимуму стендистов.

    9. В чатах отвечать 2-3 минуты!!!

    10. Если возникают сложные коммуникации со стендистами, сообщайте сразу тимлиду.

    Panel
    panelIconIdatlassian-infonote
    panelIcon:infonote:
    bgColor#FFBDAD
    #F4F5F7

    Дресс-код: униформа HelpTeam

    Нештатные ситуации

    Все вопросы решайте сперва с тимлидом. Если не получаете ответа, обратитесь к менеджеру конференции от Онтико.
    Действия при незнании ответа или непонимании задачи
    Вежливая коммуникацияВажно соблюдать вежливую коммуникацию:
    Если вы не знаете ответа на вопрос партнёра или не понимаете, как выполнить поставленную задачу, вежливо попросите партнёра немного подождать.
    Уведомление тимлида:
    Немедленно уведомите своего тимлида о возникшей ситуации для получения разъяснений или дальнейших инструкций.

    Проблема с мерчем

    Вопрос: Кажется, со склада пропала часть мерча.

    Ответ: Необходимо свериться с журналом учета. Если потеря не обнаружена, сообщите тимлиду

    .

    Какие ситуации/запросы могут произойти

    Как поступить

    Партнер отказывается предоставлять какие-либо комментарии по активностям.

    Необходимо сообщить об отказе тимлиду или напрямую success-менеджеру.

    Партнер интересуется с какой целью проводится опрос

    Ответ: Мы собираем информацию о лучших активностях наших партнеров, чтобы передать ее организаторам для внутреннего анализа.

    Партнер прервал ответ, так как на стенде появились участники.

    Вежливо уточните у партнера, удобно ли будет если вы подойдете позже, чтобы продолжить. Зафиксируйте на каком моменте была прервана запись.

    Партнер отказывается продолжать отвечать на вопросы после паузы.

    Не беспокойте партнера, поблагодарите за уделенное время

    Просьба, не касающаяся вашей функциональной роли:

    Ответ: Передаю вашу просьбу, сейчас вам принесут/помогут.

    Изменение параметров стенда:
    Вопрос: Мы хотим изменить параметры стенда.

    Ответ: Обычно во время конференции это запрещено, но я передам ваш запрос для решения.

    Холодно на стенде:
    Вопрос: На стенде очень холодно.

    Ответ: Мы попросим организаторов повысить температуру. Пока можем предложить пледы.постараемся помочь.

    Доступ к складу:
    Вопрос: Нам срочно нужно что-то со склада, можете принести?

    Ответ: Извините, мы можем выдать только в вашем присутствии. Давайте пройдем вместе.

    Не работает оборудование на стенде:
    Вопрос: У нас перестал работать экран/микрофон/другое оборудование. Что делать?

    Ответ: Передаю информацию, скоро у вас будет техспециалист для решения вопроса.Ответ: Передаю информацию, скоро у вас будет техспециалист для решения вопросаОнтико.

    Обратная связь, нарушения:

    Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 
    Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

    • анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

    • лично менеджеру конференции от Онтико