Versions Compared

Version Old Version 1 New Version Current
Changes made by

Regina Semakina

Regina Semakina

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Инструкция по роли

TeamLead ВЫСТАВКИ

Время чтения: 5 минут (wink)

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Info

⚠️ Задачи могут поступать как от event-менеджеров, так и от менеджеров отдела Success.

Твой event-менеджер — Регина Семакина, 8 900 345 53 05Твой тимлид по выставке — Даниил, 8 925 669 99 82, https://t.me/regina_semakina

От отдела Success:

  • Елизавета Карсакова, tg: @OnticoPartners, тел. 8 962 626 95 82

  • Алина

  • Полина

Для решения вопросов – чат с отделом Success, канал “Штаб конференции” в Slack, чат “HelpTeam ОНТИКО”, чаты с партнерамиBlockinglong
Если не знаешь ответ на вопрос, звони ему!

Задачи поступают от тимлида. Но могут и от представителей Онтико. В случае противоречивых требований, обратись к своему тимлиду.

Для чего нужна эта роль? Цель роли.

Обеспечить комфортное взаимодействие

с партнерами до и во время конференции

по вопросам

нахождения на стенде, а также по вопросам

приема, систематизации и хранения мерча

  • Оперативное реагирование на запросы партнеров, предоставление необходимой поддержки.

    • Контроль чистоты на территории выставки, оперативное устранение незначительных дефектов на стендах (своими силами или с помощью служб)

    на складе. На конференциях меньше 1000 человек достаточно команды из одного ответственного по складу и одного помощника. Если потребуется, можно усиливать команду из хелперов-логистов.

    Задачи роли:

    1. Поиск, подбор, брифинг и обеспечение работы хелперов ВЫСТАВКИ.

    2. Организация склада для партнеров, разметка

    3. Информирование партнёров о нюансах заезда на склад
      За неделю до конференции разъяснение представителям партнёров порядка заезда и работы со складом

    4. Составление графика заезда мерча
      Формирование предварительного расписания заездов мерча партнёров за несколько дней до начала конференции.Работа на складе, контроль чистоты и поддержание порядка

    5. Контроль приёма и систематизация мерча партнёров
      Организация приёма, учёта и хранения мерча на складе.

    6. Сопровождение партнёров в дни монтажа
      Помощь в ориентировании, указание местоположения их стенда и склада.

    7. Контроль ведения Ведение журнала учёта на складе
      Регистрация и систематизация поступающего и выдаваемого мерча партнёров. Обработка запросов от партнёров
      Мониторинг чатов и своевременное выполнение поступающих запросовФиксация перещений мерча.

    8. Выполнение поручений партнёров в дни конференции
      Оперативное реагирование на запросы и оказание необходимой поддержки.Контроль чистоты стендов и технической исправности оборудования(вызов служб)
      В случае необходимости передача информации в соответствующие службы для быстрого устранения проблем(только то, что качается склада)
      При необходимости доставка мерча на стенд партнеров..

    9. Помощь при вывозе мерча по окончании конференции
      Организация процесса перемещения оставшегося мерча из зоны склада в зону разгрузки для его дальнейшего вывоза.

    10. Хранение, выдача и сбор раций, контроль заряженности аккумулятора.

    11. Выполнение любых поручений, которые могут дать представители ОНТИКО по зоне выставки.

    Кем руководит:

    1. складу.

    Время работы, локация:

    • Время работы

      До монтажа: работа в чатах с партнерами. Быть на связи.

      • Дни монтажа: работа в чатах и на площадке, контроль процесса заезда партнёров до прибытия последнего партнера с 10:00 до 22с 15:00

      • Дни конференции: работа в чатах и на площадке с 7:00 до 20:00

      • Во время демонтажа: работа в чатах и на площадке до выезда последнего партнёра с 7:00 до 22:00

    • Локация:

      • Склад партнеров

      • Зона выставки — партнерские стенды (при необходимости)

    Info

    Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

    Стандартные алгоритмы, чек-лист

    Info

    Алгоритм работы с запросами партнеров::

  • Каналы поступления задач:

    • Чаты партнёров.

    • Чат Success-отдела.

    • Штаб конференции — канал в Slack

  • Постоянный мониторинг чатов, чтобы отследить поступающие задачи

  • Оперативное реагирование на запросы — в течение 2-3 минут с момента поступления

  • При появлении запроса – немедленно подтвердить его принятие в работу. И обновлять статус выполнения задачи

  • Максимально быстро выполнить запрос или передать его ответственным лицам. Примеры возможных запросов:

    • Температурные условия на стенде (например, «на стенде холодно»).

    • Запросы на расходные материалы (ручки, флешки и т. д.).

    • Изменение параметров стенда (например, увеличение его размера).

    • Если проблему можно решить силами работников зоны выставки — выполняем её самостоятельно.
    Если требуется дополнительное согласование – уточняем алгоритм решения через Success-отдел и следуем их инструкциям.

    Количество помощников на склад зависит от площадки, количества партнеров, от площади склада, его формы (это могут быть как переговорки, так и единое помещение). На каждую конференцию подбираем индивидуальное количество помощников на склад.

    Стандартные алгоритмы:

    Info

    До конференции:

    • Внимательно изучить инструкцию по работе выставки

    • Произвести поиск кандидатов в команду хелперов ВЫСТАВКИ

    • Создать рабочий чат в ТГ для хелперов, добавить туда event-менеджера

    • Выслать в чат инструкции по работе выставки , проинформировать команду по всем интересующим их вопросам

    • Проконтролировать явку команды на обучение: онлайн, оффлайн

    • Провести скрин знаний команды (о конференции, схема, задачи, тестирование)

    • Запросить у отдела Success список партнеров и названий чатов с ними (т.к. могут отличаться). На каждую конференцию списки могут отличаться. Пример списка: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1lAhtrPpCbvLH7x7bPIw_HNVSBqZSixTtmfzi0-IX7Ns/edit?usp=sharing

      • Запросить у event-менеджера доступ в дропбокс к папкам и таблицу с мебелью на стенды. Для каждой конференции свои папки и своя таблица по мебели. Пример таблицы по мебели (вклада на стенды партнерам):https://docs.google.com/spreadsheets/d/11krBEHTywmi7fmwb96twXZrNqi6IxSDvy4B5VtHruFs/edit?usp=sharing

    • Собрать заявки на ввоз мерча партнеров и актуализировать в дропбоксе по папкам (ссылку на папку запросить у отдела Success). Пример заявок: https://www.dropbox.com/scl/fo/79l63ou8irnxci37whwno/ADb0CgclEfdYboHfKSLTb0s?rlkey=e2j2hsqvnxy8e5cmv6f3495t2&st=jgilg1y4&dl=0

    • Консультировать партнеров по нюансам заезда, взаимодействию по работе с мерчом партнера (обычно за 3-5 дней до старта монтажа партнеры начинают интересоваться в чатах, по телефону)

    • Составить график заезда партнеров. Пример графика заездов:

    • Изучить задачи для графика работ HelpTeam, обратить внимание на работу клининга и график работы склада. Для каждой конференции свой график работы HelpTeam. Пример графика: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1N0K0MO8kv2hPyU66EmYnn7OSaJ0_eqySn8Pv1Ot5t5c/edit?usp=sharing

    Panel
    panelIconIdatlassian-info
    panelIcon:info:
    bgColor#FFBDAD

    ОБРАТИ ВНИМАНИЕ📌 :

    Коммуникации по завозу, приему мерча партнеров сложные: будут связываться сами партнеры, грузчики, застройщики, курьеры, все, кто угодно — в половине случаев они не будут знать, какую компанию представляют. Поэтому нужно уточнить, кто это, какая компания, название доставки. После уточнения необходимо отписаться в чат c партнером, что задача выполнена, мерч принят и находится на складе. Пиши статус, чтобы была максимальная прозрачность, например, “все готово, у вас 10 бутылок на стенде”

    Info

    В дни монтажа:

    • Подготовить склад для партнеров, разметку. Как делать разметку, принципы (написать статью)

    • Оказать консультационную поддержку партнерам. Основные запросы от партнеров: “как заехать”, “встретьте нас”, “помогите отнести коробки с мерчом на склад”, “мусорки на стендах”, “клининг”, “что-то купить”, “принести мерч со склада”.

    • Сопровождение партнёров до их стенда или места на складе, если необходимо.

    • Проверить мебель и технику на бронзовых стендах, согласно таблице. Для каждой конференции она своя. Пример (вкладка на стенды партнерам): https://docs.google.com/spreadsheets/d/11krBEHTywmi7fmwb96twXZrNqi6IxSDvy4B5VtHruFs/edit?usp=sharing

    • Контроль приема мерча, распределение на складе, внесение в журнал учета, сверка мерча - принятое соответствует заявке (нужна отдельная статья, как это развидеть и понимать)

    • Проверить накладки на всех острых углах стендов и на ножках мебели (при необходимости)

    • Контроль чистоты зоны выставки накануне вечером перед началом конференции

    • Подготовка поло для Help Team

    • Провести инструктаж команды, проконтролировать, что всем понятны свои обязанности

    • Проверить, что вся площадка убрана, нет никакого строительного мусора, коробок и кейсов от аппаратуры

    • Проверить, что все-все-все провода аккуратно спрятаны под капы. В зонах регистрации, питания, выставки, на демосцене

    • Проверить, что на каждом стенде есть мусорноя корзина

    Примечание: на больших конференциях (HL++, TL++, STL и SHL) партнеры начинают завозить мерч за 2 дня до старта конференции, на всех остальных - за 1 день (день накануне дня конференции), но возможны исключения.

    • Прохождение инструктажа онлайн. оффлайн. Тестирование.

    Info

    Дни монтажа:

    • Разметка склада для партнёров.

    • Подготовка пространства для хранения мерча.

    • Приём доставок партнёров и их размещение на складе

    • Поддержание порядка на складе

    • Учет и зарядка раций для команды

    Panel
    panelIconIdatlassian-info
    panelIcon:info:
    bgColor#FFBDAD

    КАК ДЕЛАТЬ РАЗМЕТКУ НА СКЛАДЕ И РАБОТАТЬ С МЕРЧОМ📌

    1. На этапе подготовки к конференции с тобой начнут связываться партнеры (обычно за пару дней до старта монтажа). Во время их консультирования, а также формирования графика завоза мерча, у тебя будет складываться общее впечатление, в каком объеме стоит ожидать мерч. Обязательно сигнализируй event-менеджеру, если считаешь, что совокупно объем мерча больше, чем площадь локации под склад партнеров.

    2. Ориентируясь на предварительную информацию от партнеров, ты размечиваешь склад под них. Используй Используй для разметки малярный скотч по полу (убедись, что покрытие пола не повредится). Скотч подпиши, укажи название партнера.

    3. Когда принимаешь мерч, на каждой коробки коробке стоит название компании (как правило). Сверяйся по заявке — объем, содержимое. Но если коробка запечатана, ни в коем случае не вскрывать её. СфотографуйСфотографируй, что привезли, количество (на всякий случай).

    4. Сообщай статус заезда и приема мерча в чат с партнеромтимлидом.

    5. Хелперы берут мерч и относят на стенд только в присутствии самого партнера.

    Info

    В

    день обучения (до

    дни конференции

    )

    :

    • Проинформировать команду о предстоящей работе

    • Во время инструктажа необходимо разделить хелперов на роли, распределить помощников по стендам. Объяснить ребятам их задачи. Познакомить с event-менеджерами.

    • Распределить футболки HelpTeam для всей команды

    • Протестировать знания команды, представленные им в инструкции

    • Проконтролировать готовность рабочих мест и зоны в общем

    • Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции

    • Проверить внешний вид выставки

    • Сделать фото стендов, направить в чат тем, кто делает отчет по партнерам

    • Изучить схему выставки и саму выставку ( пройтись ногами и понять где какой стенд стоит)

    • Уточнить у success, будет ли приветственное слово на открытии от партнёров. Если да, то уточнить у кого из партнёров.

    • Запросить расписание трансфера при необходимости

    Info

    В дни конференции:

    • Проконтролировать явку команды

    • Оперативно реагировать на запросы партнеров

    • В момент открытия регистрации и в течение всего дня: в штабе чисто, нет бардака. 

    • В момент открытия регистрации и в течение всего дня: на складе чисто, нет бардака

    • Следим с самого утра и до окончания дня за расписанием выставки и демосценой: все ок, все работает

    • Следить за чистотой выставки, контроль наполнения мусорных корзин

    • Следить за явкой стендистов: стендисты заехали вовремя, на стендах есть как минимум 1 человек, начиная с

      • 9:00 в первый день, если старт докладов в 10:00, ИЛИ в 10:00, если старт докладов в 11:00.

      • 9:30 во второй день, если старт докладов в 10:00, ИЛИ в 10:30, если старт докладов в 11:00.

      (warning) В случае нарушения – сфотографировать пустой стенд и отправить в чат с саксессами.

    • Проследить, чтобы на стендах не было верхней одежды.

    • Стендисты ушли со стенда НЕ раньше, чем через полчаса после последнего доклада (обычно это 19:30).

      (warning) В случае нарушения – сфотографировать пустой стенд и отправить в чат “Управление“. Проверить в 19:15, например.

      После ухода стендистов проверить, что все выключено, мерча нет на стенде (если есть - отнести в штаб, утром - принести обратно на стенд)

    • Вечером перед закрытием залов проверить стенды и отнести мерч на склад (если партнеры оставили его на стенде)

    • Следить за тем, чтобы все хелперы успели пообедать

    • Проконтролировать сдачу фирменных поло

    • Выдать оплату

    • Выдача мерча партнёрам по запросу

    • Сбор и возврат лишнего мерча со стендов.

    • Приём дополнительных поставок от партнёров.

    • Ведение журнала учёта

    • Хранение, выдача и сбор раций для команды, контроль заряженности аккумулятора.

    Info

    В дни демонтажа:

    • Помощь партнёрам с выездом с площадки.Пройтись по стендам, убедиться, что никто ничего не забыл, нет оставшихся вещей. Если обнаружены вещи на стендах / в тумбах бронзовых партнеров - необходимо сфотографировать и передать информацию саксессам

    • Организация выгрузки мерча со склада.

    • Перед уходом проверить чистоту склада (малярный скотч и мусор нужно убрать!) и убедиться, что весь мерч забран.

    • Сбор раций, передача event-менеджеру

    Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

    • Нештатные ситуации

    Все вопросы решайте по рации, в телеграм-чате “HelpTeam ОНТИКО“. Если не получаете ответа, звоните event-менеджеру!

    Если стендисты покинули стенд до окончания конференции

    Примеры нештатных ситуаций и их решения:

    Если необходимый предмет отсутствует

    Предложить партнёрам альтернативу.
    Если альтернативы нет – запросить в чате организаторов возможность отправить людей на закупку.

    Если на стенде обнаружена неисправность

    Передать информацию в технический отдел или супервайзеру.

    :

    Организовать присутствие хелперов на стенде, чтобы он не выглядел пустым.

    При невозможности самостоятельного устранения

    – оперативно передать информацию в нужный отдел (технический, Success-отдел, организаторы и т. д.).
    Контролировать процесс решения проблемы до её полного устранения.

    Если партнёр просит выехать вывезти мерч после окончания работы склада

    Попросить партнёра связаться с отделом Success.
    Если партнёр не может этого сделать — связаться самостоятельно и запросить дальнейшие действия.

    Обратная связь, нарушения:

    Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 
    Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

    • анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

    • лично менеджеру конференции

    Тимлид может оставить обратную связь таким же образом.