...
...
...
Для чего роль
...
...
...
Схема для Онтико и руководителей групп
Image AddedСистема чатов HelpTeam по зонам конференции
Image AddedСтандартные алгоритмы, чек-лист:
Общие требования к работе:
Всегда быть на связи - телеграм, слак, мобильная связь, вацап.
Всегда быть в поле зрения ИМ, 2ИМ и ТДК.
Возможные задачи
Иметь при себе заряженные телефон, ноутбук и павербанки для себя и коллег.
Ставить себе напоминалки, чтобы напомнить кому-то позвонить/ написать/ связаться с кем-то. (на память надеемся, но и используем технологии)
...
недели до конференции (до старта монтажа):Подключиться в Slack, в канал “Штаб“. (подключение - через ивент-менеджера) Получить ссылку на график монтажа (ссылка обычно есть в закрепе в канале “Штаб“ в Slack) Получить контакты подрядчиков (обычно ссылка на таблицу с контактами есть в закрепе в канале “Штаб“ в Slack) По приглашению ивента принять участие в созвоне, где обсуждается график монтажа и общий сценарий конференции, чтобы у тебя было общее представление о конференции.
|
...
Всегда быть в поле зрения ИМ, 2ИМ и ТДК.
...
Всегда быть на связи - телеграм, слак, мобильная связь, вацап.
Отметить для себя (в графике монтажа) чекпоинты этого графика. Не все задачи - чекпоинты. Обычно их 4-10 на весь монтаж, например “Сданы все стенды“, “Застройщики заехали”, “Сданы залы”, “Стартовали прогоны спикеров в залах”.
|
| Info |
|---|
Во время монтажа Познакомится с площадкой. Пройтись по площадке со схемой конференции, знать, где какой зал и где какой партнер (если партнеров больше 20, то знать расположение стендов хотя бы примерно). Актуализация графика монтажа в таблице: по успешному выполнению задачи – отмечаешь ее цветом в графике монтажа. Бледно зеленым - обычную задачу, ярко-зеленым - чекпоинт.
Контроль – максимальный перерыв между точками контроля – 1 час. Если между точками контроля есть контрольная точка - выполняем контроль чаще. Работа с подрядчиками на опережение: За полчаса-час прозванивать подрядчиков - будут ли они вовремя или задерживаются? Есть ли какие-то проблемы/пробки на разгрузке, на грузовом лифте? Контроль за выполнением графика монтажа (заранее и в моменте) За час подходишь к Денису (тех.диру конференции) и спрашиваешь: “Будет вовремя в Х часов?“ если да, ок если нет — когда новый срок? вносишь его в график, пишешь об этом в канал “Штаб“ в Слаке в стиле “@channel Сдача стендов переносится с 16:00 на 17:00“. (если тег channel недоступен – тегать ИМ, 2ИМ и ТДК. )
За 30 минут то же самое. Будет ли в срок? Ровно в момент контрольной точки. если все готово, пишешь в Слак в “Штаб”, что такая-то контрольная точка выполнена в срок. Например, “@channel Сдача стендов произошла в срок, в 16:00, согласно графику монтажа. Следующая точка: ___ в Х часов.“ если задержка - опять предупреждаем в канале.
Возможные задачи от ивентов в дни монтажа: Зарядить телефон/ноутбук ИМ, 2ИМ и ТДК, всегда быть с пауэрбанком и всеми проводами. Напомнить кому-то позвонить/ написать/ связаться с кем-то → Ставить себе напоминалки. Проверять логистов - посчитали ли мебель, полиграфию. Если логисты заняты, то пересчитать все самостоятельно, при принятии отгрузки. Проверить навигацию → понятно ли куда идти? Если нет, то сообщить менеджеру и проконтролировать, что логисты переставили навигацию. Убедиться, что клининг работает исправно.
|
...
Утром последнего дня застройки - пройтись по выставке, посмотреть, есть ли где-то какие-то “дыры” в застройке, где видна изнанка застройки - смотанные провода, расстояние между стендом и стеной 20-40см. Посчитать эти “дыры”, расставить на схеме крестики и сообщить менеджеру - возможно, мы закажем туда высокие цветы в кашпо. Вечером последнего дня застройки - кабель-менеджмент - пройтись по всей площадке и убедиться, что все провода натянуты и аккуратно спрятаны. Нигде ничего не висит, и никто не споткнется. Если такие места есть - отметить на схеме и передать информацию ТДК и ИМ. Любая другая задача, о которой можем попросить ИМ, 2ИМ и ТДК.
|
Чек графика монтажа и сценария всей конференции → необходимо обсудить с ИМ, 2ИМ и ТДК, что делать, если график едет. Например:
Каждый час-полтора проходить по всей площадке и сверять готовность зон - стоит ли экран, сделана ли разметка, натянуты ли задники сцен, устанавливается ли регистрация, выставлены ли столы для кейтеринга - то есть всё что указано в графике монтажа и в общем сценарии всей конференции.
Узнавать у основных подрядчиков (декор и техническое оборудование), на сколько сдвигается график.
За 30 минут до изменений сигнализировать все возможные изменения в слак в канал “штаб конференции” и тегать ИМ, 2ИМ и ТДК.
Прозванивать подрядчиков - будут ли они вовремя или задерживаются? Есть ли какие-то проблемы/пробки на разгрузке, на грузовом лифте?
| Info |
|---|
В дни конференции:Работа с ивентами как помощник ивента. Задач по контролю графика монтажа нет. Возможные задачи от ивентов в дни конференции Оба для утром - встретить скорую/пожарный наряд и проводить на площадку (оба дня утром). Оба для утром - проверить все плазмы на площадке - везде “наша” информация, нет выключенных плазм. Если есть - сразу сообщить ТДК. Зарядить телефон/ноутбук ИМ, 2ИМ и ТДК, всегда быть с пауэрбанком и всеми проводами. Напомнить кому-то позвонить/ написать/ связаться с кем-то → Ставить себе напоминалки. Заказать цветы, если у кого-то из команды день рождения. Любая другая задача, о которой можем попросить ИМ, 2ИМ и ТДК. и тд.
|
| Tip |
|---|
Дополнительно  Позаботиться, пожалуйста, о ИМ, 2ИМ и ТДК
Попил(а) ли кофе или воду, а поел(а) ли?
Если нет, то добыть и принести чашечку кофе/бутылочку воды/энергетик для ТДК, можно попросить у кейтеринга немного еды в ланч-боксе с приборами или просто напоминать заказать себе еду/ сходить на обед. |
зависит от конференции
