За 3 недели до конференции:

• Изучить информацию о конференции, в т.ч. схему, расположение залов, зоны ретрансляции, обеды, расписание докладов, мастер-классов, перерывов.

• Внимательно изучить инструкцию по работе залов

• Произвести поиск кандидатов в команду залов, и если требуется в команду медиа-центра (см. дерево ролей: хелперы в онлайн-чатах залов, хелперы-помощники по маркетингу, онлайн-расставляторы, супервайзер чатов, помощники ивентов)

• Создать рабочие группы в ТГ и включить туда event-менеджера: медиа-центр, онлайн-расставляторы, ребята на чатах; супервайзеры; добавить ответственных в эти чаты.

• Выслать хелперам файл-инструкцию по работе залов, провести брифинг для новых ребят

• Проинформировать команду об обязательном обучении, времени и месте его проведения: онлайн и оффлайн. Проконтролировать явку.

• Провести скрин знаний команды (о конференции, схема, задачи, тестирование)

• Запросить у event-менеджера ссылку на технический сценарий. Для каждой конференции он свой. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1P4HHZZ5PgKKu_O5FK98eMREniSJAtrkWwzwLHHfS_QI/edit?usp=sharing

• Запросить у event-менеджера презентацию с комплектностью подарков и их количеством. Презентация для каждой конференции своя. Пример: https://www.dropbox.com/scl/fi/191evqua57ogdyzahfb51/_-.pptx.pdf?rlkey=r46c9mrpgck76ima8hehjfa8v&st=x0ru94s0&dl=0

• Запросить у event-менеджера табличку с информацией по подготовке подарков спикерам (контакты должны быть обязательно). Для каждой конференции это своя таблица. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cKUxJ-rttWUiXY7blOoHHThZbTgpG2xDcJLpx8_W3ok/edit?usp=sharing

• Запросить у event-менеджера табличку с информацией по подготовке подарков за вопросы. Для каждой конференции это своя таблица. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cKUxJ-rttWUiXY7blOoHHThZbTgpG2xDcJLpx8_W3ok/edit?usp=sharing

• Запросить у event-менеджера информацию по мебели в залах, пересетапам в залах и подготовкой реквизита для проведения МК. Для каждой конференции она своя. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/13h9oP2IURiNO8riRYjG-xR6H0uTiYxJXOyN0oh_eUvE/edit?gid=651570407#gid=651570407

• Запросить у event-менеджера контакты ведущих (если нет в табличке с подарками).

• Запросить доступ в админку для супервайзера чатов (вносит информацию о наполняемости напрямую в админку)

• Уточнить у event-менеджера, есть ли ТЗ по съемке отчетов для партнеров (например, съемка озвучивания ведущим рекламных текстов в сценарии)

• Заполнить дерево ролей

В день обучения:

• Изучить схему площадки (пройтись прямо ногами), расписание докладов и митапов, расположение зон ретрансляции. Транслировать информацию команде.

• Проконтролировать явку команды, провести оффлайн инструктаж, выдать поло / футболки. Провести дополнительную экскурсию, если требуется.

• После инструктажа распределить задачи между главами залов по подготовке подарков за вопросы (книги и матрешки. если есть) и подарков докладчикам, грамот и сертификатов (если есть), проверить размерный ряд, если есть.

• Подготовить реквизит и все необходимое для проведения МК (если есть), разложить в коробки и подписать по дням, залам, названиям МК

• Познакомиться с техниками, обменяться контактами (если они есть, смена не закончилась)

• Подготовить залы (если монтажные работы не затянулись до позднего вечера, в таком случае этот пункт переносится на следующий день на утро):

  • Чек количества стульев в залах

  • Чек чистоты в залах (сообщите клинингу)

  • Заранее подготовить воду, разнести

  • Техника - кликер, планшет для бумаги модераторам и маркеры.

• Запросить у event-менеджера сценарий / информацию об открытии / закрытии, присутствовать на репетиции, чтобы быть подготовленным, чек количества микрофонов

• Проверить презентации на 1 день конференции

• Узнать у менеджера конференции, можно ли попросить дополнительные стулья, если во время доклада собралось много людей. Или делать ретрансляцию в ДЗ и приглашать участников туда.

• Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции

Убедитесь, что у вас есть четкие инструкции, в них есть вся необходимая информация:

• Список докладчиков с контактами.

• Технический сценарий (там самая актуальная информация по расписанию)

• Информация о докладах, воркшопах, мастер-классах в расписании конференции (смотрим в бейджи, сравниваем с тех сценарием)

• Что нужно собрать в качестве подарков докладчикам, ведущим , есть ли все контакты

• Нужно ли готовить подарки программному комитету

• Если в программе есть воркшопы или митапы, нужно чёткое тз для глав залов (что принести? Добыть ещё микрофон? Хочет ли он быть со своим ноутом? И т.д.) - ОБЫЧНО ВСЕ В ТЕХ СЦЕНАРИИ

ПРОВЕРКА ПРЕЗЕНТАЦИЙ📌 :

• Кто проверяет: главы залов или хелперы по залам

• Время для проверки:

  • за день до старта конференции проверяем презентации первого дня, оптимально вечером после того, как будут подготовлены / смонтированы все залы (если залы не готовы, проверяем все равно на любом доступном суфлере или другом экране. Рано утром перед конференцией снова проверяем на суфлере (приоритет докладам в первой половине дня).

  • вечером после окончания 1 дня конференции проверяем презентации второго дня, чек рано утром на следующий

  • перед докладом со спикером

• Что проверяем:

  • Презентация спикера есть в наличии на дропбоксе и находится в нужной папке зала, версия презентации актуальная - проверить этот пункт со спикером

  • Шрифты в презентации не поехали и отображаются корректно, не мелко, но и не крупно

  • Картинки в презентации высокого качества, не пиксельные и не размытые, QR-код на последнем слайде “Оцени доклад“ верный.

  • Тексты и картинки на слайдах друг на друга не заезжают

  • Видео/гиф файлы в презентации проигрываются, не тормозят. Перед выступлением нужно убедиться, что спикер в курсе, как корректно их воспроизвести во время выступления.

  • Ссылки в презентации рабочие

  • Тексты и графический контент не располагаются близко к краю слайда. В идеале расстояние от границ слайда до текстового/графического контента составляет примерно 10% от пространства слайда.

• Как передаем event-менеджеру:

• Передать информацию в следующем виде (можем ли собирать в табличку?):
  День 1
  Зал 1.....
  ФИО спикера, название, где что съехало, слайд 1, слайд 2...и т.д. Если видим проблему, прилагаем фото/скрин
  Зал 2...

• День 2
  Зал 1.....
  ФИО спикера, название презентации, где что съехало, слайд 1, слайд 2...и т.
  д....
  ...
  Зал 5....
  

• Если видим проблему, прилагаем фото/скрин, подписываем ФИО спикера, название презентации, где что съехало, слайд 1, слайд 2...и т.д.

• Информацию нужно передавать по мере готовности по залам (каждый зал по расписанию, приоритет первым четырем докладам, в случае если поджимает время), не ждать, когда проверят все презентации

ПОДАРКИ ДОКЛАДЧИКАМ, ПК И ПОДАРКИ ЗА ВОПРОСЫ 📌 :

• Кто готовит: тимлид и главы залов

• Время для подготовки: в день обучения после инструктажа

• Что и как собираем, что проверяем:

  • Проверяем комплектность подарков по презентации (все нюансы прописаны в презентации, если чего-то не хватаем — спроси у event-менеджера). Для каждой конференции она своя, пример: https://www.dropbox.com/scl/fi/191evqua57ogdyzahfb51/_-.pptx.pdf?rlkey=r46c9mrpgck76ima8hehjfa8v&st=x0ru94s0&dl=0

  • Собираем тестовые комплекты подарков докладчикам и ПК на согласование event-менеджеру и программному координатору.

  • После согласования собираем подарки докладчикам по залам (чтобы удобнее было распределять) и членам ПК, на каждый наклеиваем стикер со следующей информацией: День, Зал, ФИО, название доклада. Для членов ПК достаточно ФИО, название ПК. Если член ПК является в том числе и докладчиком, нужно уточнить у event-менеджера, как дарить ему подарок - как всем, или передать отдельно.

  • Количество подарков за лучший вопрос соответствует количеству докладов. Ориентируемся на таблицу с подарками. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cKUxJ-rttWUiXY7blOoHHThZbTgpG2xDcJLpx8_W3ok/edit?usp=sharingЕсли видим расхождения с техническим сценарием, сообщаем об этом event-менеджеру.

  • Количество и размерный ряд сувенирной продукции для докладчиков и членов ПК соответсвует таблице с отчетами по залам. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cKUxJ-rttWUiXY7blOoHHThZbTgpG2xDcJLpx8_W3ok/edit?usp=sharing

  • Подарки от партнеров передают саксессы (редко партнеры), если вы не были уведомлены об этом заранее либо не было зафиксировано в таблице «Отчеты по залам», нужно уточнить у event-менеджера эту информацию.

  • Если вам прямо на конференции вам принесли в зал какие-то комплименты в качестве подарков за вопрос, то действуйте по алгоритму:

• Как передаем подарки ПК: по запросу event-менеджера подарки передают в спикерскую (комнату докладчиков) ответственному за конференцию программному менеджеру. Программный менеджер должен подтвердить, что получил подарки в нужном количестве и комплектности. Если член ПК фигурирует в числе докладчиков, необходимо уточнить у event-менеджера, когда ему подарить докладподарок, в рамках программы и его выступления или по запросу.

• Как вручаем подарки докладчикам: сразу после окончания доклада перед QA сессией, либо после QA. Необходимо обязательно сфотографировать, что подарки переданы.

• Как вручаем подарки за лучший вопрос: после объявления ведущего, когда будет выбран кандидат. Необходимо обязательно сфотографировать, что подарки переданы.

• Что если лучший вопрос онлайн: с маркетингом

• Что если докладчик забыл подарок: связываемся с ним, если не выходит на связь, то подключаем программных менеджеров

• Что если участник забыл подарок: можно отследить участника по нику в чате зала. Если нет этой возможности. то оставляем подарок до конца дня, так как участник может вернуться

• Что если остались подарки, после того как все собрали: сообщаем event-менеджеру, пишем остаток

ПОДГОТОВКА К МАСТЕР-КЛАССАМ И ПЕРЕСЕТАПЫ В ЗАЛАХ📌 :

• Кто готовит: главы залов и хелперы в залах

• Время для подготовки реквизита для МК: в день обучения после инструктажа

• Что и как собираем, что проверяем:

  • Проверяем комплектность необходимого реквизита по таблице (как правило, маркеры, стикеры, бумага для флипчартов, ножницы и тд). Для каждой конференции она своя, пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/13h9oP2IURiNO8riRYjG-xR6H0uTiYxJXOyN0oh_eUvE/edit?usp=sharing . Если чего не хватает, сообщаем об этом event-менеджеру

  • Распределяем реквизит в коробки/ контейнеры по мастер-классам. Подписываем или наклеиваем стикеры со следующей информацией: День, Зал, ФИО, название доклада

• Как готовимся к пересетапам:

  • Уточняем у event-менеджера, как необходимо расположить мебель, ориентируемся на схему и ТЗ в таблице по пересетапам. У каждой конференции она своя, пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/13h9oP2IURiNO8riRYjG-xR6H0uTiYxJXOyN0oh_eUvE/edit?usp=sharing

  • Уточняем, где будет находиться подготовленная мебель, заранее предупреждаем логистов, если необходима помощь в пересетапе

  • На время пересетапа закрываем двери в зал до момента, пока мебель не будет расставлена.

  • Если у зала собирается очередь, вежливо сообщаем, что зал готовится к мастер-классу, двери откроются, как только зал будет подготовлен

  • Когда пересетап готов, запускаем людей, не ждем.

  • Если участники начинают нервничать, ожидая в очереди, срочно сообщите event-менеджеру.

  • В случае, если в расписании несколько мастер-классов, которые идут один за другим, вежливо попросите пройти гостей к зоне Q&A сессии, для того, чтобы у вас было время подготовится к следующему мастер-классу.

В дни конференции:

Утром до старта конференции:

• Проверить наличие, согласно техническому сценарию необходимого количества микрофонов, и РАБОТОСПОСОБНОСТЬ микрофонов, гарнитуры, кликера, таймера, дублирующего экрана

• Распределить по залам подготовленные подарки спикерам, дабл-чек по техническому сценарию ОБЯЗАТЕЛЬНО

• Принести подготовленные коробки для МК (если имеется)

• Расставить воду на столе у входа (под стол мы складываем наш инвентарь/реквизит только тогда, если на нем есть скатерть в пол)

• Проверить наличие списка докладчиков с их контактными данными и списка с контактными данными ведущих

• Проверить наличие планшеток и сценариев для ведущих.

• Познакомить команду с техниками, уточнить кто и за что отвечает (трансляция, звук, свет и т.д.)

• Напомнить зальным ребятам - если к вам подходит участник и спрашивает “А где проходит конкретный доклад”, то обращаемся к документу “ТЕХНИЧЕСКИЙ СЦЕНАРИЙ“ или к расписанию на плазмах около зала! ЗАПОМНИТЬ!

Открытие:

• Открытие конференции: приглашаем всех на закрытие и открытие

• Хелперам в первом зале убедиться, что все готово. Обсудить сценарий с техниками, проверить наличие презентации открытия и подготовить ее.

Во время:

• Контроль функционирования залов (техника, чистота, температура, наличие воды).

• Следить за тем, чтобы все успели пообедать.