За 3 недели до конференции:

• Изучить информацию о конференции, в т.ч. схему, расположение залов, зоны ретрансляции, обеды, расписание докладов, мастер-классов, перерывов.

• Внимательно изучить инструкцию по работе залов

• Пройти онлайн-инструктаж

• Создать рабочие группы в ТГ по залам и включить туда хелперов зала, тимлида и event-менеджера

• Выслать хелперам файл-инструкцию по работе залов, провести брифинг для новых ребят

• Провести скрин знаний хелперов зала (о конференции, схема, задачи, тестирование)

• Запросить у тимлида ссылку на технический сценарий, презентацию с комплектностью подарков и их количеством, табличку с информацией по подготовке подарков спикерам, табличку с информацией по подготовке подарков за вопросы, информацию по мебели в залах, пересетапам в залах и подготовкой реквизита для проведения МК, контакты ведущих (если нет в табличке с подарками).

В день обучения:

• Участие в общем оффлайн инструктаже и инструктаже глав

• Внимательно изучить площадку (пройтись ногами), вместе с хелперами ознакомиться с залами, в которых они будут работать (обсуждение, повторение схемы работы), зонами ретрансляции;

• Познакомиться с техниками, обменяться контактами;

• Собрать подарки докладчикам, ПК, за лучший вопрос. Как собирать смотри в инструкции: https://ontico.jira.com/wiki/spaces/HELPTEAM/pages/2809036848/.+IV.+MAIN#%D0%9F%D0%9E%D0%94%D0%90%D0%A0%D0%9A%D0%98-%D0%94%D0%9E%D0%9A%D0%9B%D0%90%D0%94%D0%A7%D0%98%D0%9A%D0%90%D0%9C%2C-%D0%9F%D0%9A-%D0%98-%D0%9F%D0%9E%D0%94%D0%90%D0%A0%D0%9A%D0%98-%D0%97%D0%90-%D0%92%D0%9E%D0%9F%D0%A0%D0%9E%D0%A1%D0%AB-%F0%9F%93%8C-%3A

• Чек повторов спикеров в табличке с подарками;

• Подготовить реквизит и все необходимое для проведения МК (если есть), разложить в коробки и подписать по дням, залам, названиям МК. Как подготовиться смотри инструкцию: https://ontico.jira.com/wiki/spaces/HELPTEAM/pages/2809036848/.+IV.+MAIN#%D0%9F%D0%9E%D0%94%D0%93%D0%9E%D0%A2%D0%9E%D0%92%D0%9A%D0%90-%D0%9A-%D0%9C%D0%90%D0%A1%D0%A2%D0%95%D0%A0-%D0%9A%D0%9B%D0%90%D0%A1%D0%A1%D0%90%D0%9C-%D0%98-%D0%9F%D0%95%D0%A0%D0%95%D0%A1%D0%95%D0%A2%D0%90%D0%9F%D0%AB-%D0%92-%D0%97%D0%90%D0%9B%D0%90%D0%A5%F0%9F%93%8C-%3A

  Важно! Подготовить, но не оставлять коробки заранее в залах на ночь (были случаи воровства).

• Подготовить залы (если монтажные работы не затянулись до позднего вечера, в таком случае этот пункт переносится на следующий день на утро):

  • Чек количества стульев в залах

  • Чек чистоты в залах

  • Заранее подготовить воду

  • Техника - кликер, планшет для сценария маркеры.

  • Написание отчёта об окончания подготовки зала;

• Проверить презентации на 1 день конференции, подготовка отчета. Как проверять презентации, смотри в инструкции: https://ontico.jira.com/wiki/spaces/HELPTEAM/pages/2809036848/.+IV.+MAIN#%D0%9F%D0%A0%D0%9E%D0%92%D0%95%D0%A0%D0%9A%D0%90-%D0%9F%D0%A0%D0%95%D0%97%D0%95%D0%9D%D0%A2%D0%90%D0%A6%D0%98%D0%99%F0%9F%93%8C-%3A

• Убедиться, что у вас есть все инструкции по чек-листу: https://ontico.jira.com/wiki/spaces/HELPTEAM/pages/2809036848/.+IV.+MAIN#%D0%A3%D0%B1%D0%B5%D0%B4%D0%B8%D1%82%D0%B5%D1%81%D1%8C%2C-%D1%87%D1%82%D0%BE-%D1%83-%D0%B2%D0%B0%D1%81-%D0%B5%D1%81%D1%82%D1%8C-%D1%87%D0%B5%D1%82%D0%BA%D0%B8%D0%B5-%D0%B8%D0%BD%D1%81%D1%82%D1%80%D1%83%D0%BA%D1%86%D0%B8%D0%B8%2C-%D0%B2-%D0%BD%D0%B8%D1%85-%D0%B5%D1%81%D1%82%D1%8C-%D0%B2%D1%81%D1%8F-%D0%BD%D0%B5%D0%BE%D0%B1%D1%85%D0%BE%D0%B4%D0%B8%D0%BC%D0%B0%D1%8F-%D0%B8%D0%BD%D1%84%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F%3A

• Подписать помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции

В дни конференции:

Утром до старта конференции:

• Проверка готовности зала

  • стулья в нужном количестве

  • зал чистый

  • микрофоны в нужном количестве (согласно техническому сценарию), все работает

  • кликер работает

  • таймер включен на экране

  • суфлер включен, работает

  • вода выставлена на столы

  • раздатка (если есть) выложена (МК Вирна Ш.)

  • сценарии распечатаны

• Утренний чек презентаций

• Распределить подарки докладчикам и за вопросы по залам

• Познакомиться с ведущим зала, обменяться контактами. Обсудить взаимодействие на конференции — как работать на сессии вопрос-ответ, кто дарит подарки — ведущий или хелпер, когда дарим подарки (советуем после Q&A cессии), условные знаки — светить фонариком, писать в сообщениях, сигнализировать о тайминге.

• Следить за тем участником, чей вопрос выбрали лучшим

Перед докладом

• Спикер должен прийти первый раз в зал, поздороваться – не менее, чем за 20 минут до доклада (к началу перерыва).

• Если спикер не пришел к этому времени, написать ему в тг / смс (контакты в табличке). Если нет реакции докладчика, подключать программного менеджера к коммуникации. Контакты для связи в общей таблице со всеми контактами.

• Обычно все докладчики приходят к началу перерыва, чекают свою презентацию и оборудование, подключают свои ноутбуки (при необходимости), а после идут пить чай/в туалет и за 5-7 до начала своего доклада возвращаются, техники им надевают петличку и они готовятся к выходу на сцену (обычно стоят рядом или сидят в первом ряду).

• За 15 минут до своего доклада спикер должен быть в зале.

Во время доклада

• Следить, чтобы участники не собирались в кучи, рассаживать их по местам в зале, если они имеются

• Написать в чат о начале и завершении доклада (зал № начал/закончил).

• Следите, чтобы в зале всегда была комфортная температура. Если нет - пишем в чат HELPTEAM или в чат зала супервайзеру.

• Когда докладчику дарим подарки? Сразу в чат отправляет фотографию, как вручен подарок

• Сразу после доклада начинаются вопросы, помощники разносят микрофоны по залу.

• Микрофоны для вопросов отдавать по очереди, перед тем, как отдавать их участникам обязательно протирать их дезинфицирующими средствамисалфеткой.

• Призы за лучшие вопросы вручаются сразу как определится победитель.

• Главному хелперу: Закончилось время, но остались вопросы - направляем ВСЕХ из зала в дискуссионную зону. Время: 2 минуты на то, чтобы спикер дошел до цифровых кулуаров!

После доклада

• Следить за таймингами; после сессии-вопрос у спикера снять петличку (снимают техники); отвести в дискуссионную зону спикера. Готовим нового докладчика Фотоотчет подарков спикеров и за лучшие вопросы Отправить статусы о наполняемости по окончании доклада Подготовить зал к следующему докладу (смотрим чек-лист готовности зала)

После окончания всех докладов каждого дня

• Проверить чистоту зала, все потеряшки и оставшийся реквизит, уведомить тимлида. Гарнитуру, микрофоны отдать техникам.

• Проверить презентации на следующий день, подготовить отчеты
  

Брифинг докладчика:

1. Не менее чем за 15 минут докладчик уже должен быть в зале

2. С докладчиком необходимо познакомиться и забрифовать его. Если он отказывается, вежливо настоять — это не займет у вас много времени.

3. Открыть презентацию докладчика и попросить его проверить последнюю версию. Если версия неактуальная, нужно сообщить программному менеджеру.

4. Уточнить, сколько длится доклад (у каждого спикера есть 35-40 минут на презентацию и 10-15 минут на вопросы из зала, если он не укладывается в отведенное время, можно пожертвовать временем на вопросы). Сообщить о наличии таймера на сцене, чтобы следить за временем.

5. Предложить ему выбрать книгу за лучший вопрос из зала

6. Рассказать о дискуссионной зоне, сразу после Q&A сессии — сопроводить при необходимости.

7. Проконтролирать, что за 5-7 минут гарнитура надета и докладчик готов выступать, подбодрить и обновить воду на тумбе спикера.

8. Обозначить границы перемещения по сцене (это уточнить у техников в зале).

9. С ведущим нужно

Брифинг для заучивания:

«Здравствуйте, меня зовут Лиза, и я должна вас пробрифовать. Вы выступаете через 15 минут, мы сейчас с вами проверим презентацию, ее актуальность. (Идете проверять презу на дублере). Отлично, презентация актуальная. Во время сессии вопросов и ответов нужно выбрать 1* лучший вопрос, за него вот такой у нас подарок (показать его и назвать). Также на тумбе стоит водичка, блокнот и ручка* (показать), для вас.
У вас будет 40 минут на выступление и 10 минут на сессию вопрос-ответ. * За 5-7 минут до начала вашего доклада мы наденем гарнитуру/микрофон и с ведущим вы можете обсудить выход на сцену. Если у вас есть вопросы, можете их задать! (Улыбаемся!). сейчас придет ведущий, он вас будет объявлять, после этого вы выходите на сцену. На сцене вы можете перемещаться вот здесь (и прям пройти ногами по сцене, показать).
*ЕСЛИ ВДРУГ СПИКЕР ЗАХОЧЕТ….стаканчик для воды, теплую воду, чай или что-то такое – ЭТО НАДО СДЕЛАТЬ.
Если спикер волнуется, то поговорите с ним, но не навязывайтесь. «Хорошая погода,да? Ой, у вас очень классная футболка! Интересная тема доклада!..»

Главный помощник, если нет ведущего в зале (форс-мажорная ситуация):

1. Если в зале нет ведущего, приветствует всех перед первым докладом: “Всем привет! Доброе утро зрителям трансляции! Мы начинаем первый (второй) день конференции (название конференции)”

2. Объявляет старт следующего доклада. Лучше произносить только имя спикера.

3. Модерирует вопросы. Вопросы должны закончиться на 48 минуте. Об этом надо сказать в микрофон: “К сожалению, наше время закончилось. Если у вас остались вопросы - докладчик будет доступен в дискуссионной зоне на выходе из зала”.

4. Благодарит спикера за выступление, вручает благодарность и подарок

5. В конце каждого дня прощается с аудиторией (включая зрителей трансляции).