Versions Compared

Version Old Version 16 New Version 17
Changes made by

Regina Semakina

Regina Semakina

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Инструкция по роли

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Info

Твой тимлид по выставке — Даниил, 8 925 669 99 82, https://t.me/Blockinglong
Если не знаешь ответ на вопрос, звони ему!

Задачи поступают от тимлида и от партнеров на стендах.

Но могут и от представителей Онтико. В случае противоречивых требований, обратись к своему тимлиду.

Для чего нужна эта роль? Цель роли

Для комфортного пребывания партнеров во время конференции, для оперативного выполнения поручений партнеров

Задачи роли:

  • Контроль чистоты на стендах

  • Выполнение оперативных поручений партнеров

  • Выполнение поручений тимлида ВЫСТАВКИ

Примечание:

  1. Количество хелперов площадки рассчитывается из расчета 1 к 7-10 партнерам.

  2. В течении рабочего дня хелпер может менять свою роль

Время работы, локация:

  • Время работы

    • Дни монтажа: оффлайн-инструктаж на площадке

    • Дни конференции: работа на площадке с 7:00 до 20:00

    • Во время демонтажа: работа на площадке до выезда последнего партнёра с 7:00 до 22:00

  • Локация:

    • Склад партнеров

    • Зона выставки: партнерские стенды

Info

Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

Стандартные алгоритмы:

Все вопросы решаются через тимлида выставки.

Info

Алгоритм обработки запросов партнеров:

  • Задачи поступают непосредственно от партнёров, организаторов или от тимлида.

  • При получении запроса от партнёров необходимо уведомить тимлида о поступлении задачи.

  • Если партнёр просит помощи, сразу сообщите об этом в общий чат или напрямую своему тимлиду

  • При подтверждении задачи выполняйте её согласно инструкциям, поставленным на инструктаже.

  • В случае затруднений или невозможности выполнить задачу самостоятельно обязательно свяжитесь с тимлидом для получения дальнейших указаний

Info

Утром каждого дня, до прихода участников:

  • Проверить, что на стендах чисто, нет посторонних предметов, стенды выглядят нормально, мусорные корзины пусты

  • Следить, что стендисты приходят и уходят вовремя

  • Также утром проверить расписание активностей на флипчарте у демосцены

Info

В течение конференции, регулярные задачи:

  • Каждые 30-40 минут проходить всех партнёров по кругу, спрашивать, всё ли ок. При этом не отвлекать их от гостей.
    Если возникла какая-то проблема - постараться решить ее самостоятельно. Если не получится – передать информацию штабному выставки.
    Следить, чтобы у стендистов были надеты бейджи. Если нет, вежливо просить надеть

  • Проверять чистоту в зоне выставки. Если грязно где-то - сообщить клинингу или супервайзеру чатов, чтобы вызвал клининг.

  • Следить за внешним видом стендов (отклеился/вздулся баннер, отошел ковролин и тд).
    В случае, если что-то произошло со стендом – сообщить штабному выставки

  • Контролировать, чтобы не было очередей в зоне кофебрейка / афтепати.
    Если будут очереди - запросить у штабного выставки помощь – хелперов на их развод.

  • При встрече человека без бейджа – попросить его надеть бейдж.
    Если человек выглядит подозрительно – сообщить штабному выставки.

  • Выполнение поручений стендистов (например, распечатка документов, перенос предметов).
    Важно: перемещение предметов со склада должно осуществляться исключительно в присутствии стендиста.

Panel
panelIconIdatlassian-info
panelIcon:info:
bgColor#FFBDAD

РАБОТА ПО СТЕНДАМ📌

Работа по стендам

  1. Принести что-то, это ок: ножницы, скотч, белая пачка бумаги, принтер - что-то напечатать, пустая флэшка, черный маркер, вода и мусорки до конференции до начала в ночь, куда уносить коробки, куда уносить мусор (мусорки) мусорки купить.

  2. Быть незаметными ниндзя, которые не мешают, а только помогают

  3. Нужно знать стенды, как выглядят люди, к которым можно подходить, к которым нельзя. Опознать можно по чату.

  4. Как дойти до стенда быстро.

  5. Непредвиденные расходы: в чатик с Даней - Сонин Денис. Закинуть в чатик, В аптеку закинуть.

  6. Отвлекать по самому минимуму стендистов.

  7. В чатах отвечать 2-3 минуты!!!

  8. Сложные коммуникации, подошли прямо к Даниилу: сообщить какой стенд, какой стендист, в чем суть.

Нештатные ситуации

Все вопросы решайте сперва с тимлидом. Если не получаете ответа, обратитесь к менеджеру конференции от Онтико.

Действия при незнании ответа или непонимании задачи
Вежливая коммуникация:
Если вы не знаете ответа на вопрос партнёра или не понимаете, как выполнить поставленную задачу, вежливо попросите партнёра немного подождать.
Уведомление тимлида:
Немедленно уведомите своего тимлида о возникшей ситуации для получения разъяснений или дальнейших инструкций.

Проблема с мерчем

Вопрос: Кажется, со склада пропала часть мерча.

Ответ: Необходимо свериться с журналом учета. Если потеря не обнаружена, сообщите тимлиду.

Изменение параметров стенда:
Вопрос: Мы хотим изменить параметры стенда.

Ответ: Обычно во время конференции это запрещено, но я передам ваш запрос для решения.

Холодно на стенде:
Вопрос: На стенде очень холодно.

Ответ: Мы попросим организаторов повысить температуру. Пока можем предложить пледы.

Доступ к складу:
Вопрос: Нам срочно нужно что-то со склада, можете принести?

Ответ: Извините, мы можем выдать только в вашем присутствии. Давайте пройдем вместе.

Не работает оборудование на стенде:
Вопрос: У нас перестал работать экран/микрофон/другое оборудование. Что делать?
Ответ: Передаю информацию, скоро у вас будет техспециалист для решения вопроса.

Ответ: Передаю информацию, скоро у вас будет техспециалист для решения вопроса.

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

  • анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

  • лично менеджеру конференции от Онтико