За 2 недели до конференции:

• Внимательно изучить инструкцию по работе регистраторов

• Произвести поиск кандидатов в команду (по договоренности с менеджером конференции)

• Создать чат 

• Выслать в чат файл-инструкцию по работе регистраторов

• Проинформировать команду по всем интересующим их вопросам

• Проинформировать команду об обучении, времени и месте его проведения

• Проконтролировать явку команды на обучение

• Изучить расписание докладов и митапов и понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала и тд.; расписание трансферов (если подразумеваются, спросить у менеджера конференции); схему пространства

В день обучения (до конференции):

• Проверить количество бейджей и лент

• Проследить, чтобы регистраторы нацепили ленты на бейджи

• Проследить, чтобы регистраторы заранее напечатали и подготовили бейджи для подрядчиков и организаторов

• Организаторские бейджи разложить по ФИО (чтобы было легче найти нужный)

• Проинформировать команду регистрации о предстоящей работе. Особое внимание уделить правилам регистрации в связи с Covid-19

• Протестировать знания команды, представленные им в инструкции

• Проконтролировать готовность рабочих мест и зоны в общем

• Дать на подпись помощникам документ по технике безопасности, Code of Conduct и инструкции

Если на конференции предусмотрены талоны на питание и/или на воркшопы, то необходимо рассортировать их и разложить по бейджам

В дни конференции:

ЧЕКЛИСТ для того, чтобы распечатать находится тут: Чек-листы для главных по зонам (регистрация, залы, логисты)

Задачи, которые частично дублируются с чеклистом:

• Следить за тем, чтобы регистрация осуществлялась согласно алгоритму, прописанному в инструкции по работе регистраторов

• Следить за тем, чтобы на всех местах хватало бейджей с лентами

• Следить за чистотой рабочего места, своевременно вызывать клининг

• Высылать самостоятельно каждый час в чат HelpTeam количество прошедших регистрацию участников (смотрим по базе)

• В час-пик равномерно распределять очереди, информируя людей в очередях о том, что им следует показать/сказать у стойки регистрации (показать паспорт, QR-код и билет)

• Следить за очередью на обеды, контролировать ситуацию

• Следить чтобы команда регистраторов успела пообедать

• Когда большая часть людей зарегистрируется (примерно после 12:00) необходимо выделить людей, которые будут заниматься отчетами для спонсоров по инструкции и примеру

• После конференции выдать бланки обратной связи, собрать и передать менеджеру конференции

• После 16:00 в день окончания конференции подготовиться к закрытию зоны: разъединить бейджи с лентами, посчитать количество оставшихся лент по цветам, связать по 100 шт, выслать информацию менеджеру конференции и убрать ленты в штаб

• Проконтролировать сдачу фирменных поло

• Выдать оплату.

Проблемы при регистрации
В зоне регистрации обычно находятся представитель Онтико и технический специалист.
Вопросы, связанные с работой компьютера, базы данных, с печатью бейджей можно решить с техническим специалистом.
Вопросы, связанные с отсутствием гостя в базе или каких-то его данных, решайте с представителем Онтико на регистрации либо, если от Онтико на регистрации никого нет, через менеджера конференции.

Если не нашли фамилию?
Вбиваем фамилию на латинице. Если это не помогает, пытаемся найти его по названию компании.
Если не нашли – возможно, у человека есть билет – ищем по номеру на билете.
Если человека так и не удалось найти в базе, просим его подойти к стойке решения вопросов (к представителю Онтико).

Гость вызывает подозрение, что он не наша аудитория?
Пенсионер с большой сумкой для сбора стаффа, или пенсионер в пиджаке (обычно они так одеваются). Представитель прессы… Если паспорт показывает, а билета нет – перенаправляем к представителю Онтико или вызываем менеджера Онтико. В крайнем случае привлекаем охрану, которая у входов в залы.

Гость говорит, что ему разрешено пройти без бейджа
– Запрашиваем информацию у менеджера конференции (передаем ФИО). Если подтверждается – пропускаем без бейджа. Если нет – просим самостоятельно разобраться с тем, кто договаривался и уже потом возвращаться.

Гость говорит, что у него на бейдже не правивльные ФИО/ название компании/ должность и это правка, а не замена человека,
– перепечатываем наклейку,
Для этого находим гостя в базе и дважды щелкаем на его имя. Высветится окно, в котором можно изменить данные. После внесения изменений нажимаем кнопку «Сохранить» и снова печатаем наклейку. Старый бейдж гостя выбрасываем, ленту сохраняем, откладывая в общую коробку с лентами. Или используем этот же бейдж, если их осталось мало.

Закончились ленты конференции
– используем универсальные (запасные, не относящиеся к конференции) ленты “Онтико”. Уведомить менеджера Онтико.

Бейджи подходят к концу
– как можно скорее сообщите об этом менеджеру конференции в чате “Центр управления“ для дальнейшего решения ситуации.

Проблемы в зоне обедов ВОПРОСЫ, КАСАЕМО ОБЕДОВ/ТАЛОНОВ НА ЕДУ
Если очередь больше 10 человек, срочно сообщить менеджеру конференции.
ВАЖНО ПОМНИТЬ:
НЕ закрывать двери в зону обедов во время перенакрывания слота.
Считать талоны перед выдачей. (Запросить у менеджера информацию, сколько талонов должно быть на каждый временной слот) Записывать сколько талонов выдали на каждый слот, информацию передать менеджеру.
Распределять очереди. Если видишь, что все стоят к одной стойке раздачи обедов, подойдите к участникам и сообщите, чтобы они проходили к следующим стойка раздачи обедов.
Попросить важливо уйти, если участники уже покушали.