| Info |
|---|
Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы |
...
| Table of Contents |
|---|
Инструкция по роли
Чьи поручения мы выполняем, к кому можем обратиться?
| Info |
|---|
Твой главный - REG MAIN (штабной по зоне регистрации) - Даша Щербакова, 8 (926) 8311862, @dashalays |
В зоне регистрации (зона твоей работы) обычно находятся представитель от Онтико (обычно Ирина Матвеева) и технический специалист.
Вопросы, связанные с работой компьютера, базы данных, с печатью бейджей – решать с техническим специалистом.
Вопросы, связанные с отсутствием гостя/ каких-либо данных по нему в базе, решайте с представителем Онтико на регистрации.
Время работы, локация:
Время работы
Дни монтажа. После общего инструктажа. Готовим бейджи - зацепляем к ним ленты, печатаем бейджи для подрядчиков и гостей. Проверяем преднапечатанные бейджи по списку. Недостающие - печатаем.
Дни конференции: начало - за 2 часа до начала конференции. Конец - плюс один час после окончания конференции. Примерно с 8:00 до 19:00.
После конференции: в последний час конференции готовите зону к закрытию (снимать ленты, считать бейджи)
Демонтаж: не участвуете
Локация:
зона регистрации. Компьютеры со специальной базой будут предоставлены. Вы работаете за ними.
QR-коды
| Tip |
|---|
Для прохождения на HighLoad++ Foundation и TeamLed Foundation 2022 QR-коды не нужны. |
Стандартные алгоритмы
Алгоритм регистрации (выдачи бейджа):
Может быть 1-2 стойки регистрации: общая и отдельная для докладчиков, членов Программного комитета и партнёров.
Если гость подошел не к своей стойке, печатаем бейдж, не отсылаем к другой стойке.
Приветствуем гостя всегда с улыбкой. Под маской ее не видно, но она считывается
Просим паспорт или другой документ с фото, удостоверяющий личность. Если нет паспорта, просим показать любой другой документ, подтверждающий личность или любую соцсеть на телефоне.
Вбиваем в поиск по базе: фамилию на русском или латинице (оба варианта попробовать) или номер билета, если дали билет.
Когда мы нашли фамилию в базе, нажимаем на кнопку «печать».
Берем бейдж и ленту нужного цвета. Цвета и тип бейджа указан в базе в строке участника. НА ОБУЧЕНИИ ВАМ ЗАРАНЕЕ СКАЖУТ КЛАССИФИКАЦИЮ ПО ЦВЕТАМ.
Клеим наклейку с именем с двух сторон бейджа.
Проверяем, что в бейдже есть талоны на питание. Если нет - выдать. На каждый день конференции должен быть 1 талон.
Не выдаем талоны организаторам, спикерам и членам ПК (синие и черные ленты)В РАМКАХ ПРОФИЛАКТИКИ КОРОНАВИРУСНОЙ ИНФЕКЦИИ мы обязаны выдавать гостю комплект индивидуальной защиты. Комплект масок, антисептик, и перчатки всегда должны быть в достатке и в открытом доступе для участников. Все это необходимо подготовить себе на стойке заранее. Просим надеть маску.
Отдаем бейдж. Говорим, где можно взять раздаточный материал (это уточнить у штабного). А также что карта территории и расписание докладов находятся внутри бейджа.
Сзади бейджа есть кармашек для визиток. Если участник заказывал свои визитки, он может забрать их на столе с мерчем.
Алгоритм регистрации спикера, члена ПК (занесение в базу):
Бейджи спикеров и членов ПК преднапечатаны.
После того, как спадет утренний ажиотаж регистрации, необходимо внести их в базу (провести как “выданные”). Для этого:
Сравнить оставшиеся бейджи спикеров и членов ПК с бумажным списком преднапечатанных бейджей.
Найти тех, чьих бейджей уже нет (выдано) и отметить их в базе – нажать кнопку «распечатать», чтобы в системе отображалось, что спикер пришёл. При этом распечатанные наклейки мы не используем!!
Нештатные ситуации
| Note |
|---|
Если не нашли фамилию? |
| Note |
|---|
Гость вызывает подозрение, что он не наша аудитория? |
| Note |
|---|
Гость говорит, что ему разрешено пройти без бейджа |
| Note |
|---|
Гость говорит, что у него на бейдже не правивльные ФИО/ название компании/ должность и это правка, а не замена человека, |
| Note |
|---|
Закончились ленты конференции |
Дополнительные сведения:
На стойке регистрации всегда кто-то должен быть: следим за техникой и за бейджами: новыми и испорченными.
МЫ НЕ ПРОПУСКАЕМ ЧЕЛОВЕКА БЕЗ БЕЙДЖА. Если мы видим на конференции, что участник проходит без бейджа или ходит на территории без бейджа, мы вежливо просим его надеть бейдж.
Если бейдж отсутствует – направляем на стойку регистрации. Просим помощи штабного, если человек сопротивляется. Исключение: разрешение от кого-то из Онтико.
Основное время работы регистрации с открытия мероприятия (обычно 8:00) до 12:00, так как поток гостей в это время особенно большой.
После основного (пика) времени работы мы становимся не только регистраторами, но и общими помощниками. На нас лежит не только обязанность регистратора, но и любая другая задача, которая поступит от Штабного. Это может быть помощь в зоне выставки, в зале или небольшая помощь на логистике.
мы НЕ ВЫДАЁМ ТАЛОНЫ на питание организаторам, спикерам, членам ПК (синие и черные ленты)
Изучите расписание докладов и митапов; схему пространства – это всё есть в бейдже / брошюре и об этом часто спрашивают участники.
Обратная связь, нарушения:
Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса.
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов:
анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)
лично менеджеру конференции