Versions Compared

Version Old Version 11 New Version 12
Changes made by

Arina Kraeva

Yulia Popovkina

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
Info

Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

...

Table of Contents

...

Инструкция по роли

Чьи поручения мы выполняем, к кому можем обратиться?

...

Info

Твой главный - REG MAIN

...

(штабной по зоне регистрации

...

) - Даша Щербакова, 8 (926) 8311862, @dashalays
Если не знаешь ответ на вопрос, звони ей!

  • В зоне регистрации (зона твоей работы) обычно находятся представитель от Онтико (обычно Ирина Матвеева) и технический специалист.

    • Вопросы, связанные с работой компьютера, базы данных, с печатью бейджей --– решать с техническим специалистом.

    • Вопросы, связанные с отсутствием гостя/ каких-либо данных по нему в базе, решайте с представителем Онтико на регистрации.

Время работы, локация:

  • Инструктаж по зоне: после Время работы

    • Дни монтажа. После общего инструктажа. Готовим бейджи - зацепляем к ним ленты, печатаем бейджи для подрядчиков и гостей. Проверяем преднапечатанные бейджи по списку. Недостающие - печатаем.

    • Дни конференции: начало - за 2 часа до начала конференции. Конец - плюс один час после окончания конференции. Примерно с 8:00 до 19:00.

  • Может быть 1-2 стойки регистрации: общая и отдельная для докладчиков, членов Программного комитета и партнёров. Если гость подошел не к своей стойке, печатаем бейдж, не отсылаем к другой стойке.

    • После конференции: в последний час конференции готовите зону к закрытию (снимать ленты, считать бейджи)

    • Демонтаж: не участвуете

  • Локация:

    • зона регистрации. Компьютеры со специальной базой будут предоставлены. Вы работаете за ними.

НОВАЯ ВВОДНАЯ ПО КОВИДУ

На предстоящих конференциях механика выдачи бейджей следующая.

QR-коды нужны!

Info

Если мероприятие не Covid-FREE

Tip

Для прохождения на HighLoad++ Foundation и TeamLed Foundation 2022 QR-коды не нужны. Поэтому

  1. Просим показать билет и паспорт.

  2. Отмечаем в базе и выдаем бейдж.

Info

Если мероприятие Covid-FREE в Москвеи нужен QR-код, – перед регистрацией добавляется проверка действительности QR-кода.
Выдавать бейдж можно только тем, у кого есть действительный qr-код!

Просим показать QR-код о вакцинации, сертификат переболевшего или ПЦР-тестировании в приложениях мос.ру/гос.услуги/стоп.ковид/путешествую без Covid (для иностранцев)

...

(minus) Если QR-кода нет, отправляем на срочное ПЦР-тестирование (!!не экспресс!!). Предупреждаем участника, что, пока он ожидает результаты, ему будет предоставлен бесплатный доступ к онлайн-трансляции.

  1. Просим показать билет и паспорт.

  2. Предоставляем информацию о ближайших лабораториях.

  3. Передаем эту информацию штабному, описываем ситуацию, даем данные участника и просим открыть доступ к онлайн-трансляции.

(plus) Если QR-код действителен, просим показать паспорт, сверяем информацию в паспорте с данными QR-кода

  1. Просим показать билет и паспорт.

  2. Отмечаем в базе и выдаем бейдж.

Info

Если мероприятие Covid-FREE не в Москве:

...

.
Срок действия (он пишется на коде) должен быть позже, чем момент регистрации.
Сверяем ФИО в QR-коде и документ человека.
(warning) QR-коды, ведущие на медицинские лаборатории, не действительны, они не принимаются

...

!

(minus) Если QR-кода нет, отправляем на срочное ПЦР-тестирование (!!не экспресс!!). Предупреждаем участника, что, пока он ожидает результаты, ему будет предоставлен бесплатный доступ к онлайн-трансляции.

  1. Просим показать билет и паспорт.

  2. Предоставляем информацию о ближайших лабораториях.

  3. Передаем эту информацию штабному, описываем ситуацию,

    даем

    передаем данные участника и просим открыть доступ к онлайн-трансляции.

(plus) Если QR-код действителен

...

  1. Просим показать билет и паспорт.

  2. Отмечаем в базе и выдаем бейдж.

Info

Если мероприятие не Covid-FREE, могут быть также 2 ситуации

Warning

1 ситуация.

  1. Просим показать QR-код о вакцинации или ПЦР-тестировании, который ведет на мос.ру/гос.услуги/стоп.ковид/путешествую без Covid (для иностранцев)/мед. организацию.

  2. Если QR-код действителен, просим показать паспорт, сверяем информацию в паспорте с данными QR-кода.

  3. Просим показать назвать фамилию и показать билет.

  4. Отмечаем в базе и выдаем бейдж.

Warning

2 ситуация. Если на площадке не будет проводиться ПЦР-тестирование.
В случае, если у участника нет QR-кода, он может пройти экспресс ПЦР-тест на площадке. В зависимости от результата, участнику выдается браслет. Если тест отрицательный - браслет выдается. Если положительный - браслет не выдается.

  1. Если у участника есть браслет

  • просим показать паспорт и показать билет.

  • Отмечаем в базе и выдаем бейдж.

2. Если у участника нет браслета

  • Просим показать QR-код о вакцинации или ПЦР-тестировании, который ведет на мос.ру/гос.услуги/стоп.ковид/путешествую без Covid (для иностранцев)/мед. организацию.

  • Если QR-кода нет, отправляем на экспресс ПЦР-тест, который организован на площадке (нужно уточнить у своего штабного, где именно проводится экспресс-тестирование).

  • Объясняем, что, после его прохождения, участник может вернуться на регистрацию за бейджем.

  • Если участник вернулся вновь без браслета, это означает, что у него положительный результат.

  • Просим показать билет и паспорт.

  • Предупреждаем, что ему будет предоставлен бесплатный доступ к онлайн-трансляции. И отправляем домой.

  • Передаем эту информацию штабному, описываем ситуацию, даем данные участника и просим открыть доступ к онлайн-трансляции.

...

– регистрируем участника по обычной схеме, отмечая статус вакцинации в базе.

Стандартные алгоритмы:

Алгоритм регистрации (выдачи бейджа):

(warning) Может быть 1-2 стойки регистрации: общая и отдельная для докладчиков, членов Программного комитета и партнёров.
Если гость подошел не к своей стойке, печатаем бейдж, не отсылаем к другой стойке.

  1. Приветствуем гостя всегда с улыбкой. Под маской ее не видно, но она считывается (smile)

  2. Просим паспорт или другой документ с фото, удостоверяющий личность. Если нет паспорта, просим показать любой другой документ, подтверждающий личность или любую соцсеть на телефоне.

  3. Вбиваем в поиск по базе: фамилию на русском или латинице (оба варианта попробовать) или номер билета, если дали билет.

  4. Когда мы нашли фамилию в базе, нажимаем на кнопку «печать».

  5. Берем бейдж и ленту нужного цвета. Цвета и тип бейджа указан в базе в строке участника. НА ОБУЧЕНИИ ВАМ ЗАРАНЕЕ СКАЖУТ КЛАССИФИКАЦИЮ ПО ЦВЕТАМ.

  6. Клеим наклейку с именем с двух сторон бейджа.

  7. Проверяем, что в бейдже есть талоны на питание. Если нет - выдать. На каждый день конференции должен быть 1 талон.
    Не выдаем талоны организаторам, спикерам и членам ПК (синие и черные ленты)

  8. В РАМКАХ ПРОФИЛАКТИКИ КОРОНАВИРУСНОЙ ИНФЕКЦИИ мы обязаны выдавать гостю комплект индивидуальной защиты. Комплект масок, антисептик, и перчатки всегда должны быть в достатке и в открытом доступе для участников. Все это необходимо подготовить себе на стойке заранее. Просим надеть маску.

  9. Отдаем бейдж. Говорим, где можно взять раздаточный материал (это уточнить у штабного). А также что карта территории и расписание докладов находятся внутри бейджа.

  10. Сзади бейджа есть кармашек для визиток. Если участник заказывал свои визитки, он может забрать их на столе с мерчем.

Алгоритм регистрации спикера, члена ПК (занесение в базу):

Бейджи спикеров и членов ПК преднапечатаны.
После того, как спадет утренний ажиотаж регистрации, необходимо внести их в базу (провести как “выданные”). Для этого:

  1. Сравнить оставшиеся бейджи спикеров и членов ПК с бумажным списком преднапечатанных бейджей.

  2. Найти тех, чьих бейджей уже нет (выдано) и отметить их в базе – нажать кнопку «распечатать», чтобы в системе отображалось, что спикер пришёл. При этом распечатанные наклейки мы не используем!!

Нештатные ситуации

Note

Если не нашли фамилию?
Вбиваем фамилию на латинице. Если это не помогает, пытаемся найти его по названию компании.
Если не нашли – возможно, у человека есть билет – ищем по номеру на билете.
Если человека так и не удалось найти в базе, просим его подойти к стойке решения вопросов (к представителю Онтико).

Note

Гость вызывает подозрение, что он не наша аудитория?
Пенсионер с большой сумкой для сбора стаффа, или пенсионер в пиджаке (обычно они так одеваются). Представитель прессы… Если паспорт показывает, а билета нет – перенаправляем к представителю Онтико или вызываем менеджера Онтико. В крайнем случае привлекаем охрану, которая у входов в залы.

Note

Если гость Гость говорит, что ему разрешено пройти без бейджа
– сообщаем штабному, чтобы тот передал менеджеру конференции.

Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

...

МЫ НЕ ПРОПУСКАЕМ ЧЕЛОВЕКА БЕЗ БЕЙДЖА. Если мы видим, что участник проходит без бейджа или ходит на территории без бейджа, мы вежливо просим его надеть бейдж. 

...

На стойке регистрации всегда кто-то должен быть: следим за техникой и за бейджами: новыми и испорченными.

...

Если бейдж отсутствует – направляем на стойку регистрации. Просим помощи штабного, если человек сопротивляется. Исключение: разрешение от кого-то из Онтико.

...

запросил информацию у менеджера конференции. Если подтверждается – пропускаем без бейджа. Если нет – просим самостоятельно разобраться с тем, кто договаривался и уже потом возвращаться.

Note

Гость говорит, что у него на бейдже не правивльные ФИО/ название компании/ должность и это правка, а не замена человека,
– перепечатываем наклейку,
Для этого находим гостя в базе и дважды щелкаем на его имя. Высветится окно, в котором можно изменить данные. После внесения изменений нажимаем кнопку «Сохранить» и снова печатаем наклейку. Старый бейдж гостя выбрасываем, ленту сохраняем, откладывая в общую коробку с лентами. Или используем этот же бейдж, если их осталось мало.

Note

Закончились ленты конференции

...


– используем универсальные (запасные, не относящиеся к конференции) ленты “Онтико” и

...

заранее уведомляем  штабного о том, что ленты нужного типа заканчиваются.

Дополнительные сведения:

  • На стойке регистрации всегда кто-то должен быть: следим за техникой и за бейджами: новыми и испорченными.

  • МЫ НЕ ПРОПУСКАЕМ ЧЕЛОВЕКА БЕЗ БЕЙДЖА. Если мы видим на конференции, что участник проходит без бейджа или ходит на территории без бейджа, мы вежливо просим его надеть бейдж. 

  • Если бейдж отсутствует – направляем на стойку регистрации. Просим помощи штабного, если человек сопротивляется. Исключение: разрешение от кого-то из Онтико.

  • Основное время работы регистрации с открытия мероприятия (обычно 8:00) до 12:00, так как поток гостей в это время особенно большой.

  • После основного (пика) времени работы мы становимся не только регистраторами, но и общими помощниками. На нас лежит не только обязанность регистратора, но и любая другая задача, которая поступит от Штабного. Это может быть помощь в зоне выставки, в зале или небольшая помощь на логистике.

  • мы НЕ ВЫДАЁМ ТАЛОНЫ на питание организаторам, спикерам, членам ПК (синие и черные ленты)

ВАЖНО: бейджи спикеров уже заранее подготовлены. Когда мы отдаём спикеру бейдж, мы должны все равно нажать кнопку «распечатать», чтобы в системе отображалось, что спикер пришёл. При этом распечатанные наклейки мы не используем!!

...

  • Изучите расписание докладов и митапов

...

Штабной залов - Катя, 89015107838

Штабной регистрации - Даша, 89268311862

Штабной выставки - Таня, 89774415647

...

  • ; схему пространства – это всё есть в бейдже / брошюре и об этом часто спрашивают участники.

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

...